. e WERKORGANISATIE Billa met de baas Een goed voorbereid mens telt voor twee De meeste managers komen erin om: overlegafspraken. Meetings, bila’s, face-to-face’jes, vergaderingen - de agenda puilt ervan uit. En dan wil jij óók nog eens een keer overleggen? Helaas is het bila met de secretaresse vaak de sluitpost van de agenda en sneuvelt jouw kans om af te stemmen over de lopende zaken. Hoe zorg je dat je effectief en efficiënt overlegt met je manager? Vijf aandachtspunten! Tekst Karen Visser 1 Heb gevoel voor ritme Maak werkoverleg met elkaar tot een ritueel, een vaste gewoonte. Op die manier weet je manager wat hem of haar te wachten staat en is het vanzelfsprekend dat jullie samen ook tijd voor overleg reserveren. Bespreek welk ritme het beste aansluit bij jullie werkweek, zowel het moment als de frequentie. Liever vaker een kort overleg, dan eens in de maand twee uur lang een stapel van een meter hoog doorploegen. Dagelijks overleg is meestal nodig, of anders minimaal om de dag. En is dat ’s morgens vroeg om acht uur als hij of zij in de auto zit? Of is samen een broodje eten ook te organiseren? Soms moet je je tijd bij elkaar sprokkelen. Zorg dan in elk geval dat er snel een ‘volwaardig’ overleg komt, als je daar behoefte aan hebt. 2 Ga voor de hapklare brokken Een goed overleg herken je aan de voorbereiding. Zorg dat alles wat je wilt bespreken klaarligt. Markeer de essentie van stukken, of vat het zelf samen op een voorblad of in het gesprek. Bepaal op welke precieze vraag jij (of iemand anders) een antwoord zoekt, of wat je manager moet besluiten. Maak die keuzes zo duidelijk mogelijk - zo win je aan snelheid, zonder dat de kwaliteit van het besluit daalt. Zorg ook dat je alle zaken die je wilt bespreken tijdens je werkweek verzamelt. Door ze op een lijst te noteren, in een map te bewaren, of die e-mails een bepaalde kleur te geven. Is er onverwacht een gaatje tussendoor of verschuift je overleg, dan kun je makkelijker improviseren. 3 Leg logische verbanden Als secretaresse word je geacht je in te lezen in de onderwerpen waar je manager zich mee bezighoudt. Wat speelt er? Wat zijn de actuele issues in jullie branche en hoe sluit de informatie die jij wilt bespreken daarop aan? Met die informatie kun je logiMANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2012 sche verbanden leggen tussen documenten en vragen die op je manager afkomen, waardoor je effectiever ondersteunt. 4 Bedenk een plan B Onverwachte ontwikkelingen zijn per definitie onverwacht. Sta dus niet beteuterd met je map bij de deur als je manager langer in een overleg zit dan gedacht en snel de deur uitholt. Zorg voor een plan B: wat kun je doen als je eigen overlegmoment niet doorgaat of veel korter is? Het tekenen van formele stukken kun jij meestal niet overnemen, dus die handtekening zetten moet op een andere manier worden geregeld. Maar vragen via SMS of Skype stellen kan ook. E-mail biedt ook mogelijkheden om samen te overleggen zonder echt samen te zitten. Bijvoorbeeld door e-mails een kleur of een vlaggetje te geven, corresponderend met een actie (blauw is ‘bespreken in het MT’, rood is ‘met spoed naar kijken’). Wees flexibel en maak optimaal gebruik van de mogelijkheden van de systemen en middelen die je tot je beschikking hebt. 5 Kies je randvoorwaarden De meeste managers zitten geen duimen te draaien in hun kantoor, totdat er gezellig iemand aanwaait. Het is dus zaak je tijd zo goed mogelijk te benutten. Als jij in overleg zit met je manager wil je niet met elk telefoontje worden lastiggevallen. Zorg voor een intern netwerk; een collega die het normale telefoonverkeer opvangt, of een telefoniste die goed weet wat er wel en niet kan worden doorgezet. Spreek af dat jullie mobiele telefoons even op stil gaan, of minstens een strakke screening krijgen - ieder gesprek aannemen leidt af en kost tijd. Kijk ook naar de setting: als je samen in de loungecorner van je bedrijf gaat zitten, of zijn deur wijd open laat staan, is dat voor veel collega’s een vrijbrief om ook even een duit in het zakje te doen. Jouw overlegtijd is belangrijk, laat dat ook zien! < 49 Pagina 48

Pagina 50

Heeft u een archief, pageflip of e-vakbladen? Gebruik Online Touch: onderwijs catalogus naar een digitale publicatie converteren.

MSM1012 Lees publicatie 23Home