SOFTWARETIPS Outlook 2007 Tien gouden tips Outlook is het informatie- en e-mailmanagementprogramma van Microsoft Office. Outlook helpt je je werk te plannen en te communiceren met anderen. In dit artikel de tien belangrijkste tips om je te helpen nog handiger en efficiënter met Outlook te werken. Tekst Bouke van Kleef en Dick van den Boor 1 Gebruik sneltoetsen Met het Navigatievenster aan de linkerkant navigeer je door de onderdelen van Outlook: E-mail, Agenda, Contactpersonen, Taken, Notities, Mappenlijst en Snelkoppelingen. 3 Het betere sleepwerk Wanneer je een afspraak wilt verzetten is het niet nodig het item Bij het opstarten van Outlook verschijnt standaard de weergave E-mail, maar als je met de muis klikt op bijvoorbeeld de knop Agenda, verschijnt het onderdeel Agenda. Dat kan ook zonder muis met de volgende toetscombinaties: - Ctrl + 1 E-mail - Ctrl + 2 Agenda. - Ctrl + 3 Contactpersonen - Ctrl + 4 Taken - Ctrl + 5 Notities - Ctrl + 6 Mappenlijst (o.a. openbare mappen) (Kijk op www.avk.nl/snel voor meer sneltoetsen.) 2 Herinnerd worden aan een bepaald bericht In de Agenda is het gebruikelijk een afspraak te voorzien van een Herinnering. Je kunt ook een binnengekomen e-mailbericht voorzien van een waarschuwing. Zo word je later herinnerd aan een bericht om daar wellicht een actie op te laten volgen. • Rechtsklik op het onderwerp van het bericht, kies ‘Opvolgen > Herinnering toevoegen...’ , of rechtsklik op de markeringsstatus (de vlag) en kies ‘Herinnering toevoegen...’ . • Schakel in het dialoogvenster Aangepast het selectievakje Herinnering in en geef de datum en tijd op waarop je de herinnering wilt laten verschijnen. Je kunt ook het woord opvolgen aanpassen aan de juiste actie, zodat jij en je manager niet alleen zien dat er iets moet gebeuren, maar ook wát er moet gebeuren. • Klik op OK. Deze methode kan overigens ook worden toegepast bij taken of contactpersonen. 38 te openen. Je kunt de begin- en eindtijd van een afspraak snel wijzigen door de afspraak te slepen naar een ander tijdstip in de Agenda. In de weekweergave sleep je de afspraak net zo gemakkelijk naar een andere dag. Van een binnengekomen e-mailbericht, kun je een taak maken. Wanneer je een bericht-item eenvoudig wegsleept naar en loslaat in het onderdeel Taken in het navigatievenster, wordt van de inhoud van het bericht een taak gemaakt. Houd er rekening mee dat een eventueel aanwezige bijlage daarbij niet wordt meegenomen. Nadat je de taak hebt opgeslagen kun je het e-mailbericht handmatig verwijderen uit het Postvak In. Zo maak je ook met een sleepbeweging van een binnengekomen bericht een afspraak door deze naar de Agenda te slepen. Informatie van de afzender kun je eenvoudig toevoegen aan je verzameling contactpersonen. Sleep een e-mailbericht naar Contactpersonen. Er wordt dan een nieuw contactpersoon-item aangemaakt met het e-mailadres van de afzender. Andersom, wanneer je later aan die contactpersoon snel een e-mailbericht wilt verzenden, sleep je het contactpersoon-item naar het Postvak In (Postvak Uit, mag ook). Er wordt dan een nieuw bericht aangemaakt met e-mailadresgegevens. 4 Veel e-mailadressen in één keer bereiken Vind je het vervelend om iedere keer weer uit het adresboek de juiste en volledige reeks namen op te zoeken? Dan is een distributielijst precies wat je nodig hebt. Een distributielijst vertegenwoordigt een groep van personen uit je adresboek. Zo maak je zelf een distributielijst: • Open het menu Bestand, en kies Nieuw > Distributielijst (of ga naar het onderdeel Contactpersonen, open het menu acties en kies Nieuwe distributielijst). • Voer zelf een toepasselijke naam in voor de groep. • Klik op de knop Leden selecteren die in het lint op het tabblad Distributielijst staat. • Selecteer de gewenste namen en klik op de knop Leden om die personen aan de distributielijst toe te voegen; DECEMBER 2011 MANAGEMENT SUPPORT Pagina 37

Pagina 39

Interactieve eboek, deze maandblad of tijdschrift is levensecht online geplaatst met Online Touch en bied het naar een online publicatie omzetten van web verenigingsbladen.

MSM1211 Lees publicatie 11Home