VERGADEREN VERGADERTIPS • Met elkaar vergaderregels opstellen. • Agenda en stukken zijn op tijd. • Per agendapunt is helder wat het doel is en hoeveel tijd daarvoor gepland staan. • De beste voorzitter zit voor. • De vergadering goed voorbereiden: stukken lezen en oplossingen voorbereiden. • Op tijd beginnen. • Telefoons en iPads uit. • Geen uitgebreide monologen, herhalingen, onderlinge tweegesprekjes, zijstraatjes etc. accepteren of je nu deelnemer, notulist of voorzitter bent. • Naar je collega’s luisteren en doorvragen. • Niet herhalen wat al gezegd is. • Niets zeggen als het niets toevoegt. • Discussies stoppen over al genomen besluiten. • Discussies stoppen op basis van onvolledige informatie. • Specifieke agendapunten delegeren aan een betrokken klein groepje. • Alleen met iedereen vergaderen als de punten ook voor iedereen van belang zijn. • De rondvraag en wvttk van de agenda verwijderen. • Een procedure afspreken als het team binnen de tijd niet tot een besluit komt. • Niet later eindigen dan de afgesproken tijd. • De actielijst binnen 24 uur na de vergadering verspreiden. • acties op tijd uitvoeren en elkaar aanspreken als dat niet zo is. andere teamleden? In dit systeem overleg je dus niet op vaste tijden met het hele team, maar verdeel je belangrijke thema’s over de teamleden die dit thema uitwerken. Je hoeft je dan niet overal in te verdiepen maar geeft de verantwoordelijkheid aan een afvaardiging uit het team. Vergaderingen vinden dan vooral plaats in kleine subgroepjes. Een gezamenlijk teamoverleg is dan alleen nog nodig als het hele team gehoord moet worden of een besluit moet nemen. Het team doet dat op basis van goed voorbereide informatie en voorstellen van collega’s die dat thema onder hun hoede hebben. Wat overblijft is het tussendoor geïnformeerd worden over belangrijke besluiten en ontwikkelingen binnen de organisatie, de afdeling en het team. Veel van deze informatie kan via een kort en krachtige digitale nieuwsbrief. Voor informatie die meer toelichting vereist en meer vragen oproept, kun je korte (lunch)bijeenkomsten plannen van maximaal een halfuur. Niet om dat punt ter discussie te stellen, maar vooral om vragen te stellen. Voor alle ad-hocprobleempjes geldt: gewoon oplossen via informeel overleg. Alleen als het echt nodig is, het hele team hierbij betrekken. Maar dan wel op een gestructureerde manier. Vergaderpunten Is een vergadering echt nodig, voorkom dan dat deze rommelig en langdradig verloopt. MANAGEMENT SUPPORT MAART 2012 Een goede voorbereiding en een strakke leiding helpen dit te verbeteren. Het is vooral van belang om het doel per agendapunt en de tijd per punt duidelijk te hebben. In grote lijnen onderscheiden we drie soorten fasen per agendapunt: 1. Meedelen 2. Meepraten 3. Meebeslissen 1. Meedelen Hierbij gaat het om informatie delen die van belang is. Dit zijn meestal punten die al besloten zijn door het managementteam of de directie. Het doel is dat iedereen hetzelfde beeld krijgt van het besluit en de consequenties ervan. We noemen dat Beeldvorming. Omdat het punt al besloten is heeft discussie hierover geen enkele zin. Wel is het van belang dat er ruimte is voor het stellen van vragen, met name om helder te krijgen wat dit besluit voor het team betekent. 2. Meepraten Bij meepraatpunten gaat het om het formuleren van advies. Dit zijn punten waar het team geen besluit over mag nemen maar wel over gehoord wordt. Om mee te kunnen praten moet het team eerst goed geïnformeerd worden over dat punt en een goed beeld krijgen van het probleem of het idee. Dus ook hier eerst werken aan volledige Beeldvorming door mondeling en/of schriftelijk informatie te geven en ruimte te bieden voor vragen ter verduidelijking. Daarna is er ruimte voor discussie en het formuleren van een advies met argumentatie. Dit laatste noemen we Oordeelsvorming. 3. Meebeslissen Bij meebeslispunten werkt het team toe naar een besluit. Om een besluit te kunnen nemen is volledige Beeldvorming weer van belang en een discussie om te komen tot Oordeelsvorming. Daarna vindt pas de Besluitvorming plaats. Wil het team een besluit nemen op basis van consensus, dan kan dit heel lang duren. Het is handig om af te spreken binnen hoeveel tijd een besluit genomen moet worden en hoe de knoop uiteindelijk wordt doorgehakt als de teamleden het niet met elkaar eens worden. Gaan we stemmen of hakt de leidinggevende de knoop door? Door deze drie fasen strak te hanteren voorkom je herhaling van zetten. Blijkt bijvoorbeeld uit een discussie dat de deelnemers nog onvoldoende zijn geïnformeerd, stop dan de discussie en zorg eerst voor volledige informatie. Dit kan zowel door een deelnemer van de vergadering als door de voorzitter geconstateerd worden. Voorkom ook dat een discussie na het nemen van een besluit opnieuw oplaait. Dat is alleen zinvol als nieuwe informatie beschikbaar komt. Vergaderen wordt weer leuk als je de oude vergadercultuur doorbreekt, of je nu voorzitter, deelnemer of notulist bent! < WEETJE Efficiënt vergaderen doe je tussen drie en vijf uur. Dan is het percentage testosteron in het bloed het laagst en dat is goed voor de verbale vaardigheden, blijkt uit onderzoek van de Universiteit van Leeds. Volgens vergaderdeskundige Wilbert van Vree is ook de tweede helft van de ochtend prima: er is dan een ‘natuurlijke eindtijd; iedereen wil na anderhalf of twee uur vergaderen lunchen of naar huis. 15 Pagina 14
Pagina 16Interactieve digi-boek, deze gids of onderwijsmagazine is levensecht online geplaatst met Online Touch en bied het van pdf naar digitaal converteren van online rapporten.
MSM0312 Lees publicatie 14Home