VERSLAGLEGGING Efficiënter notuleren De wereld om ons heen verandert voortdurend. Ook op het gebied van notuleren en vergaderen is er veel veranderd: tegenwoordig notuleer je op de laptop of gebruik je een digitaal schrijfblok. Dat maakt het werk een stuk gemakkelijker. Als je dan ook nog een aandachtspuntenlijst als verslagvorm gebruikt, ben je helemaal efficiënt bezig! In dit artikel sta ik stil bij digitale, elektronische hulpmiddelen en een zeer beknopte verslagvorm: de aandachtspuntenlijst. Tekst Marjolein de Jong Er zijn verschillende digitale, elektronische hulpmiddelen die je kunt gebruiken tijdens het maken van je aantekeningen. Het hangt van de soort vergadering en je persoonlijke voorkeur af welke je gebruikt. Een overzicht: Notuleren met de laptop De laptop is een prima hulpmiddel bij het notuleren. Je maakt dan je aantekeningen in Word, in Excel of je gebruikt beide programma’s. Notuleren in Word Ruim voordat de vergadering begint, noteer je in een leeg document relevante gegevens over de vergadering, zoals naam van de vergadering, datum, tijd, plaats, aanwezigen en afwezigen. Dit noteer je in het zogenoemde voorblad. Als de vergadering begint, start je met aantekeningen maken onder de gegevens van het voorblad. Voor elke lijst die je gebruikt, maak je een tabel aan die je in een nieuw document plaatst. Het voordeel van een tabel is dat je eenvoudig met de pijltjestoets of met de tabtoets van cel naar cel kunt springen om informatie toe te voegen of bij te werken. Alle documenten laat je tijdens de vergadering openstaan. Met je muis kun je via de taakbalk snel het gewenste document oproepen. Dit kan ook met het toetsenbord via alt+tab. Zorg er wel voor dat je alle documenten direct van een duidelijke naam voorziet. Het is namelijk erg vervelend als je je aantekeningen niet meer terug kunt vinden! Je kunt daarom het beste als je een nieuw document aanmaakt, deze direct van een duidelijke naam voorzien en opslaan. Notuleren in Excel In Excel kun je ook heel goed aantekeningen maken. Je kunt het ook combineren: je maakt je aantekeningen in Word en je noteert de acties en afspraken in Excel. Het grote voordeel van Excel is de filterfunctie. Door filters boven kolommen te zetten, kun je bijvoorbeeld via de filter ‘Datum’ snel de actiepunten of afspraken zien die bij een bepaalde vergaderdatum horen. Via de filter ‘Wie’ kun je snel de actiepunten tevoorschijn toveren van een deelnemer aan de vergadering. Filters houden je lijsten dus erg overzichtelijk en het is veel gemakkelijker om informatie terug te vinden - zeker in lange, uitgebreide lijsten. Mindmappen met de laptop Je kunt tijdens een vergadering ook mindmappen met de laptop. Je maakt dan een aantekening in een mindmap. Er zijn verschillende programma’s die je gratis kunt downloaden van internet. In het oktobernummer van Management Support heb je hierover kunnen lezen. Live Scribe pen Dit is een pen waarmee je op elektronisch papier aantekeningen maakt tijdens de vergadering. Na afloop verbind je je tablet met de Uit de Management Support discussiegroep op LinkedIn kwam naar voren dat veel notulisten notuleren met de laptop ‘het ei van Columbus’ vinden. Ze vinden dit de beste notuleertip ooit! Voorbeeld van een aandachtspuntenlijst van de projectgroep Kwaliteitszorg Onderwerp Essentie Imago huisstijlcommissie Voorschriften huisstijlbegeleider Handboek huisstijl Introductie huisstijl Is huidige imago, gewenste imago? In overleg met DIR. bespreken. huisstijlcommissie vormen, bevoegdheden vastleggen, medewerkers erbij betrekken (acceptatie). Wat vastleggen? Vormgeving en briefconventies? Op welke tekstsoorten van toepassing? Begeleider benoemen; taken: vraagbaak, toezichthouder en probleemoplosser. Concept maken, commentaar vragen en commentaar verwerken. Zorgvuldig introduceren. Medewerkers en DIR hier nauw bij betrekken. Presentaties en workshops. Denk aan automatisering! 24 Verantwoordelijke/datum gereed Mike/sep 2011 Stijn/okt 2011 Vera/dec 2011 Stijn/dec 2011 Vera en Karim/apr 2012 Marlies/mei 2012 DECEMBER 2011 MANAGEMENT SUPPORT Pagina 23

Pagina 25

Heeft u een catalogus, pagegangster of internet maandbladen? Gebruik Online Touch: lesboek online bladerbaar op uw website plaatsen.

MSM1211 Lees publicatie 11Home