FINANCIELE ZAKEN Het jaarverslag Achter de cijfers van de balans SasKia is na een interne sollicitatie begonnen in een nieuwe functie: secretaresse van de financieel directeur. Al tijdens haar inwerkperiode, ziet SasKia veel financiële termen voorbij komen die haar nieuwsgierig maken. Fanatiek als ze is, wil ze niet alleen de betekenis weten, maar ook doorgronden wat ze haar kunnen vertellen. Tekst Leonore Pulleman (met dank aan Erik Knol) In de tweede week dat SasKia voor haar nieuwe leidinggevende werkt, gaat ze op woensdagmorgen de eerste afdelingsvergadering notuleren. Daarbij schrikt ze van de termen die over de tafel vliegen. Het is februari en het bedrijf is het jaarverslag aan het voorbereiden. De afdeling communicatie verzorgt het sociale gedeelte met behulp van een externe tekstschrijver en de jaarrekening met alle cijfers en de toelichting komen van de financiële afdeling. Als voorbereiding op de vergadering bestudeerden alle deelnemers de balans en de verlies- en winstrekening. Onderdelen jaarrekening Bij het uitwerken van de notulen zoekt SasKia de betekenis van enkele gebruikte termen na op het internet. Dat levert het volgende op: Een balans is een cijfermatig overzicht van alle bezittingen en schulden van een onderneming. Met aan de ene kant de bezittingen (bedrijfsmiddelen of activa) en het vermogen, hoe is alles betaald, aan de andere kant (eigen vermogen en schulden ofwel passiva). Een verlies- en winstrekening is een opstelling van alle opbrengsten en kosten - met inkopen en afschrijvingen - in één kalenderjaar. In de toelichting worden individuele posten verklaard. Zo kan bijvoorbeeld zijn aangegeven dat er debiteuren zijn afgeboekt waarvan geen betaling meer verwacht wordt, en met hoeveel het debiteurensaldo gecorrigeerd is. In de accountantsverklaring bevestigt een deskundige dat de cijfers zijn gecontroleerd en opgesteld volgens de regels, overigens zonder hier een waardeoordeel over uit te spreken. Zo, dat is een begin! Kengetallen SasKia legt een tabel aan met alle termen die ze tegenkomt, met daarachter een kolom voor de uitleg. Daarna belt ze Mark, een collega die ze al kende van de financiële afdeling en vraagt of hij tijd wil maken voor wat toelichting. Uit enkele archiefstukken en oudere notulen, begrijpt ze dat er een aantal ‘kengetallen’ bestaat, rekensommen die iets vertellen over de toestand van het bedrijf. Kengetallen zijn bijvoorbeeld: de liquiditeit, rentabiliteit en solvabiliteit. ‘Een balans interpreteren is een kwestie van heel veel doen’ legt Mark uit. ‘Het is geen zwart/wit berekening, je hebt er veel inzicht en ervaring voor nodig. Het is te complex om dat in het kort uit te leggen. Je moet achter de cijfers van de balans leren kijken en een duidelijk beeld hebben van de ontwikkelingen in de voorgaande jaren van een onderneming. Natuurlijk kun je er wat sommen op loslaten, maar op zichzelf kunnen die een vertekend beeld geven vooral als je de achtergrond niet kent.’ 18 Benchmarken Mark legt uit hoe je de kengetallen uitrekent en wat ze precies vertellen. ‘Alleen kun je daarmee dus geen zwart/wit voorspelling over de toestand van het bedrijf doen’, verklaart hij. ‘Naar één jaarrekening kijken is niet genoeg, leg in ieder geval rekeningen van de drie afgelopen jaren naast elkaar. Daarnaast moet je je inlezen in de trends en de toestand in de branche om het geheel te kunnen doorgronden. Benchmarken heet dat. Goed benchmarken is een proces van het voortdurend spiegelen van je eigen prestaties aan die van andere organisaties, met de bedoeling om deze te verbeteren. De gedachte daarachter is heel simpel: als jouw omgeving het beter doet qua prestaties, dan doe je het zelf niet goed genoeg. Gezonde bedrijven zijn bereid om continu te verbeteren.’ Daarnaast adviseert Mark om niet alleen te kijken naar de liquiditeit, maar ook naar de factoren die de liquiditeit beïnvloeden. ‘Een lage omloopsnelheid van de voorraad bijvoorbeeld is bij een fabrikant van plastic bakjes veel minder een probleem dan bij een bedrijf dat groenten en fruit afzet.’ Die omloopsnelheid wordt berekend door het bedrag aan voorraden te delen door de inkoopwaarde en te vermenigvuldigen met 365 dagen. Deze berekening levert het aantal dagen op dat de voorraad blijft liggen. Een aantal van bijvoorbeeld 90 dagen is prima voor plastic voorraadbakken, maar te lang voor fruit. Ervaringsvoorbeeld SasKia vraagt wat het risico dan precies is, wanneer je uitspraken over een bedrijf doet op basis van de kengetallen. Mark licht met een praktijkvoorbeeld toe hoe het interpreteren van cijfers mis kan gaan. Mijn neef Igor had een goedlopend bedrijf. Hij had veel geïnvesteerd in een goed machinepark en daarvoor het een en ander moeten lenen bij de bank. Zijn accountant wees hem op zijn solvabiliteit en zei: ‘Als die boven de 40 procent is, zit je altijd goed.’ Igor werkte hard en spaarde veel. Zijn solvabiliteit was 50 procent. Vol trots liet hij de getallen aan mij zien. Tot de dag dat de bank haar lening terugbetaald wilde hebben. Igor had niet genoeg cash om de lening af te betalen. Hij vroeg mij hoe dat kon, want hij maakte toch winst? Ik antwoordde dat zijn liquiditeitspercentage 25 procent was en hij dus geen geld vrij kon maken om zijn lening af te betalen. Na een goed doordacht reddingsplan ging de bank gelukkig akkoord met terugbetaling over langere termijn, maar Igor is wel overgestapt naar een andere accountant. SasKia glimlacht. Nou ja, expert jaarrekeningen lezen zal ze dan misschien niet worden, maar met deze tips kan ze voorlopig vooruit. DECEMBER 2011 MANAGEMENT SUPPORT Pagina 17

Pagina 19

Heeft u een nieuwsbrief, digitaal bladeren of web gidsen? Gebruik Online Touch: rapport digitaal bladerbaar maken.

MSM1211 Lees publicatie 11Home