VERGADEREN Streep door het ‘poldermodel’ Hoe vergaderen (weer) leuk wordt Vind jij vergaderen leuk? Kijk je ernaar uit? Of ben je juist iemand die allerlei redenen bedenkt om er niet bij te hoeven zijn? Of kijk je steeds op je horloge en word je ongeduldig door collega’s die eindeloos aan het woord zijn? Grote kans dat je eerder bij de gefrustreerden hoort dan bij de enthousiastelingen. Waarom doen we het elkaar dan aan om eindeloos over van alles en nog wat te vergaderen terwijl er nog zoveel werk ligt? Blijkbaar doen we iets niet goed. Hier volgen tips om vergaderen weer leuk en nuttig te maken. Tekst Els Frigge Nederland heeft een echte vergadercultuur. Volgens onderzoek van Dr. Wilbert van Vree (zie www.vergaderwijzer.nl) besteden wij Nederlanders gemiddeld een kwart van onze werktijd aan overleg. Volgens Van Vree komt dat vooral door ons poldermodel. We willen dat iedereen een besluit uiteindelijk draagt en zoeken lang naar consensus. Daardoor duren vergaderingen vaak erg lang. De grootste ergernis is de opvolging van de vergaderingen: notulen komen veel te laat, actielijsten worden niet op tijd afgewerkt en in de wandelgangen wordt de vergadering nog eens dunnetjes en ongenuanceerd overgedaan. Vergaderingen staan vaak al voor het hele jaar ingepland. Of er nu belangrijke punten zijn of niet, de vergadering gaat door. De agenda staat dan vol met ad-hocpunten, of ter plekke ontstaan onvoorbereide discussies over iets wat één teamlid belangrijk vindt. Vooral punten als de rondvraag of WVTTK zijn funest voor een effectieve vergadering. Communiceren is zéker belangrijk voor een goede samenwerking, maar moet dat echt zo frequent, zo ad hoc, met zoveel mensen tegelijk en dan ook nog zo lang? Ik denk het niet. Vergaderfuncties Er zijn verschillende redenen om met elkaar te vergaderen. We willen geïnformeerd worden maar ook zelf informatie delen. We willen meepraten en meedenken over voor ons belangrijke punten, en we willen graag invloed uitoefenen op belangrijke besluiten. Toch voelt iedereen van ons zich bij bepaalde punten meer betrokken dan bij andere. Dat is ook zichtbaar tijdens een vergadering. Waar de een op het puntje van zijn stoel zit, zit de ander ondertussen e-mailtjes te lezen of te sms’en. Waarom moeten we dan toch overal over meepraten en over meebeslissen? Niet leuk, weinig doelgericht en inefficient. Leuker is het om alleen te vergaderen over thema’s waar je je betrokken bij voelt. Ook het bevorderen van het teamgevoel wordt wel genoemd als functie van een vergadering. Teamleden die elkaar weinig zien ervaren het overleg als een moment van even bijkletsen. Dit kan een vergadering maOVERLEGVORMEN Bijkletsen: is eigenlijk geen vergadering dus informeel inplannen tijdens de koffie-/ lunchpauze. Intervisie: specifieke ervaringen uitdiepen in kleine groep. Brainstormen: levendige werkvorm kiezen zoals in groepjes met post-its en stickers. Informatieoverdracht: digitale nieuwsbrief en/of vragenhalfuurtje. Informeel overleg: ad-hocprobleempjes oplossen. Overleg in subgroepen: over specifieke thema’s. Telefonisch groepsoverleg of videoconference: voor kort overleg met kleine groep. Gezamenlijk vergaderen: alleen over punten die iedereen aangaat! ken tot een gezellige bijeenkomst met koekjes en veel gelach. Leuk natuurlijk, maar ook weer weinig doelgericht en inefficiënt. Leuker is het dan om regelmatig samen te lunchen of koffie te drinken. Wat kunnen we nu doen om de vergadercultuur te doorbreken en doelgerichter en efficiënter te overleggen? Laten we beginnen met het opstellen van een team- en vergaderplan en dan kijken naar de structuur van agendapunten. Vergaderplan We hebben bijna overal jaarplannen voor. Strategische plannen voor de hele organisatie, afdelingsplannen voor de afdeling en persoonlijke ontwikkelplannen voor de medewerkers. Wat vaak ontbreekt is een teamplan en een overlegplan. Neem eenmaal per jaar de tijd om met het team een teamplan en vergaderplan te maken. Allereerst brainstorm je met elkaar over wat het team wil bereiken in het komende jaar: wat zijn de verbeterpunten wat betreft de manier van werken en de samenwerking, wat dragen wij bij aan de strategische doelen en afdelingsdoelen en welke prioriteiten halen we hier uit? Doe dit op een levendige manier door te werken in kleine groepjes, en gebruik post-its om de belangrijkste punten op te schrijven. Vervolgens geeft iedereen met stickertjes aan wat de prioriteiten zijn. Zo definieer je met elkaar de doelen van het team. Als je weet welke doelen je met het team wilt bereiken maak je op basis hiervan met elkaar een actieplan en verdeel je de taken. Dit actieplan is een goede leidraad voor het vergaderplan van het team: wie overlegt met wie en wanneer en hoe communiceer je adviezen en besluiten aan de 14 MAART 2012 MANAGEMENT SUPPORT Pagina 13

Pagina 15

Heeft u een weekblad, invender of elesmateriaal? Gebruik Online Touch: verenigingsblad naar een digitale publicatie converteren.

MSM0312 Lees publicatie 14Home