FINANCIELE ZAKEN Het geldkistje en het kasboek Het veilig beheren van de afdelingskas Het geldkistje van de afdeling met bijbehorend kasboekje: achterhaald en ouderwets? Geen sprake van. Veel bedrijven hebben een afdelingskas en de reden daarvoor is eigenlijk heel eenvoudig: de Belastingdienst. Die vraagt immers van organisaties hun administratie zó in te richten, dat btw-bedragen duidelijk zijn. Dat geldt ook voor de afdelingskas, voor de aanschaf van kleine dingen die niet op rekening gaan. En het beheer? Dat ligt meestal bij de managementassistent of de secretaresse van de afdeling. Tekst Leonore Pulleman Het bijhouden van de afdelingskas is vaak een lastige bijkomende activiteit. Toch is het een hele verantwoordelijkheid om de kleinere uitgaven van de organisatie te beheren. De meeste kasbeheerders bergen het geld op in een geldkist of kluisje met meerdere vakken voor het papier- en muntgeld. De kas kan op slot, of wordt in een afsluitbare kluis gezet. Het is belangrijk vast te leggen welke bedragen er uit de kas betaald mogen worden en wie de aankopen mag doen. Aan wie mag de pinpas meegegeven worden en wat is het bedrag dat mag worden uitgegeven? Je schrijft de aankoop in het kasboek, dat kan een eenvoudig schriftje zijn, maar een digitaal formulier in Excel of een ander spreadsheetprogramma is meer van deze tijd. Een goed beheer betekent: het direct noteren van de aankopen, zodat geen ongewenst kasverschil ontstaat. Trap niet in de ‘dat-doe-ik-straks-wel-valkuil’. Voor je het weet, weet je niet meer om welke aankoop het ging. En zo moeilijk is het bijhouden van een kasboek niet, zéker niet als je onderstaand voorbeeld gebruikt. Zo ga je regel voor regel verder en elke maand begin je bijvoorbeeld op een nieuwe bladzijde. Vergeet trouwens niet bij een aankoop voor de afdeling - hoe klein ook - een bonnetje of factuur met vermelding van de btw te vragen. De bonnen en facturen zijn het bewijs, die bewaar je goed. Jaar 2012 Beginsaldo € 50,Nummer 2012/1 2012/2 Datum 2 januari 13 januari Omschrijving Postzegels Bloemen Mieke Ontvangsten Uitgaven zonder btw BTW 10 1,19 11,95 Saldo 38,81 2,28 TIP: Een afdelingspas met bankrekening en pinpas behoeven weinig administratie. Bovendien is er dan geen contant geld op kantoor aanwezig. Maar daar moet je wel goede afspraken over maken, denk alleen maar aan het gebruik van de pincode. (Ineke Lint, secretaresse bij Service2Office) UITGANGSPUNTEN Op de site van de belastingdienst zijn de volgende - overigens niet wettelijk vastgelegde - voorwaarden geformuleerd waaraan een goede kasadministratie moet voldoen: • alle contante financiële handelingen dienen te worden geboekt; • de boekingen dienen regelmatig en op de juiste datum plaats te vinden; • de kasadministratie dient regelmatig te worden ‘afgesloten’ (= bepalen van het administratieve kassaldo); • de boekingen van met name de uitgaven moeten worden gedekt door bescheiden; • ontvangen cheques en ideal-betalingen vallen in principe niet onder de kasadministratie. 18 MAART 2012 MANAGEMENT SUPPORT Pagina 17
Pagina 19Interactieve e-jaarverslag, deze reclamefolder of editie is levensecht online geplaatst met Online Touch en bied het digitaal maken van ePDF's.
MSM0312 Lees publicatie 14Home