INFORMATIEMANAGEMENT VOORDELEN VERGADEREN MET DE IPAD • Alle documenten digitaal bij de hand • Digitaal aantekeningen maken (bijvoorbeeld Goodreader, iAnnotate, Notities of Notebook) • Steeds meer handige apps (programma’s) • Foto’s of geluidsopnamen koppelen aan vergaderstukken • Snel schakelen tussen programma’s • Documenten delen via (3G) internetverbinding en digitale ‘werkruimtes’ zoals Dropbox. stuur, nam deel vanuit de ondersteuning. ‘Vanaf juni 2011 heb ik voor bestuursvergaderingen geen papier meer gebruikt. Wij zijn van het ene op het andere moment overgestapt. De eerste keer was het hooguit even zoeken waar alles stond, maar daarna was iedereen eraan gewend. De managers zijn heel tevreden met deze manier van werken. Zij hebben alle informatie meteen bij de hand via internet (Dropbox). Of, wanneer ze iets uit een vorige vergadering willen terughalen, kunnen ze direct bij het digitale archief.’ Papierloos werken met de iPad heeft grote voordelen voor het secretariaat. Anita: ‘Kopiëren, verzamelen en verzendklaar maken; alles moest op vrijdagmiddag al op de post. Dat was altijd weer stressen om dat op tijd af te krijgen. Nu zet ik alle documenten op Dropbox. Afgelopen weekend kon ik daardoor een nagekomen stuk ook nog even toevoegen.’ Maar de voordelen mogen dan legio zijn; helemaal vlekkeloos verloopt het nog niet. ‘Soms lopen we tegen beperkingen in de ICT-structuur en veiligheidsregels aan’, vertelt Anita, ‘maar volgend jaar stappen we over op Sharepoint. Dan wordt het werken met de iPad pas echt makkelijk en snel. Nu schrijven we documenten bijvoorbeeld nog weg in ons eigen domein op de gezamenlijke schijf en plaatsen ze vervolgens door naar Dropbox. Straks staat alles in één gezamenlijk archief. Ook het beheren van de machtigingen wordt dan veel overzichtelijker.’ Cultuur ‘De iPad maakt mijn werk als secretaresse sneller en efficiënter, vertelt Christel Weber, directiesecretaresse bij Rabobank De Langstraat in Kaatsheuvel. De directie startte vorig jaar een try-out met de iPad en MANAGEMENT SUPPORT FEBRUARI 2012 sinds april dit jaar werken ook het College van Bestuur en het managementteam ermee. Christel: ‘Nu werken we dus helemaal digitaal en daar proberen we ook de cultuur van te maken. Als iedereen zijn documenten en vergaderstukken omzet in een pdf, zijn die voor anderen niet alleen te lezen, maar ook te bewerken. Bij de voorbereiding van de vergadering mailen wij alles als zip-file naar de deelnemers. Het programma Goodreader op onze iPad leest alle files automatisch in en zet de vergaderstukken netjes op een rij. Onze directeur loopt niet langer met zijn kladblokje door het bedrijf, maar neemt zijn aantekeningen digitaal mee. Zo heeft hij zijn vergaderarchief steeds bij de hand. En ik heb nu mijn iPad naast me op tafel, in plaats van stapels papier: de vergaderstukken staan open op het scherm van mijn tablet. Notuleren doe ik op de laptop vanwege het toetsenbord. Dat werkt prettiger. Bij vergaderingen die we niet notuleren, maak ik aantekeningen in het programma Notes. Die kun je naar jezelf mailen, zodat ze weer digitaal te gebruiken zijn in Officeprogramma’s zoals Word. De tijd die wij op het secretariaat besparen door te werken met de iPad, kunnen we nu besteden aan ander werk; aan meer proactiviteit en diepgang. Bovendien vergroot de iPad mijn bereikbaarheid: eerst moest ik wachten tot mijn laptop of pc was opgestart en dan inloggen op mijn telewerkportaal. Met de iPad kan ik mijn mail in een handomdraai afhandelen. Ook op de dagen dat ik niet op mijn werk ben. Op deze manier maken we ook een flinke slag met Het Nieuwe Werken, want dát is ons volgende project.’ Omslag ‘Of je nu een iPad, een tablet-pc van een ander merk, of een laptop gebruikt, maakt niet eens zoveel uit, vindt Hanneke Steenbekkers, trainer bij Secretary Management Institute. ‘Digitalisering van het werk van de secretaresse is de belangrijkste omslag. Al heeft de iPad wel voordelen, omdat er steeds meer handige programma’s beschikbaar zijn. Zeker als je mobiel bent in je werk, is dit apparaat een goed alternatief voor de laptop. Doordat je niet langer met papier werkt, bespaar je als secretaresse zeeën van tijd’, vindt Hanneke, die communicatie, bedrijfskunde en timemanagement doceert. ‘Geen stapels vergaderstukken meer kopiëren en versturen. Met een internetverbinding synchroniseer je eenvoudig al je mappen met je baas of je collega’s. Het antwoord op vragen zoek je meteen op internet en met een apart toetsenbordje erbij, is ook notuleren geen punt. Je kunt vier mailboxen instellen op het apparaat, zodat je behalve je eigen mail ook die van twee of drie managers kunt bijhouden.’ De iPad invoeren in vergaderingen is makkelijk, aldus Hanneke: ‘Je zet het apparaat aan, installeert je mailfunctie en kunt meteen aan de slag. Méér is het niet. Het Apple-platform is gebruiksvriendelijk en vergt weinig training. Beschik je niet over een intern netwerk, dan installeer je het uitwisselingsprogramma Dropbox. Soms gebruik ik mijn iPhone als WiFi.’ (Hotspot aanvinken in de instellingen.) ‘Het lastigste is vaak nog om die manager over de streep te trekken om ook écht digitaal te gaan en afstand te doen van papier of fysieke aanwezigheid’, weet Hanneke. ‘De secretaresse vervult een belangrijke rol bij de invoering van Het Nieuwe Werken. Daarbij komt de iPad heel goed van pas!’ < HANDIGE LINKS • Nieuws over de iPad: www.ipadclub.nl • Vragen? Stel ze op: http://forum.iculture.nl/ • Filmpje: op Youtube vind je diverse instructiefilmpjes over werken met Dropbox en annoteren in Goodreader. • Lezen: www.bijgespijkerd.nl/bijgespijkerd/stop-inefficient-en-saai-vergaderen-gebruik-de-ipad www.frankwatching.com/archive/2010/12/17/business-case-ipad-voor-gemeenteraden/ 9 Pagina 8

Pagina 10

Interactieve online whitepaper, deze mailing of magazine is levensecht online geplaatst met Online Touch en bied het van pdf naar digitaal converteren van e-jaarverslagen.

msm010212 Lees publicatie 13Home