NETWERKEN TU Delft Reorganisatie leidt tot oprichting secretaressenetwerk De TU Delft maakte in 2004 en 2005 een van de grootste reorganisaties van de Nederlandse universitaire wereld door. Bijna 500 fte’s werden geschrapt, wat ook flinke impact op de 350 secretaressen had. Deze richtten uiteindelijk hun eigen interne netwerk op: ZieSO. Daarmee hielpen ze zichzelf stevig in het zadel. Een van de eerste wapenfeiten van ZieSO was een nieuw intranet - speciaal voor secretaressen. Tekst Ghislaine Brongers Fotografie TU Delft Het ZieSO Secretaressenetwerk van de TU Delft draait om de combinatie van onderlinge communicatie en kennisuitwisseling. Met 350 secretaressen bij tientallen wetenschappelijke afdelingen, faculteiten, directies en ondersteunende diensten verspreid over het grote universiteitsterrein, gaat dat niet altijd fysiek. De inzet van ZieSO was dan ook de inrichting van een eigen, verbeterd intranet, dat in september werd gelanceerd tijdens de vierde ZieSO Secretaressedag. Basis: handboek en adressenlijst ‘Het ZieSO-intranet is gebouwd met Sharepoint van Microsoft, waardoor het gemakkelijk in te bedden was in de bestaande automatisering’, vertelt ZieSO-kerngroeplid Laura Carta, bij TU Delft werkzaam als secretaresse voor het shared service center ICT. ‘De basis wordt enerzijds gevormd door het handboek. Dit is als het ware het ABC voor ons domein, met antwoorden op de meest uiteenlopende, vaak praktische zaken. Aan de andere kant is er de adressenlijst. Hierin is voor elke relevante werknemer van de TU Delft terug te vinden wie zijn of haar secretaresse is, waardoor het plannen van afspraken en het regelen van andere aangelegenheden snel en soepel verloopt.’ Verder biedt het intranet toegang tot de ZieSO-agenda, met daarin alle activiteiten die van belang zijn voor de secretaressen en wordt er ook regelmatig nieuws geboden, ondersteund met de verspreiding van nieuwsbrieven per e-mail. Veel verwacht de kerngroep ook van de forumfunctie, waarop secretaressen kunnen chatten met secretariële collega’s van andere afdelingen, faculteiten of directies. Carta: ‘Praktische zaken, kleine en grote vragen, tips en suggesties; via het forum is alles te delen met de andere secretaressen die Sharepoint op dat moment open hebben staan. En een antwoord laat met 350 collega’s natuurlijk nooit lang op zich wachten. Laura Carta: ‘Ook niet-secretariële medewerkers van de ondersteunende diensten worden in de forumdiscussies betrokken, omdat juist ook zij goede oplossingen kunnen aanreiken.’ DOORLOPENDE INVESTERING Het waren de secretaressen van de TU Delft zelf die besloten de netwerkgedachte achter ZieSO te bestendigen en verder te professionaliseren door met werkgroepen te gaan werken. Er zijn vier vaste werkgroepen met in totaal een kleine 40 leden. ‘Allereerst is er de werkgroep Functie’, zegt ZieSO-secretaresse Judith Bukman. ‘Die richt zich op taken en verantwoordelijkheden, functiewaardering en loopbaanmogelijkheden. Daarnaast is er de werkgroep Keten. Die gaat over de relatie met de shared service centers (ondersteunende diensten, red.) in de organisatie en de dienstverlening en werkprocessen daaromtrent. Dan is er nog de werkgroep Opleiding, die zich hard maakt voor continue persoonlijke en vakinhoudelijke ontwikkeling. Er zijn bijvoorbeeld TU-brede opleidingen opgezet als NLP-cursussen, Notuleren en Engels.’ Netwerk is de laatste werkgroep. ‘Hier gaat het om de onderlinge communicatie en kennisuitwisseling in het secretaressedomein en de versterking ervan. Hier is onder meer het nieuwe intranet uit voortgekomen.’ Daarnaast is er een klankbord van leidinggevenden van secretaressen. Bukman: ‘In dit overleg toetsen de secretaressen hun ideeën bij leidinggevenden om ook bij hen de nodige ‘support’ te verwerven.’ Momenteel wordt hard gewerkt om een nieuwe projectgroep in te richten: De Secretaresse van de toekomst. Deze projectgroep zal zich gaan richten op social media, Het Nieuwe Werken en alle facetten die daarbij komen kijken. Een congres over de toekomst van het secretaressevak is daar een onderdeel van. 16 DECEMBER 2011 MANAGEMENT SUPPORT Pagina 15

Pagina 17

Scoor meer met een webshop in uw catalogussen. Velen gingen u voor en publiceerden flyers online.

MSM1211 Lees publicatie 11Home