VERGADEREN Vergaderen anders benaderen Ga digitaal! Niet alleen CEO’s verzuchten regelmatig: ‘alwéér een vergadering’. Ook jij herkent dit vast. De werkelijke reden voor de allergie tegen vergaderen, komt veeal voort uit het gevoel over de effectiviteit van de bijeenkomsten. Ze duren altijd té lang en wat leveren ze uiteindelijk op? Maak dus nú een einde aan de traditionele manier van vergaderen. Tekst Marianne Smits Wist je dat CEO’s van organisaties 1/3 deel van hun werktijd, 18 van de 55 uur, aan vergaderen besteden? Dit blijkt uit recent onderzoek, getiteld ‘the Executive Time Use Project’ door studenten van de London School of Economics en de Harvard Business School; gepubliceerd in The Wall Street Journal van 14 februari 2012. Time Crunch Breakdown of CEOs’ time in a 55-hour workweek, on average: 18 20 HOURS MEETINGS MISCELLANEOUS® *Travel, exercise, personal appointments and other activities Note: Survey drawn from 65 CEOS whose activity was recorded in November 2009 Source: Executive Time Use Project Terwijl fysiek bij elkaar komen lang niet altijd de meest productieve manier van vergaderen is. Wanneer genoemde CEO’s namelijk gebruikmaken van alternatieve communicatiemogelijkheden zoals sms, Yammer, Lync of videovergaderen, besteden ze gemiddeld slechts 15 minuten per overleg. Welkom technologie! Er zijn genoeg alternatieven. Wat is online vergaderen Als je online vergadert communiceer je via het internet met beeld en geluid. Je ziet elkaar dus wel en je hoort elkaar. Wil je daarnaast ook 12 The Wall Street Journal computer installeert. Natuurlijk is het hebben van een webcam een vereiste. Met internet en een laptop kun je dus direct aan de slag. Om online te kunnen vergaderen heb je het volgende nodig: 1. Een normale computer met internettoegang en speciale webconferencingsoftware. 2. Een stabiele breedbandverbinding. Bij voorkeur via een netwerkkabel omdat een draadloze verbinding vertraging kan geven. 2 documenten met elkaar delen dan kan dat. De presentatie bijvoorbeeld die tijdens de vergadering gepland staat (of een ander noodzakelijk document) kan worden gedeeld, bekeken en ter plekke bewerkt. En op het digitale whiteboard kan iedere vergaderdeelnemer aantekeningen maken. Hiervoor heb je online softwaretools nodig die je eenvoudig op je PHONE CALLS 2 3. Goede headset en webcam. De headset zorgt voor spraakoverdracht en via de webcam ben je ook voor de overige vergaderdeelnemers in beeld. Het gebruik van een headset zorgt er ook voor dat eventuele galm of andere omgevingsgeluiden worden voorkomen. Een aanrader dus! CONFERENCE CALLS PUBLIC EVENTS 2 5 BUSINESS MEALS 6 WORKING ALONE 4. Met sommige Apps kun je ook via smartphones en tablets aan online meetings deelnemen, denk aan Google HangOut, Skype en Lync. 5. Voldoende voorbereidingstijd om de online vergadersoftware goed onder de knie te krijgen. Voordelen van digitaal vergaderen Organisaties die Het Nieuwe Werken hebben ingevoerd, genieten meestal al volop van de voordelen van digitaal vergaderen, ook wel vergaderen op afstand, online vergaderen of webmeetings genoemd. De plussen • Vergaderen op afstand bespaart tijd; enerzijds doordat deelnemers geen reistijd hebben en anderzijds doordat digitale vergaderingen vaak minder lang duren. Online vergaderen werkt dus productiviteitverhogend. • Online vergaderen zorgt voor een besparing op reis- en verblijfkosten; alleen al aan binnenlandse, meerdaagse zakenreizen besteden Nederlanders ongeveer € 1,5 miljard per jaar. (Bron: ContinuZakenreisonderzoek NBTC NIPO Research.) • Efficiencyverbetering; informatieuitwisseling in de vorm van het heen en weer mailen tussen collega’s om zo een probleem op te OKTOBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT Pagina 11

Pagina 13

Voor uitgaven, online PDF-en en club bladen zie het Online Touch CMS beheersysteem systeem. Met de mogelijkheid voor een e-commerce shop in uw club bladen.

MSM1012 Lees publicatie 23Home