INFORMATIEMANAGEMENT De iPad en vergaderen Hip speeltje of handig hulpmiddel De iPad verovert niet alleen de consumentenmarkt; ook tijdens de directievergadering en het managementoverleg ligt ‘ie op tafel. Minder papier, efficiënter informatie uitwisselen en overal toegang tot je vergaderarchief. Daarmee lijkt de iPad ook voor jou een effectief hulpmiddel. Of ben je nog niet zover? Moet je toch eens verder lezen. Tekst Marianne Kalkman Na de introductie van de iPad in de Verenigde Staten waren er mensen die het apparaat speciaal lieten overvliegen, omdat het in Nederland pas in de zomer te koop zou zijn. Een jaar later, mei 2011, stonden de kopers opnieuw in de rij, maar nu voor de iPad 2. Het apparaat is in opmars, zowel privé als in bedrijven. Zelfs de leden van de Eerste Kamer gebruiken ‘m sinds september in hun vergaderingen. Vooral bij de voorbereiding en invulling van vergaderingen bewijst het ‘apparaat’ z’n diensten en is daarmee ook voor mening secretaresse een effectief hulpmiddel. Bellen via internet, mailen, internetten, tekstverwerken, fotograferen: de tablet-pc van fabrikant Apple combineert de eigenschappen van een mobieltje handig met die van een laptop. Met zijn 9,7 inch beeldscherm is het apparaat ongeveer zo groot als een A4-tje. Typen doe je op een virtueel toetsenbord dat - waar nodig - op het scherm verschijnt. Met de iPad kun je tijdens de vergadering aantekeningen maken, afspraken en actielijsten bijhouden, foto’s van flipovers of geluidsopnamen van de presentaties kop8 pelen aan het vergaderverslag. Snel schakelen tussen allerlei slimme programma’s (apps) en alles delen met anderen via WiFi of een (3G) internetverbinding. Nooit meer sjouwen Emese Simon, managementassistent bij Saxion Hogeschool in Enschede, is blij met haar iPad. Ze gebruikt ‘m nu ongeveer een halfjaar voor de vergaderingen van het managementteam. ‘Deze worden afwisselend in Deventer en Enschede gehouden. Niemand neemt nu meer papier mee naar vergaderingen: de vergaderstukken staan op de iPad. Ik maak de agenda aan in Word en kopieer deze in een mail naar de deelnemers. De vergaderstukken geef ik dezelfde naam als de agendapunten. Die voeg ik volgens agendavolgorde toe als bijlagen. De deelnemers openen de stukken via hun iPad. Om ze te delen gebruiken wij Dropbox; een programma waarmee je via internet (in the cloud) documenten uitwisselt en synchroniseert. Aantekeningen tijdens de vergadering, op een whiteboard bijvoorbeeld, kun je met de iPad fotograferen en opslaan. Een ander voordeel is dat je via de iPad de agenda kunt inzien en meteen vervolgafspraken kunt inplannen. Thuis gebruik ik mijn tablet meestal voor mijn mailbox; gaat sneller dan via de laptop.’ Efficiënt Papier besparen en tegelijkertijd efficiënter werken, dat was het doel van een pilot bij het ROC van Twente. Anita Companjen, secretaresse van het College van BeFEBRUARI 2012 MANAGEMENT SUPPORT Pagina 7

Pagina 9

Voor drukwerk, online jaarverslagen en onderwijsmagazines zie het Online Touch content management system systeem. Met de mogelijkheid voor een online shop in uw folders.

msm010212 Lees publicatie 13Home