FINANCIELE ZAKEN DE AANPAK VAN JOLANDA Jolanda van Lente, Business Manager bij Lee Hecht Harrison: ‘Onze kas is een ING-rekening, waar wij af en toe wat geld van opnemen voor in het geldkistje. Ik ben degene die dit kistje beheert, maar we hebben weinig uitgaven. Af en toe voeg ik wat bonnetjes toe van aankopen bij de bakker, of bijvoorbeeld van een gloeilamp. Het geld gaat uit het kistje en het bonnetje erin’, vertelt Jolanda. Noteert ze alle aankopen dan niet meteen? ‘Nee, dat doe ik achteraf. Hooguit één keer per kwartaal kijk ik na of het geld en de bonnen uit de kas en de rekening overeen komen. Daarna maak ik een declaratie bij de bonnetjes en stuur alles naar het hoofdkantoor. Bij het hoofdkantoor storten ze het bedrag dan weer op onze ING-rekening voor de kas.’ Kost het je veel tijd? ‘Nee hoor en het is best leuk om te doen. Ongeveer vier keer per jaar werk ik de kas bij. Het kasbedrag groeit niet, gaat niet in de min en klopt altijd. En zo hoort het ook!’ Sommige bedrijven werken met formulieren. Iemand die iets wil kopen vanuit de afdelingskas, vult een formulier in, eventueel ondertekend door de leidinggevende. Op het formulier staat om welke aankoop het gaat en jij - als kasbeheerder - noteert welk bedrag je meegeeft zodat je na afloop kunt controleren of je het juiste wisselgeld terugontvangt. Qua noteren en het bewaren van de bon geldt weer dezelfde kasboekprocedure. Veilig alternatief Een veiliger alternatief voor het rondlopen met geldbedragen of pinpassen is betalen met een prepaid creditcard. Dit is sinds kort mogelijk. Het beginsaldo is het prepaidbedrag dat op de kaart gestort wordt. Deze methode werkt hetzelfde als een prepaid mobieltje met dit verschil dat je de prepaid creditcard ook voor hotelboekingen of autoverhuur kunt gebruiken. Het enige dat qua kasbeheer verandert is de kluis met geld. Groot voordeel: je kunt HANDIGE LINKS Het Nationaal Instituut voor Budgetvoorlichting (Nibud) is een onafhankelijke stichting die informeert en adviseert over financiën van huishoudens: www.nibud.nl/omgaan-met-geld/overzicht-houden/kasboek.html. Website Nederlandse Belastingdienst: www.belastingdienst.nl/ zakelijk/ondernemen_administratie/ondernemen_administratie-03.html#P53_5523. Uitleg Belastingdienst Curacao: http://www.belastingdienst.an/ Ondernemers/Ondernemers/een_administratie_opzetten.htm Artikel uit Administratie: http://financieel.infonu.nl/ administratie/46290-tips-voor-een-goed-kasboek.html. Lezen Boekhouden voor Dummies Auteur: Marco Steenwinkel Uitgever: Pearson Education Benelux Prijs: 20,95 nooit een groter bedrag kwijtraken dan het prepaidbedrag van de kaart. Het is mogelijk om er kleine bedragen op te zetten, die je aanvult als het saldo bijna op is. Het bijhouden van een (al dan niet digitaal) kasboek en het bewaren van de bonnen blijft natuurlijk hetzelfde. Er zijn verschillende soorten prepaid creditcards. Deze hebben niet allemaal de vorm van een card. Er zijn ook virtuele versies verkrijgbaar. In dat geval ontvang je een code in plaats van een kaart. 3V Cash van Visa-card® is zo’n virtuele variant. Deze bestaat uit een zestiencijferig nummer, een veiligheidscode en een vervaldatum. Met dit nummer kun je online aankopen doen, terwijl er geen vertrouwelijke, financiële gegevens van jou(w bedrijf) bekend kunnen worden. Er zijn prepaidbedragen van 20, 30, 50, 75, 100 en 150 euro mogelijk. De MEDIUS Prepaid MasterCard® is ook een oplaadbare creditcard. Dus ook met deze plastic kaart kun je nooit méér opnemen dan het bedrag dat is opgeladen. Qua uiterlijk wijkt deze kaart niet af van de gewone MasterCard. Er zijn verschillende methodes om geld over te maken naar de prepaid card en elke hoofd-card kan uitgebreid worden met drie partnerkaarten. Naar zo’n subcard kan snel en veilig geld worden overgemaakt, bijvoorbeeld naar een werknemer die in het buitenland verblijft. Een derde mogelijkheid is de Mywirecard MasterCard, die zowel in virtuele als in plastic vorm kan worden besteld. Met deze kaart kun je overal betalen waar MasterCard wordt geaccepteerd. < MANAGEMENT SUPPORT MAART 2012 19 Pagina 18

Pagina 20

Heeft u een spaarprogramma, z-mags of web onderwijs catalogussen? Gebruik Online Touch: onderzoeksrapport digitaal op uw website plaatsen.

MSM0312 Lees publicatie 14Home