SERVICE Index verschenen artikelen 2011 PRAKTISCH Computerzaken Spraakherkenningsprogramma’s / Test Grote bestanden versturen Internetten / Veilig en betrouwbaar ‘surfen’ Cloud computing / Voordelen en gevaren Office 365 / Van desktop naar cloud Digitale veiligheid Wat is ‘uw’ wachtwoord? Opgeruimd staat netjes, of toch niet? Bestanden versleutelen met Truecript Smartphones, een duivels dilemma Wat te doen met je oude usb-stick? Informatiemanagement Weg met de muis / Sneltoetsen in Outlook Apps on the job / Van Angry Birds tot Appie Interculturele zaken Geen chef die echt de baas is Zakendoen in BRIC Samenwerken met Amerikanen ‘Bazig’ Buitenlands bezoek Persoonlijke ontwikkeling Snellezen: hoe doe je dat? Snellezen: hoe doe je dat? (2 ) Snellezen: hoe doe je dat? (3) Social media Internetmonitoring (1) Internetmonitoring (2) LinkedIn / Afspraken voorbereiden Zet jezelf op de kaart! Nieuwemediataal Relatiemanagement Wat kun jij met Twitter? Yammeren in de interne cloud Richtlijnen voor social media Softwaretips Ergonomie Kennismaking met OneNote Tips voor evenementen en zakenreizen Office 2010 Screenshots 14 TELEWERKEN: WIE BETAALT JE WERKPLEK Werk jij wel eens thuis en beschik je over een werkkamer met alles erop en eraan? Dan ‘zit je goed’; ook thuis moet je werkplek aan bepaalde eisen voldoen. Hamvraag is nu: betaal jij die werkplek, of mag je werkgever in de buidel tasten? DE KUNST VAN HET RELATIVEREN 22 Hoe druk maak jij je om de problemen op je werk? Lig je daar ‘s nachts wakker van? Tijd om je te verdiepen in de kunst van het relativeren. Wat Yin en Yang daarmee te maken hebben lees je op pagina 22. 32 SPRAAKHERKENNINGSPROGRAMMA’S: TEST Het heeft iets magisch: je praat tegen je computer en de tekst verschijnt in beeld. Maar is het ook praktisch? Houdt spraakherkenning RSI buiten de deur? Ervaringen van gebruikers en waarom arbodiensten er nog weinig mee doen. 12 ZELF JE WERKPLEK INRICHTEN? LUCKY YOU! Een eigen werkplek, familiekiekjes om ons heen, plantjes en andere prullaria... nou nee, dat hoeft ook weer niet. Maar we willen ons stekkie op kantoor wél zelf inrichten, daar worden we gelukkig van, blijkt uit onderzoek! WORSTELEN MET TIJD EN TAKEN 14 Inkomende mail, sms’jes, twitterberichten, collega’s die van alles van je willen en een rapport dat gisteren af moest terwijl een dag maar 24 uur heeft! Troost je; ook Benedictus had er last. Denise Hulst legt uit hoe hij dat oploste. 30 INFORMATIESTROMEN DE BAAS Vroegen we ons tien jaar geleden nog af hóe we zoveel mogelijk informatie moesten opslaan, anno nu vragen we ons af hóe we het weer terug kunnen vinden. Met een efficiënt documentbeheer liggen de voordelen voor het oprapen. EDITIE PAGINA 1/2 3 5 11 12 5 6 10 11 12 7/8 12 3 4 5 9 11 5 6 7/8 3 4 5 6 7/8 9 10 11 12 1/2 3 4 5 6 12 32 26 14 28 36 17 43 54 33 31 32 28 23 33 34 37 23 31 37 26 29 39 40 36 23 41 52 32 26 3 24 36 36 40 FEESTEN TUSSEN GROEN EN BLOEM Zakelijke evenementen mogen dan tijdens de zomervakanties een beetje op z’n gat liggen; voor en na de ‘zomerstop’ blijven er nog genoeg weken over om je bedrijfsfeestje in een zonnige setting te vieren! Haak aan op het mooie weer! 20 Beelden in plaats van woorden Outlook-tips Afbeeldingen in Word Werken in MS Office Excel Velden in Word Word 2007/Tien gouden tips Outlook 2007 / Tien gouden tips Spelling- en Taaltips Foutloos Nederlands? Kritische lezers Vraag en antwoord Spelling en media Lange samenstellingen Graag direct antwoord! Lastige spellingvragen Niet moeilijk, wel lastig Lastige regels Cijfers en letters Taalkwesties Lectori Salutem Brieven schrijven / Help, hoe begin ik? Het geheim van de komma Structuur in brieven De kracht van leestekens Vreemdetalentips ‘If or when’? Telefoneren in het Duits Les faux amis Is your school English good enough? Werk & Recht Loon tijdens ziekte Vlucht vertraagd of geannuleerd Over socialmediabeleid en privacy Over bewaar- en verwijderplicht E-mail en e-commerce E-rechtsgeldig? Relatiemanagement en Privacy Vergaderen: juridische perikelen PROFESSIONEEL 7/8 9 10 10 11 11 12 1/2 3 4 5 6 7/8 9 10 11 12 1/2 4 10 11 12 4 5 7/8 10 1/2 4 5 6 7/8 9 10 Communiceren Internet en intranet / Schrijven voor scannende lezers 4 De personeelsadvertentie / Schrijf jij ‘m even? Bedrijfswebsite is uithangbord van je organisatie Uitspreken en aanpreken 6 7/8 10 YOU SPEAK ENGLISH? HET NUT VAN EEN TOLK Tijdens bedrijfsbezoeken uit of naar een ver buitenland, kunnen taalbarrières en cultuurverschillen een goede relatie de das omdoen. Het inschakelen van een tolk kan uitkomst bieden en dat zal je bedrijf geen windeieren leggen. 26 SECRETARIEEL SHARED SERVICE CENTER De afgelopen jaren is bij menige organisatie een Shared Service Center (SSC) opgezet voor ondersteunende afdelingen. Zo ook bij Accenture. Daar draait het SSC op volle toeren. ‘En met succes’ vertelt Charlotte Wittouck. TONEELSPELEN OP KANTOOR 18 Speel jij wel eens toneel? Dan weet je dat je een werkelijkheid neerzet die er niet is. Ook op kantoor spelen mensen soms een rol en handelen volgens een script. Maar dát spel is niet altijd bedoeld als vertier. Oppassen dus! PSYCHOLOGIE GELUK IS... 24 ... een duurzame gemoedstoestand met pieken en dalen. Geluk maakt je sterker en mooier. Geluk heb je zelf in de hand, ook op je werk; het geeft energie en activiteit. Het lijkt zo logisch als wat, maar is het echt zo simpel? SOCIALE NETWERKEN VOOR JE WERK 38 Sociale netwerken zijn bijna niet meer weg te denken en vooral bedoeld om contacten te onderhouden en te netwerken. Alles wat je op een sociale netwerksite zet, is makkelijk vindbaar en (deels) openbaar. Bezint dus, eer ge begint! 12 DE SECRETARESSE VAN DE TOEKOMST Niet alleen het secretaressevak verandert, ook de functie is aan ‘slijtage’ onderhevig; competenties moeten aan de basis worden aangepast. Dát begint bij het onderwijs. Het signalement van de secretaresse van de toekomst luidt... INTEGRITEIT BIJ SOLLICITEREN 14 Als je solliciteert op een functie heb je grote kans dat je wordt ‘nagetrokken’ en ‘doorgelicht’. Dat kan je een ongemakkelijk gevoel geven. Toch is niet alles geoorloofd bij het screenen van sollicitanten. Er zijn grenzen en dit zijn de regels... 32 30 38 48 50 24 26 38 26 22 32 32 38 28 35 45 21 35 24 30 42 18 32 35 33 29 47 30 38 35 42 27 23 33 EDITIE PAGINA 28 34 21 35 DE VERANDERENDE ORGANISATIE Organisaties zijn continu in beweging. Dat vraagt ook van jou en je collega’s om aanpassing. Daar staat niet iedereen om te springen. Hoe je dat managet lees je in het artikel ‘De veranderende organisatie - Vijf stijlen - vijf kleuren’. februari 2011 | nummer 1/2 | jaargang 29 vakblad voor de professionele secretaresse Werkstress onder controle Tips voor een eigen aanpak maart 2011 | nummer 3 | jaargang 29 Getting Things Done In vijf stappen van chaos naar orde Evenementen organiseren Zelf doen of uitbesteden? Wegen kosten en tijd tegen elkaar op? vakblad voor de professionele secretaresse april 2011 | nummer 4 | jaargang 29 vakblad voor de professionele secretaresse mei 2011 | nummer 5 | jaargang 29 Stelen van de baas Doe jij het wel eens? vakblad voor de professionele secretaresse juni 2011 | nummer 6 | jaargang 29 vakblad voor de professionele secretaresse Versterken, verdiepen, verbreden of veranderen... Je loopbaan sturen doe je zelf! Uit onderzoek dat Arbo Unie onder 300 secretaressen heeft verricht, is gebleken dat ruim 53 procent het risico loopt uit te vallen vanwege stress. Daarmee is secretaresse het meest stressvolle beroep. Dat komt niet alleen door druk... druk... druk... Het is vooral de combinatie gebrek aan assertiviteit en een hoge mate van perfectionisme die ‘t hem doen. Management Support sprak met stressmanager dr. Lucas van Gerwen. Ook hij is van mening dat het niet primair de werkplek is die voor spanning zorgt en gaat daar in z’n verhaal dieper op in. Daarnaast legt hij uit hoe je de symptomen van stress herkent, wat het doet met je lichaam en hoe je daarmee om moet gaan. Als stress langere tijd aanhoudt en structureel wordt, gaat je gezondheid eronder lijden, met alle gevolgen van dien. En er is geen manager die op een overspannen secretaresse zit te wachten. In aanvulling op het interview met Lucas van Gerwen, beschrijft psycholoog en specialist in stressreductie Barbara Schure, een stappenplan - speciaal voor secretaressen - dat je helpt je werkstress onder controle te krijgen. PAGINA 8 MANAGEMENT SUPPORT IS VERNIEUWD Management Support gaat met z’n tijd mee, en is toe aan vernieuwing. Voor je ligt nu een Management Support anno 2011: strak, zakelijk en nóg praktischer. En dat geldt niet alleen voor de buitenkant! Ook de binnenkant is langs de meetlat gelegd en waar nodig aan gepast, uitgebreid of ingekort. Over het hoe en het waarom, hoe de redactie eruitziet en wat die deze maand voor jou in petto heeft, lees je op PAGINA 3 Stel je eens voor: je komt terug van vakantie en op je eerste werkdag heb je binnen twee uur je bureau met de stapels post en je inbox met 171 e-mailtjes helemaal op orde. Dan hou je nóg tijd over om op je gemak koffie te drinken met je collega’s, om even bij te praten en om vakantieverhalen uit te wisselen. Klinkt relaxed, toch? Maar het kán wel! Tenminste... ... als je volgens het Getting Things Done systeem werkt, belooft bedenker David Allen. Getting Things Done (GTD) is de meest gebruikte methode om slimmer en efficiënter de dagelijkse informatiestroom te verwerken. Van het boek met dezelfde titel zijn wereldwijd meer dan een miljoen exemplaren verkocht. Je functioneert pas effi ciënt door alle klussen die niet in je agenda thuishoren niet te onthouden, maar ze buiten je hoofd te ‘parkeren’, is de visie van Allen. In slechts vijf stappen hol je nooit meer achter de feiten aan. Taco Oosterkamp introduceerde het systeem in Nederland en implementeerde het in Outlook waardoor het mogelijk is elke dag je mailbox leeg te krijgen en daarbij ook je hoofd! PAGINA 8 MANAGEMENT SUPPORT WORKSHOP DRIEDAAGSE Op 19, 20 en 21 april krijg je de kans weer eens flink aan je ontwikkeling te werken om bij te blijven op je vakgebied. En op welk onderdeel, bepaal je helemaal zelf; je stelt het programma zo samen dat het aansluit op jouw werksituatie en op je persoonlijke leerdoelen. Je kunt kiezen uit maar liefst 34 verschillende workshops waaronder ook dit jaar een aantal nieuwe. Het programma is zó samengesteld dat je makkelijk kunt combineren. Meer info op PAGINA 18 Een evenement organiseren is een leuke bijkomstigheid in je werk als secretaresse. Tóch is het een vak apart waarin je van nog meer markten thuis moet zijn dan je al bent. Schakel je ondersteuning in? Heel slim! Doe je het helemaal zelf? Petje af! En wegen de kosten van uitbesteden op tegen de tijd die jij eraan kwijt bent? Dit artikel helpt je het antwoord te vinden. De keuze om de organisatie van een evenement zelf te doen of uit te besteden, hangt af van meerdere factoren. Hoe complex is jouw evenement bijvoorbeeld? Voor het afscheidsfeestje van een collega die na veertig jaar trouwe dienst (als dat anno 2011 nog voorkomt) het bedrijf verlaat, zul je je hand niet omdraaien, maar een megabijeenkomst organiseren voor belangrijke klanten en relaties van je bedrijf, is van een andere orde. En dan nog: een evenement organiseren kost tijd... veel tijd! Heb jij daar voldoende van? Als je met een kritisch oog naar die vragen kijkt, zal het antwoord op de vraag ‘Zelf doen of uitbesteden’ niet zo moeilijk zijn. Het interview met deskundigen en collega-secretaressen doet je de ogen openen. PAGINA 8 POWERSECRETARESSE NAAR GRONINGEN EN EINDHOVEN Op dit moment hebben al meer dan 1000 secretaressen de training POWERsecretaresse! gevolgd. De belangstelling is enorm. Uitbreiding kon dan ook niet uitblijven: de training is nu ook in Eindhoven en Groningen te volgen. In één dag slimme technieken leren om grote hoeveelheden werk snel en zonder stress af te ronden... meer dan 500 woorden per minuut lezen... slimmer worden... Het kán echt, en de kritieken liegen er niet om. PAGINA 25 Zou het werkelijk zo zijn dat je op staande voet ontslagen kunt worden omdat je een paar suikerzakjes uit de afdelingskeuken hebt meegenomen, of wel eens een paar privékopietjes op je werk maakt? Als je nou een greep uit de kas neemt of bewust fraudeert, kunnen we ons daar nog wel iets bij voorstellen, maar een gummetje, pennetje of rolletje plakband meenemen moet kunnen... toch? Nou nee! ‘Stelen van de baas begint altijd ‘in het klein’, vertelt Richard Franken, directeur van recherchebureau Hoffmann BV. ‘En het komt veel vaker voor dan we denken, in alle geledingen en in alle beroepsgroepen. Let maar eens op wat er gebeurt in magazijnen, vlak voor een vakantieperiode; je ziet het verbruik van koffie, toiletpapier, bestek, plastic bekertjes en soep enorm stijgen.’ Bedrijven die voor dit soort ‘delicten’ de ogen sluiten, worden op een later tijdstip met steeds ernstigere zaken geconfronteerd. En dan hebben het over échte bedrijfscriminaliteit, een probleem van een hele andere orde; die aardige, joviale collega, die de organisatie voor enkele tonnen heeft opgelicht bijvoorbeeld... Of nog erger: als het je baas is! PAGINA 8 INNOVATIE OP HET SECRETARIAAT Ofwel: hoe het secretariaat digitaal gaat. Je kunt haast geen blad openslaan, geen site meer bezoeken en geen discussieplatform meer bekijken of Het Nieuwe Werken wordt belicht. Je mailbox puilt uit met uitnodigingen voor trainingen, congressen, workshops en leergangen. Het Nieuwe Werken is Hot! Plaats- en tijdonafhankelijk werken, ook op het secretariaat! Dat dit een enorme mentaliteitsverandering teweeg moet brengen kun je lezen op PAGINA 3 In de huidige tijd is er geen enkele baan die nog garantie geeft ‘voor het leven’. Maar niet alleen organisaties veranderen, de werkende mens verandert net zo hard mee; werk is tegenwoordig méér dan geld verdienen alleen. Het draait ook om afwisseling in taken, uitdagingen, waardering. En als je toch moet werken tot je 67ste, zorg dan dat je leuk werk hebt, dat leuk blijft en bij je past! Makkelijker gezegd dan gedaan, zul je denken. Want hoe weet ik nou of het werk dat ik nu doe bij me past? En hoe kom ik erachter of ik nog wel op de juiste plek zit? En m’n loopbaan sturen... hoe dan? Op deze vragen weet alleen jij het antwoord. Kijk daarbij niet alleen naar het nú, waarin andere factoren misschien belangrijker voor je zijn dan loopbaanperspectieven. Want ook als je parttime werkt, hoeft je ontwikkeling niet stil te staan en is het verstandig om te kijken of je nog vindt in je werk wat je zoekt. Is je passie ver te zoeken, blijf dan niet zitten waar je zit maar ga voortvarend aan de slag. Houd je functie en je taken tegen het licht. Neem negatieve signalen serieus en doe er iets aan. Hoe je dat aanpakt lees je op PAGINA 8 SECRETARESSEDICTEE 2011 DOE MEE Taal blijft een uitdaging! Daarom organiseert Management Support - in samenwerking met Bilderberg - weer het Secretaressedictee. Vorig jaar namen maar liefst 6200 secretaressen deel aan de voorronden. Ook dit jaar staan er weer vijf pittige geluidsfragmenten online. De samenstellers van het dictee hebben weer geen valkuil vermeden! Ga jij de uitdaging aan en mogen we jou straks (misschien) tijdens de finale begroeten? Lees dan verder op PAGINA 23 36 FEBRUARI 2012 MANAGEMENT SUPPORT Pagina 35

Pagina 37

Scoor meer met een web winkel in uw uitgaven. Velen gingen u voor en publiceerden flyers online.

msm010212 Lees publicatie 13Home