OUTLOOKTIPS Vergaderzalen en materiaal inplannen? Outlook lost dit op! In een van mijn Outlooktrainingen hoorde ik het volgende: ‘Bij ons wordt de Outlookagenda van de receptie gebruikt voor het reserveren van vergaderzalen. In de afspraak staat als onderwerp de persoon die hem reserveert en als locatie de vergaderzaal. Je ziet per dag (of week, maand) welke ruimte er op welk tijdstip beschikbaar is. Alleen de receptionistes en ik hebben toegang tot deze agenda. Conflicten komen op deze manier weinig voor.’ Tekst Roel Peeters Zo is het vaak geregeld. En er zijn op deze manier nog een aantal variaties. Omdat zij niet efficiënt zijn en te kort doen aan de Outlookmogelijkheden, behandel ik ze hier niet. Er is een veel betere oplossing! Nodig eens een vergaderruimte uit Sinds Exchange 2007 is er een mogelijkheid om een ‘ruimtepostvak’ aan te maken. Postvakken van ruimtes zijn speciale resourcepostvakken die je gebruikt voor het reserveren van fysieke locaties, zoals vergaderruimtes, Auditoriums of traininglabs. Met de planningassistent, die we al jaren gebruiken, kun je snel de beschikbaarheid van personen zoeken. Vervolgens kun je met de functionaliteit ‘Ruimte zoeken’ een passende vergaderruimte zoeken. Op deze manier voorkom je dat er dubbele afspraken staan of dat er geen ruimte beschikbaar is. Wel is het zaak dat medewerkers hun agenda up-to-date houden. Niet iedereen maakt gebruik van de planningassistent. Dit hoeft dan ook niet, want wanneer er een verzoek binnenkomt om een ruimte te reserveren, weigert Outlook deze automatisch op het moment dat de ruimte al gereserveerd is. Op deze manier is het dus overbodig om de receptie de aanvragen voor een ruimte goed te laten keuren! Naast deze ruimtepostvakken, is het ook mogelijk om materiaalpostvakken aan te maken. Op deze manier kun je apparatuur reserveren zoals beamers, laptops, flipovers, leenauto’s… De werkwijze is identiek. De jongens van systeembeheer moeten een handje helpen Ik zei het al, het gaat om postvakken. De beheerder(s) van de exchange-omgeving moeten deze aanmaken. Voor jou als gebruiker is het interessant te weten wat de mogelijkheden zijn zodat je hun duidelijk kunt maken hoe je het graag wilt. Zijn de postvakken eenmaal gemaakt, dan zijn de stappen simpel: MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2012 1. Open een vergaderverzoek. 2. Klik op Deelnemers uitnodigen. 3. Klik op Aan en zoek op de naam van de betreffende vergaderruimte. 4. Stel datum en tijd in en klik op Verzenden. Als er een ruimte- of een materiaalpostvak is gemaakt, worden reserveringen standaard automatisch geaccepteerd. Je kunt hierop allerlei uitzonderingen aanbrengen. Denk hierbij aan goedkeuring door één persoon of slechts door een beperkte groep mensen. Aangezien we in het kader van Het Nieuwe Werken de verantwoordelijkheid bij de medewerker zelf willen leggen, ben ik een voorstander van het automatisch goed laten keuren van ruimtereserveringen. Je kunt ook verhinderen dat gebruikers terugkerende reserveringen plannen omdat dit een aanslag pleegt op reserveringsmogelijkheden door anderen. Wat is die resource eigenlijk? Een resource is dus een postvak van een ruimte of materiaal. Zodra deze is aangemaakt heeft het een e-mailadres zodat het vergaderverzoeken kan ontvangen. Op dat moment is de resource terug te vinden in het adresboek. Je nodigt ‘hem’ uit zoals je deelnemers aan een vergadering uitnodigt. Wil je eerst weten of deze vrij is, dan zie je dit in het venster waarin je een vergaderverzoek doet onder de knop ‘ruimte zoeken’. Het heeft een locatie, telefoonnummer en eventueel een capaciteit. Als de gevraagde vergadertijd die van de ingestelde tijd overschrijdt, weigert de ruimte het vergaderverzoek. Zo simpel is het! < 31 Pagina 30

Pagina 32

Voor publicaties, online onderwijs catalogussen en onderwijsmagazines zie het Online Touch CMS beheersysteem systeem. Met de mogelijkheid voor een web winkel in uw PDF-en.

MSM1112 Lees publicatie 24Home