WERK & RECHT “Maak jij dan even een draaiboek?” Registratie van bezoekers niet vrijblijvend De onderneming waar jij werkt houdt vrijwel zeker bij, welke personen de onderneming bezoeken. Waarschijnlijk wordt daartoe een kopie gemaakt van paspoort of rijbewijs van die bezoeker. Die kopie wordt vervolgens bewaard. Bedrijven registreren op deze manier, vaak zonder zich hiervan bewust te zijn, persoonsgegevens. Dit betekent: naleven van de toepasselijke wet- en regelgeving. Verwerking van die persoonsgegevens gebeurt meestal door het scannen van een identiteitsbewijs en bewaren van een kopie. Dit mag in beginsel slechts gebeuren wanneer een persoon daarvoor zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend. En dat is niet altijd het geval. Een identiteitsbewijs is... ...een geldig reisdocument (paspoort), een document waarover een vreemdeling dient te beschikken ter vaststelling van zijn identiteit, nationaliteit of verblijfsrechtelijke positie, een identiteitsbewijs of een geldig rijbewijs. Voor personen die jouw bedrijf hebben bezocht, bestaat voor de verwerking van persoonsgegevens een wettelijke vrijstelling. Verwerking mag in een dergelijk geval alleen geschieden voor intern beheer en bedrijfsbeveiliging. Dus bijvoorbeeld niet voor het sturen van mailings of ander promotiemateriaal. De persoonsgegevens die mogen worden verwerkt, betreffen onder meer de gegevens over het identiteitsbewijs van een persoon, evenals de gegevens die betrekking hebben op de datum en het tijdstip van de aankomst en het vertrek van de bezoeker. De persoonsgegevens moeten uiterlijk zes maanden na beëindiging van het bezoek worden verwijderd. Ieder die de leeftijd van veertien jaar heeft bereikt, is verplicht een identiteitsbewijs ter inzage aan te bieden aan een ambtenaar/toezichthouder wanneer daarom wordt verzocht (de ‘identificatieplicht’). Het in bewaring nemen van zo’n identiteitsbewijs ten tijde van het bedrijfsbezoek, is wettelijk niet toegestaan. Paspoortwet Tot slot is in de Paspoortwet (jawel) opgenomen dat een paspoort ook niet zomaar mag worden ingehouden (en dus ook afgegeven). Hiertoe zijn uitsluitend bevoegd de politie, de marechaussee, de ambtenaren belast met het toezicht op vreemdelingen en de autoriteiten die ook bevoegd zijn tot het in ontvangst nemen van een aanvraag voor reisdocumenten (gemeenten). Het begrip inhouding is het feitelijk aan de beschikking van een houder onttrekken van een op zijn naam gesteld reisdocument. Voor jouw onderneming bestaat aldus geen wettelijke grond tot het inhouden van een reisdocument. < Maarten van Buuren is advocaat en partner bij De Clercq, een gespecialiseerd kantoor van advocaten en notarissen met nationale en internationale cliënten en praktijk in Leiden. Het kantoor heeft een sterke focus op de zakelijke markt. Informatie: www.declercq.com. 30 Met klamme handen zoek je ‘draaiboek’ op Google… Je ondersteunt steeds vaker de communicatieafdeling: leuk om te doen maar een goede basis ontbreekt… Je weet niet zo goed hoe je de dingen moet aanpakken… Herken je jezelf? Volg dan de opleiding Assistent Communicatiemedewerker. In 3 maanden tijd leer je van alles over communicatie: van perscontacten, het corrigeren van teksten tot het maken van draaiboeken. Google eat your heart out! Opleiding Assistent Communicatiemedewerker Start: 13 februari 2012 Prijs: € 1.595,Meer weten? Bel 033 450 50 00 of mail: info@hilst.nl www.hilst.nl Coffee & Tea Break In maart verschijnt de speciale uitgave van Management Support magazine over koffie en thee. In deze uitgave alles over smaak, beleving en de mogelijkheden van koffie en thee. Voor u een uitstekende gelegenheid om uw boodschap te communiceren. Voor commerciële mogelijkheden neem contact op met: Irene Verhulst (0172) 466 478 SasKia Bosker (0172) 466 389 iverhulst@kluwer.nl sbosker@kluwer.nl FEBRUARI 2012 MANAGEMENT SUPPORT SPECIAL Pagina 29
Pagina 31Scoor meer met een online winkel in uw nieuwsbrieven. Velen gingen u voor en publiceerden uitgaves online.
msm010212 Lees publicatie 13Home