OP DE WERKVLOER Het Moeilijkere Werken Beste Roos, Sinds Het Nieuwe Werken in onze organisatie is geïntroduceerd, zie ik mijn manager nog maar één keer per week. Die dag staat zijn agenda vol met afspraken. De andere dagen werkt hij vanuit huis. Op zich is dat geen probleem, ware het niet dat hij telefonisch nauwelijks bereikbaar is en hij mijn e-mails zelden beantwoordt. Daarnaast verzuimt hij mij te informeren over afspraken en andere belangrijke zaken, waardoor ik bij collega’s en klanten met een mond vol tanden sta. Beste Dianne, Wat jammer! Het Nieuwe Werken (HNW) is juist bedoeld om het je gemakkelijker te maken. Het is een nieuwe manier om werk te organiseren met als doel productiever (en dus efficiënter) te zijn. Hierbij wordt gebruikgemaakt van de nieuwe informatietechnologieën, waardoor thuiswerken gemakkelijker is en je lijfelijke aanwezigheid minder noodzakelijk is. HNW gaat dus over een andere manier van aanwezig zijn. Hierbij zijn mail en telefoonverkeer noodzakelijk, net zoals een goede bereikbaarheid. Hier gaat het ‘bij jou’ al mis. Daarnaast, er moet een betere inrichting van het werk ontstaan, geen slechtere. Aangezien dit bij jou ook het geval is, is er werk aan de winkel. Wat ik me afvraag: hebben jullie bij de overgang naar HNW afspraken gemaakt over hoe de nieuwe situatie aan te vangen? En hebben jullie daarbij wensen en behoeften uitgesproken naar elkaar? Ik merk dat het een veelgemaakte fout is om dit niet te doen. HNW is er ‘opeens’ en we gaan ervan uit dat het wel los zal lopen, terwijl het juist essentieel is bij een verandering die op zoveel pijlers rust, dit goed door te spreken, zodat de verwachtingen helder zijn. Dit is uiteraard een taak van je baas geweest, maar niet getreurd, ook jij kan hier een aanzet toe geven. Om te beginnen wil ik je vragen na te denken over wat jij concreet nodig hebt van je baas en dat op papier te zetten. Zo kun jij hem een gericht en eenduidig voorstel doen. Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan: Een overlegstructuur: bijvoorbeeld een weekopening, iedere ochtend contact via mail en een gesprek aan het einde van de week om de lopende zaken voor de week daarop door te nemen. Het is wenselijk om elkaar in ieder geval één keer per week te zien en één keer per week telefonisch te spreken om het contact goed te houden. Spreek af dat deze momenten altijd doorgaan en blok ze voor de komende maanden in zijn agenda. Agendapunten: wat bespreek je wanneer met elkaar? Zijn er punten die je elke week terug wilt laten komen? Zou je bijvoorbeeld altijd aan het eind van de dag je vragen naar je baas kunnen mailen en af kunnen spreken dat hij vóór de volgende ochtend antwoord geeft? Vaak werkt het goed om je vragen te bundelen en deze - overzichtelijk - één keer per dag via e-mail aan te bieden. Ik ontvang alleen dagelijks korte e-mailberichten waarin hij mij opdrachten geeft. En spreek ik hem hierop aan, dan krijg ik summier informatie over lopende zaken. Verder moet ik het zelf maar uitzoeken. Vóór de introductie van Het Nieuwe Werken was communiceren al niet zijn sterkste kant, maar nu lijkt hij elke vorm van contact uit de weg te gaan. Het Nieuwe Werken is in mijn geval ‘Het Moeilijkere Werken’ geworden. Hoe kan ik mijn manager laten zien dat communiceren belangrijk is en dat hij dit ook daadwerkelijk gaat doen? Dianne Noodgeval: wat te doen als je hem echt heel dringend nodig hebt? Spreek af hoe je met dit soort situaties omgaat. Als je afspreekt dat je hem alleen belt als het echt heel dringend is, maak je de kans groter dat hij daadwerkelijk opneemt. Tenslotte misschien wel de belangrijkste vraag om dit alles te laten slagen: wat wint je baas ermee? Verplaats je eens in zijn schoenen en bedenk wat het hem oplevert om op deze manier te gaan werken. Levert het hem bijvoorbeeld tijdswinst, minder fouten, minder werk of meer duidelijkheid op? Gebruik dit dan om hem te overtuigen van jouw voorstel. Zeg niet: ik wil dat je met mij overlegt, want op deze manier kan ik niet werken; maar zeg: ik heb nagedacht over hoe ik je nog effectiever van dienst kan zijn. Zal ik je mijn vragen één keer per dag opsturen? Dan kun jij er aan het eind van de dag even rustig naar kijken en kan ik ’s ochtends direct weer voor jou aan de slag. Maak duidelijke afspraken en mail deze vervolgens ter bevestiging naar hem. Mocht je baas zich niet houden aan deze afspraken, dan kun je altijd teruggrijpen op deze mail. Als zijn gedrag zeer hardnekkig is, wordt het belangrijk dat je duidelijk je grenzen aangeeft en communiceert dat het voor jou op deze manier niet werkbaar is, maar probeer het in eerste instantie subtiel op te losen door hem de voordelen van jouw voorstel in te laten zien. Succes! < In de rubriek ‘Op de werkvloer’ beantwoordt Roos Woltering vragen van lezers. Heb je een vraag of zit je met een dilemma? Stuur een e-mail naar de redactie: mbloemheuvel@kluwer.nl. Wie weet vind je het antwoord/advies terug in deze rubriek. Roos Woltering is psycholoog en houdt zich als trainer en coach bezig met het ontwikkelen van mensen op de werkvloer. Zij geeft workshops en trainingen en ontwikkelde een coachingsprogramma voor de jonge carrièrevrouw. (www.rooswoltering.nl) MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2011 43 Pagina 42
Pagina 44Interactieve earchief, deze sportblad of nieuwsbrief is levensecht online geplaatst met Online Touch en bied het converteren naar een online publicatie van web onderzoeksrapporten.
MSM1211 Lees publicatie 11Home