SOFTWARETIPS • Klik tenslotte op de knop OK. De distributielijst is klaar en opgeslagen in de map Contactpersonen. Als je deelneemt aan een project, kun je de namen van de andere deelnemers en betrokkenen opnemen in een distributielijst dat je voor de gelegenheid bijvoorbeeld ‘Projectteam’ noemt. Door een bericht te verzenden aan ‘Projectteam’, verzend je dat in één keer aan ieder lid van de distributielijst. 5 Meerdere ‘losse’ dagen weergeven in de Agenda Met de weekweergave in Agenda zie je meerdere opeenvolgende dagen. Je kunt ook meerdere niet-opeenvolgende dagen naast elkaar weergeven. Dat is handig als je bijvoorbeeld een afspraak op één van de komende donderdagen wilt maken en wilt vergelijken welke van deze donderdagen jou het beste schikt. • Open de Agenda in de dagweergave en ga naar de datumnavigator (het ‘kalendertje’ met alle datums van de hele maand). • Houd de Control-toets ingedrukt en klik met de muis op verschillende datums. De Agenda laat nu iedere aangeklikte datum zien. Op deze manier kun je maximaal 14 dagen in beeld zetten vanuit meerdere agenda’s. 6 Persoonlijke voorkeur voor de Agendaweergave Je kunt het uiterlijk van de agenda in Outlook 2007 aanpassen en op jouw wensen afstemmen. Open de Agenda in de Dagweergave. Let op het aantal lijnen tussen de merktekens die de uren aanduiden. Standaard zijn er twee lijnen, die 30 minuten uit elkaar staan. Je kunt de tijdschaal wijzigen door met de rechtermuisknop te klikken op het gebied waarin de tijd van de dag staat. Selecteer vervolgens de meest praktische tijdsinterval. In de datumnavigator van de Agenda kun je weeknummers laten zien. Dit kun je aanzetten door het menu Extra te openen en vervolgens op Opties te klikken. Daarmee open je het gelijknamige dialoogvenster. Activeer het tabblad Voorkeuren en klik op Agenda/opties... . Zet nu het vinkje aan in het selectievakje Weeknummers weergeven in de maandweergave en in de datumnavigator. In hetzelfde vensterdeel kun je aangeven dat je feestdagen wilt toevoegen aan de agenda. Daarnaast kun je de achtergrondkleur van de agenda wijzigen. • Selecteer het e-mailbericht van de specifieke afzender. • Kies ‘Extra’- Indelen. • Kies Kleur gebruiken bij ‘manieren van indelen van postvak in’ (Using Colors). • Kies een kleur en klik daarna op de knop Kleurgebruik toepassen. 9 Automatisch regelen van e-mail met ‘Regels en waarschuwingen’ In dit voorbeeld verplaatsen we e-mail waar jij in de cc staat naar de map ‘CC’. • Kies ‘Extra’ - Regels en waarschuwingen • Kies Nieuwe regel • Kies onderaan voor Berichten controleren als deze aankomen • Vink aan met mijn naam in het vak CC • Klik op Volgende • Vink aan: Verplaats het bericht naar naam map en klik vervolgens in het onderste veld op naam map • Selecteer de juiste map, of maak deze aan met de knop Nieuw… 10 Opslaan als MSG Wanneer je een mail compleet met bijlagen en headerinformatie wilt archiveren, sla je het bericht op als MSG-bestand (Outlook berichtindeling unicode). • Ga op mailbericht staan, of open de e-mail • Kies bestand, opslaan als … • Kies bij ‘opslaan als’ voor de optie Outlook-berichtindeling unicode (*.MSG) Als laatste agendaweergavetip: probeer ook eens te werken met het takenvenster aan de rechterzijde. Kies Beeld, Takenbalk, Normaal. De takenbalk wordt nu rechts weergegeven samen met de eerstvolgende afspraak en de datumnavigator. MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2011 Je kunt de e-mail ook naar een map in verkenner slepen of in een nieuwe mail, om deze compleet door te sturen naar bijvoorbeeld de DIV afdeling. < 7 Onderwerp mailbericht wijzigen Je herkent het vast wel: je hebt een mail ontvangen met een onderwerp dat niet slaat op de inhoud van de e-mail met als meest extreme vorm: Re: RE: FW: RE Betr. FW: Re: RE: of bijvoorbeeld het onderwerp (geen). Dit kan eenvoudig aangepast worden. Open de e-mail door te dubbelklikken op de mail. Selecteer de tekst die in het onderwerp staat en typ er iets anders in. Het lijkt niet aan te passen, maar dat is wel mogelijk. Met een juist onderwerp vind je je e-mail makkelijker terug 8 Berichten kleuren Je kunt alle berichten van een specifieke afzender een afwijkende kleur geven. Zo vallen de mailtjes van bijvoorbeeld de directie of assistent meteen op in een volle inbox. 39 Pagina 38

Pagina 40

Heeft u een uitgave, virtualpaper of internet gebruiksaanwijzingen? Gebruik Online Touch: onderwijscatalogus online bladerbaar uitgeven.

MSM1211 Lees publicatie 11Home