NETWERKEN STERK FUNCTIONEEL VERBAND De TU Delft heeft sinds de reorganisatie zo’n 6000 medewerkers, die door 350 secretaressen worden ondersteund. ‘Deze dames - en één man - werken verspreid over tientallen wetenschappelijke afdelingen, faculteiten en directies’, schetst Philip Kieffer, die de reorganisatie begeleidde. ‘Maar ondanks die fysieke verspreiding en de grote variatie van aandachtsgebieden en werkvelden, is er natuurlijk een sterk functioneel verband.’ In die geest werd in 2006 de eerste jaarlijkse Secretaressedag georganiseerd, uiteraard door de secretaressen zelf. Het werd een evenement met allerhande teambuildingsactiviteiten, bedoeld om het secretaressedomein een hart onder de riem te steken voor het vele werk dat rondom de reorganisatie was verzet. Kieffer: ‘De secretaressen hebben zich tijdens de reorganisatie niet altijd even gehoord geweten en dat leidde hier en daar tot weerstand in deze groep. Onterecht, omdat juist zij de dragende kracht van deze organisatie zijn. Zij kunnen ongelooflijk veel betekenen als ambassadeurs van de vernieuwde dienstverlening.’ De TU Delft zette daarom in 2009 - speciaal voor dit domein van de ondersteunende diensten - een cultuurveranderingstraject in. De opzet: de secretaressen hun plek in de organisatie laten innemen op een manier die zowel hun werkplezier als de interne dienstverlening ten goede zou komen. Heidag, workshops en werkgroepen Kieffer, aangesteld als projectleider, begon dit traject met een heidag met 20 secretaressen, om inzicht te krijgen in de onderwerpen die speelden. Hieruit kwam een aantal workshops voort waaraan zo’n 120 à 130 secretaressen deelnamen. ‘De heidag en de workshops werden goed ontvangen en leidden bovenal tot meer betrokkenheid’, memoreert Kieffer. Zo ontstond het idee om als intern netwerk in werkgroepenverband doorlopend te blijven werken aan belangrijke thema’s als werkplezier en professionele verdieping. Met extra budget vanuit de TU Delft kon de ondersteuning en inrichting van ZieSO professioneel worden aangepakt. Steeds meer voor elkaar ‘Het is goed te merken dat ZieSO als netwerk steeds meer voor elkaar krijgt: het nieuwe intranet, een universiteitsbreed opleidingenpakket voor secretaressen, de jaarlijkse Secretaressedag, de plannen om een congres te organiseren over de secretaresse van de toekomst. De secretaressen hebben hun werk proactief, georganiseerd en gestructureerd in eigen hand genomen. De kracht zit hem in het netwerk, dat door onderlinge samenwerking en kennisuitwisseling het beste uit haar deelnemers haalt en daardoor een optimale basis voor de interne ondersteuning biedt. Welke organisatie wil dat nu niet?’ Uitdaging: breed en intensief gebruik Het intranet wordt gevuld en bijgehouden door de secretaressen zelf, wat bijdraagt aan de betrokkenheid bij dit nieuwe medium. ZieSO-secretaresse Judith Bukman: ‘Want daar ligt vanzelfsprekend onze uitdaging: het creëren van een zo breed en intensief mogelijk gebruik. Het ZieSO-intranet draait om halen én brengen, dus het is erg belangrijk dat alle vakgenoten dit gaan zien als hun eigen ding. En dat het actueel blijft, want alleen zo laten we ons netwerk vóór ons werken. Al lijkt dat weinig hulp nodig te hebben, want de communicatie tijdens de vierde ZieSO Secretaressedag in september leidde tot een explosie van de bezoekcijfers van het nieuwe intranet. Het ZieSO-intranet biedt ook het platform voor de verdere bewustwording van het netwerk bij zowel de secretaressen zelf als bij de TU Delft-organisatie in het algemeen. Judith Bukman: ‘We zijn nu bijvoorbeeld ook begonnen aan een socialmediastrategie. ZieSO is al vertegenwoordigd op LinkedIn, maar we kijken ook naar media als Twitter en Facebook.’ Ergens bij horen Laura Carta: ‘We merken nu al dat het ZieSO-netwerk en het intranet de onderlinge verbinding sterker maken. Mensen kenden en spraken elkaar wel, maar nu groeit het gevoel van ergens bij horen. Hiervoor hadden we wel een intranet, blackboard genoemd, maar dat was beperkt qua functioMANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2011 naliteit en interactieve communicatie. Werken met ons nieuwe intranet is makkelijk en leuk. En doordat je aansluiting hebt op de kennis en ervaring van alle secretaressen biedt het ontzettend veel kansen voor je eigen ontwikkeling als secretaresse. En het draagt flink bij aan de branding van onze vakgroep binnen de TU Delft. Door ons netwerk een eigen naam en logo te geven en de interne communicatie vanuit dat vertrekpunt aan te pakken, beginnen collega’s van alle afdelingen ons te herkennen. We laten onszelf nu veel beter zien. Collega’s weten ons daardoor gemakkelijker en sneller dan voorheen te vinden. We merken dan ook dat we nu vaker in een vroegtijdig stadium bij projecten betrokken worden. We hebben momenteel bijvoorbeeld zitting in de projectgroep over de aanschaf van nieuwe multifunctionals. Dat was voorheen niet vanzelfsprekend geweest. Werken vanuit dit netwerk maakt ons vak niet alleen leuker en uitdagender, maar ook makkelijker en efficienter. We zijn er erg blij mee.’ < 17 Pagina 16

Pagina 18

Heeft u een onderwijs catalogus, onlinemag of digitale catalogussen? Gebruik Online Touch: nieuwsbrief online op uw website plaatsen.

MSM1211 Lees publicatie 11Home