SERVICE Een misverstand zit in een klein hoekje Stemtaal / De non-verbale taal van de stem Officemanagement Duurzaam kantoor Wat is een Secretarieel Shared Service Center? Topdrukte? / Bel een freelance secretaresse Hoe het secretariaat digitaal gaat Persoonlijke ontwikkeling Branding / Laten zien wat je waard bent 10 11 3 4 5 5 7/8 Provincie Noord-Brabant / Operatie secretaresse 2.0 9 Out of the box / Lenig denken met Disney Ben jij al aan het ‘ontsecretaressen’? 10 11 Effectief samenwerken / Hoe overleef ik mijn baas? 10 De meerwaarde van een Talenten Motivatie Assessment 12 Netwerken / Secretaressenetwerk TU Delft Het jaarverslag / Achter de cijfers van de balans 12 12 Psychologie Afgunst op de werkvloer Geluk is... Van perfectionist naar optimist De kracht van mindfulness Samenwerken De kunst van het relativeren Sociale vaardigheden Doe jij het wel eens? Stelen van de baas Toneelspelen op kantoor Intimiteiten op het werk / Genieten of afzien? Werk & Gezondheid Stesspreventie / Van stress naar succes Stresshantering / Stress bestrijden via ademhaling Telewerken / Wie betaalt je werkplek? Werkorganisatie In vijf stappen van chaos naar orde Mag jij je eigen werkplek inrichten? / Lucky you! Benedictijns timemanagement Presteren is méér dan werk uitvoeren / Laat je zien! Notuleren in Excel 3 3 3 6 7/8 De veranderende organisatie / Vijf kleuren, vijf stijlen 32 Timemanagement is... kwestie van plannen Efficiënter notuleren 9 12 PERSOONLIJK Op de werkvloer Lekker fris... Een storm aan geluid En... uitbal! 12 MINDFULNESS & WERK Mindfulness staat voor ‘leven met aandacht’. Het betekent ‘opmerkzaamheid’ en het is het tegenovergestelde van steeds maar doorrennen op de automatische piloot. Hoe heerlijk zou het zijn als we dat nou eens onder de knie kregen... op kantoor! 14 ZO VERKOOP JE JEZELF De wereld die kantoor heet, verandert sneller dan je denkt. Als je mee wilt blijven draaien, zul je moeten laten zien wat je waard bent. Met andere woorden: je zult jezelf moeten gaan verkopen. Maar dan moet je wél weten wát je verkoopt. En dát weet je als je je ‘brandt’. 24 NOTULEREN IN EXCEL Voor veel secretaressen is notuleren een tijdrovende klus, maar niet voor de secretaressen van het LUMC. Die notuleren in Excel. Zij vertellen hoe dat in z’n werk gaat en wat de voordelen zijn ten opzichte van een traditioneel verslag. ‘Hoort zegt het voort!’ 14 RELATIEGESCHENKEN Relatiegeschenken zijn vaak de leuke extraatjes van je werk. Neem je ze aan of toch maar niet? Krijgt de ene collega alles en de ander niets? Hoe lossen anderen dat op? Wij vroegen vier secretaressen naar hun ervaringen. Over protocollen en loterijen. 28 SECRETARESSE 2.0 Bij ‘Het Nieuwe Werken’ hoort ‘Een Nieuwe Secretaresse’. De Provincie Noord-Brabant anticipeert daarop met een leer- en ontwikkelteam dat 18 secretaressen klaarstoomt voor de toekomst: slimmer werken en zich social media eigen maken. 31 TIMEMANAGEMENT IS...... ...kwestie van plannen. En dat lijkt een theoretische en vooral saaie bezigheid. Toch is het een onmisbare schakel tussen ‘wat en wanneer’ en tussen ‘willen en doen’. En weet je: elke minuut die je effectief aan planning besteedt, levert drie minuten tijdwinst op. 8 12 14 30 24 31 24 EDITIE PAGINA 1/2 3 4 13 19 33 41 REGEL JIJ EEN ZAALTJE? Als je regelmatig een locatieboekt, weet je dat je het niet iedereen naar de zin kunt maken. Er heeft altijd wel iemand iets te mopperen. Toch blijf je je best doen om irritaties te voorkomen. En dat gaat je lukken ook! Een stappenplan en een handige checklist! 40 LENIG DENKEN MET DISNEY Hoe ga je soepel om met vraagstukken in je werk en in je privéleven, hoe vind je ruimte voor persoonlijke groei en... hoe houd je de lol erin? Wie lenig kan denken vindt zelf de antwoorden. Rek je denkvermogen op en denk ‘out of the box’. Een plan van aanpak. 5 5 7/8 1/2 1/2 1/2 8 18 8 8 12 14 3 5 6 7/8 1/2 21 18 28 12 22 37 14 11 26 11 26 14 28 41 8 11 14 16 18 Ik wacht je wel op... Miss Perfect Kat in ‘t nauw Gelijke monniken? Geen klik Het Moeilijkere Werken SERVICE Index verschenen artikelen 2010 Salarisonderzoek 2011 Impressie Management Support Golf Challenge Impressie Management Support Secretaressdictee Impressie Management Support Event ‘11 THEMA’S 5 6 7/8 9 11 12 41 44 35 43 34 43 EDITIE PAGINA 1/2 12 6 36 9 10 12 Evenementen & Zakenreizen Evenementen organiseren / Zelf doen of uitbesteden? 4 Feesten tussen groen en bloem Hét bedrijfsuitje / to go or not to go! De nieuwe zakenreiziger reist via social media Zakenreis per trein Het nut van een tolk Carrière Je loopbaan sturen doe je zelf De secretaresse van de toekomst Integriteit bij solliciteren Voor jezelf beginnen Combinatie werk en mantelzorg Relatiemanagement Goede secretaresse is geboren relatiemanager 6 6 6 6 6 9 Relatiegeschenken / Wat kost het en wat levert het op? 9 Aannemen relatiegeschenken voer voor discussie? Het kerstpakket 2011 / Traditie als inspiratiebron 9 9 Vergaderen en accommodaties Nederland vergadert vierkant verkeerd Zo kies je de juiste locatie Internationaal vergaderen Mindmappen op de laptop Keurmerken / De waarde van een erkenning Management Support Event ‘11 Beursplattegrond en exposantenoverzicht SPECIALS Inspiratie - april en oktober Business Break - mei 50 MS OFFICE EXCEL Je zult MS Office Excel waarschijnlijk niet zo veel gebruiken. Toch kan het in je werk een onmisbaar hulpmiddel zijn. Maar als je het een tijdje niet gebruikt, vervaagt je kennis. Probeer dus regelmatig te werken met MS Office Excel. Hoe je dat doet? 10 Tips! 11 EFFECTIEF SAMENWERKEN Ieder mens is uniek en heeft zo z’n eigenaardigheden. Leven en laten leven is het motto. Tóch kan een ander ons mateloos irriteren. Jammer, want samen met je collega’s kun je een geweldig team vormen. De weg naar een effectieve samenwerking begint op pagina 11. 28 CLOUD COMPUTING Wel de klok horen luiden maar niet weten waar de klepel hangt... het overkomt ons allemaal wel eens. Nu kun je prima uit de voeten met de gangbare Officepakketten, krijg je ineens te maken met cloud computing. Wat is het en hoe werkt het? 30 AGENDABEHEER Jouw houvast en dat van je manager: de agenda. Prima, prachtig! De kunst is alleen er effeciënt mee om te gaan, zonder alle dagen dicht te timmeren. En zonder een manager die vrolijk zelf z’n afspraken plant. Tips & trucs voor slimmer agendabeheer. 14 TALENTEN MOTIVATIE ASSESSMENT (TMA) Vraag je jezelf wel eens af of je nog wel op de juiste plek zit, of wil je weten waar je goed in bent en waar je kansen liggen? Dan is een TMA iets voor jou. De test geeft naast een beeld van je talenten ook inzicht in je valkuilen. 28 APPS ON THE JOB; VAN ANGRY BIRDS TOT APPIE De smartphone is niet meer weg te denken uit je handtas. Dat geldt dus ook voor de apps die erop staan. Zijn dat er inmiddels zoveel dat je door de bomen het bos niet meer ziet? Kijk dan naar de selectie die wij voor je maakten. 38 OUTLOOK 2007: TIEN GOUDEN TIPS Outlook is het informatie- en e-mailmanagementprogramma van Microsoft Office. Het helpt je je werk te plannen en te communiceren met anderen. Tien gouden tips om er nog handiger en efficiënter mee te werken. 10 10 10 10 10 11 8 12 14 17 20 9 12 14 17 8 13 17 20 23 41 4 4 4 4 4 Betekent Prezi het einde van PowerPoint-presentaties? 4 24 28 22 EDITIE PAGINA 8 12 14 16 19 20 22 juli / augustus 2011 | nummer 7/8 | jaargang 29 Intimiteiten op het werk Genieten of afzien? vakblad voor de professionele secretaresse september 2011 | nummer 9 | jaargang 29 vakblad voor de professionele secretaresse oktober 2011 | nummer 10 | jaargang 29 Nederland vergadert vierkant verkeerd Thema: Vergaderen en accommodaties Thema Relatiemanagement Goede secretaresse is geboren relatiemanager Of we het nu leuk vinden of niet, de scheidslijn tussen werk en privé bestaat allang niet meer. En alle suggesties dat werk ‘slechts zakelijk’ is en er dus geen intimiteit op de werkvloer zou plaatsvinden ten spijt; mensen doen hun gevoelsjasje echt niet uit als ze het kantoor binnenstappen. ‘Vriendschap, liefde en erotiek zijn niet meer exclusief verbonden aan thuis, mits gewenst natuurlijk...’ ... aldus Iteke Weeda, sociologe, emeritus hoogleraar emancipatievraagstukken en auteur van het boek Intiem op het werk. Zij deed in de jaren negentig onderzoek naar intimiteiten op de werkvloer. Anno 2011 is er niet zo heel veel veranderd. Er speelt zich volgens Weeda nog veel af achter gesloten deuren, met roddel en achterklap als gevolg, terwijl het heel gezond is om eens openlijk te discussiëren over hoe intimiteit op het werk wordt ervaren. Lijfelijk contact op de werkvloer wordt immers vaak in verband gebracht met seksualiteit. Maar er zijn zoveel verschillen in sfeer, belevingen, opvattingen en culturen tussen mensen, branches, organisaties en bedrijven. Dat maakt het allemaal zo complex. En waar de grens ligt...? PAGINA 8 SALARISONDERZOEK 2011 STAAT ONLINE Wil je weten of je krijgt wat je verdient? Doe dan mee aan het Management Support - Berenschot Salarisonderzoek 2011 en kijk of de klap van de crisis nog nadendert op je salarisstrook. Vorig jaar bleek immers dat dat goed te voelen was; het salaris van secretaressen daalde met 0,3 procent. Maar met een verwachte salarisstijging van 1,7 procent bleven jullie wél positief. Of dat uitgekomen is, weten we alleen als je meedoet met het salarisonderzoek 2011. Hoe dat werkt, lees je op PAGINA 6 Elk mens wil gezien worden; of het nu de machtige directeur van een multinational is, een medewerker van de binnendienst of een klant. Aandacht is een basisbehoefte. Toch blijkt uit onderzoek van de Consumentenbond dat organisaties nog veel winst kunnen behalen uit een goed ‘relatiemanagement’. En dat betekent meer dan visitekaartjes uitdelen en afspraken maken. Ook jij bent als secretaresse dagelijks bezig met relatiemanagement. Je hebt immers voortdurend contact met verschillende relaties zoals klanten en leveranciers of je fungeert als schakel tussen je collega’s en je baas. Vanuit jouw positie en menselijke eigenschappen ben juist jíj in staat om verbondenheid en openheid te creëren, zowel binnen als buiten de organisatie waar je werkt. Daarmee kun je jezelf als secretaresse onderscheiden. Je functie wordt er alleen maar leuker door; zet je voelsprieten uit, niet alleen intern, ook extern. Als secretaresse ben je bij uitstek geschikt als relatiemanager. En goed relatiemanagement ‘werkt’; oprechte aandacht maakt dat mensen zich welkom voelen. Zo wordt zelfs de grootste klager een fan. PAGINA 9 MANAGEMENT SUPPORT EVENT ‘11 Tijdens het Management Support Event op 10 en 11 november a.s. kun je deelnemen aan de meest populaire workshops van Management Support. Zo kun je informatie vergaren moeiteloos combineren met kennis vergaren. De vakbeurs is dit jaar vernieuwender dan ooit met onder andere Het Nieuwe Werken Paviljoen en het Kenniscafé. Update jezelf en begin alvast met het bekijken van de uitgebreide informatie over de workshops op PAGINA 26 Slaapverwekkende en eindeloze discussies, ongeïnteresseerde deelnemers, afgaande mobiele telefoons, telaatkomers en opgeblazen ego’s die zoals altijd weer hun zegje moeten doen. Hoe houd je vergaderen boeiend en nuttig? En wat kan jij daar als secretaresse aan doen? In Nederland wordt flink vergaderd; we doen het elke dag. Het heeft zich verspreid over alle lagen van de Nederlandse bevolking. Sterker nog... als je het niet doet, is er iets mis met je. En dat vergaderen kost ons land jaarlijks zo’n 60 miljard euro aan brutoloon! Jammer van al dat geld, want zeker de helft van alle vergaderingen is niet efficient volgens Wilbert van Vree, socioloog en vergadercoach. Toch valt er met een paar simpele spelregels heel wat te besparen als we Van Vree mogen geloven. Je kunt je bovendien afvragen of de vergaderrituelen die wij kennen nog wel nodig zijn: mededelingen, notulen... Hebben die vandaag de dag nog een functie? Maar dat is niet het enige. Er zijn nog meer zaken die van invloed zijn op het vergaderproces. PAGINA 8 MANAGEMENT SUPPORT SECRETARESSEDICTEE 2011 Op 15 september bogen de 50 finalisten van het Secretaressedictee zich over zes pittige tekstfragmenten: het finaledictee. ‘De makers van het dictee zijn er absoluut van uitgegaan dat ze te maken hebben met mensen die op hoog niveau presteren’. Met deze woorden sloeg presentator Philip Freriks de spijker op z’n kop! En natuurlijk... er konden slechts drie winnaars zijn. Toch ging niemand met lege handen naar huis. Je leest er alles over op PAGINA 3 Ben jij al aan het ontsecretaressen? Secretaressen... wakker worden! Dat het vak van secretaresse verandert en meegaat met de tijd, is niets nieuws. Niets aan de hand, in bijna alle fucties vindt wel een verschuiving plaats. Maar nu waart er een nieuw woord door Nederland: ‘ontsecretaressen’. Betekent dat dat de secretaressefunctie straks écht exit is? Misschien nog niet overal, maar de ontwikkelingen gaan razendsnel. ‘Ontsecretaressen’ betekent afscheid nemen van de oude manier van werken, niets meer en niets minder. Daar zijn we al druk mee bezig zou je kunnen zeggen. Veel zecretaressen merken nu al dat hun takenpakket verandert. Door de digitalisering is immers al veel van het klassieke secretaressewerk verdwenen. En dat proces zet zich nog wel even voort. Is dat erg? Níet als je erop anticipeert en actie onderneemt. Wél als je af gaat zitten wachten wat er aan werk voor jou overblijft. En dat is nou precies waar het in dit artikel over gaat. Zelf het heft in handen nemen en nadenken over je competenties, mogelijkheden en ambities. Léontine de Koning, bedenkster van het woord ‘ontsecretaressen’ heeft dat namelijk ook gedaan! PAGINA 8 MANAGEMENT SUPPORT EVENT ‘11 Donderdag 10 en vrijdag 11 november a.s. is hal 8 in de Jaarbeurs Utrecht weer ‘the place to be’ voor alle managementondersteuners van Nederland. Achter in deze editie vind je een zo compleet mogelijk overzicht van de standhouders die de vakbeurs ‘bevolken’. Het zijn er meer, want op het moment van het ter perse gaan van deze editie meldden zich nog steeds standhouders aan. Reken er dus maar op dat je nog voor (leuke) verrassingen komt te staan! PAGINA 41 Als we al dachten dat we weer adem konden halen en dat de crisis voorbij was, mogen we nu weer met beide benen op de grond. Er is geen krant of geen journaal dat niet over de economische toestand in Europa gaat, en die ziet er niet rooskleurig uit. De uitkomsten uit de salarisenquête mogen dan een stijgende lijn in de beloningen laten zien. Of de broekriem losser kan is nog maar de vraag. De salarisenquête van vorig jaar liet zien dat de respondenten behoorlijk wat last hadden van de crisis. Dit jaar is dat anders; de secretaressesalarissen lieten het afgelopen jaar een stijging van 1,7 procent zien. Voor 2012 verwachten jullie zelfs een stijging van circa 1,8 procent. echter... nu op dit moment de discussies over onder andere Griekenland en Italië op volle toeren draaien, mag je rekening houden met een ander perspectief. Als de looneis van de FNV in 2010 (2 procent loonstijging) volgend jaar weer wordt neergelegd en het CBP een inflatie van 2 procent verwacht, zullen jullie er effectief niet op vooruit gaan. Hoe dan ook. Dit artikel geeft je in ieder geval voldoende handvatten om met je leidinggevende over je salaris in gesprek te gaan. PAGINA 9 PROGRAMMA MANAGEMENT SUPPORT OPLEIDINGEN 2012 Of je het nu wilt of niet: Het Nieuwe Werken heeft veel invloed op je werk en je positie als management ondersteuner. Hoe sta jij daarin? Zie je kansen of zie je beren op de weg? Bij Management Support staat een team van ervaren trainers klaar die je vertellen hoe jíj het verschil kunt maken. En niet alleen in je nieuwe rol of functie; ook al je andere taakgebieden komen in het opleidingenprogramma aan bod. De brochure 2012 is uit, dubbeldik en bijgesloten bij deze editie. vakblad voor de professionele secretaresse november 2011 | nummer 11 | jaargang 29 vakblad voor de professionele secretaresse december 2011 | nummer 12 | jaargang 29 Salarisonderzoek Opgaande lijn ongedaan gemaakt door inflatie vakblad voor de professionele secretaresse MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2012 37 Pagina 36

Pagina 38

Scoor meer met een online shop in uw folders. Velen gingen u voor en publiceerden tijdschriften online.

msm010212 Lees publicatie 13Home