PLANNEN Improviseren Laat los die planning We doen het allemaal: plannen. Dat geeft ons houvast, duidelijkheid en structuur zodat iedereen weet waar hij aan toe is. Een agenda voor een vergadering geeft structuur, een jaarplanning geeft overzicht en een prioriteitenlijstje geeft rust. Maar plannen beperkt ook. Het gaan ten koste van de flexibiliteit en vaak ben je er onnodig lang mee bezig; je besteedt er soms zelfs meer tijd aan dan aan de uitvoering. Tóch hoef je niet alles te plannen. Je kunt de dingen ook wel eens gewoon gaan dóen. Improviseren noemen we dat, en dat heeft zo z’n voordelen. nog een keer kort samengevat. Soms is het zelfs niet eens nodig dat mensen bij elkaar gaan zitten. Beslissingen kunnen ook genomen worden als iedereen per mail akkoord geeft. Zo zie je dat je aan een minimale planning genoeg hebt. Scheelt je zeeën van tijd. Plannen of voorbereiden Tekst Gijs van Bilsen* Bij het maken van een planning komt nogal wat kijken. Je moet van tevoren al de beschikking hebben over alle relevante informatie: plan je een vergadering, dan moet je weten wie er zijn, welke onderwerpen besproken gaan worden en hoeveel tijd iedereen heeft. Denk je dat je alles rond hebt, zeggen er weer mensen af of er worden last minute nog een paar onderwerpen aan de agenda toegevoegd waardoor alsnog geïmproviseerd moet worden. Daar gaat je planning! Als je voortaan slechts het hoognodige plant en de rest loslaat, gaat er minder van je kostbare tijd verloren. Bekijk eens welke dingen echt noodzakelijk zijn en welke dingen je alleen maar plant omdat het zo hoort. Als we bij het voorbeeld van een vergadering blijven, is het alleen noodzakelijk dat de juiste mensen bij elkaar zitten. Een agenda, uitgeschreven notulen van de vorige vergadering en andere stukken die toch niemand leest, zijn vaak niet eens noodzakelijk. De vergaderaars weten toch wel waar ze het over willen hebben; je hebt eigenlijk niet eens een agenda nodig en in plaats van uitgebreide notulen is een besluiten- en actiepuntenlijst genoeg. Als iedereen tijdens de vergadering dan ook nog z’n eigen actiepunten bijhoudt, hoef je die ook niet meer te versturen. De meeste besproken punten worden tijdens de vergadering toch 20 Een tweede stap is om helemaal niet meer te plannen, maar alleen nog maar voor te bereiden. Er zit namelijk een subtiel verschil tussen plannen en voorbereiden. Het verschil is dat je, wanneer je iets plant, je iets vastzet. Terwijl je, wanneer je iets voorbereidt, jezelf juist ruimte geeft om op het moment zelf te beslissen wat je doet. Plan je een vergadering of ander evenement waar alles anders kan lopen dan verwacht, maak dan ook ruimte voor de verschillende situaties die zich voor kunnen doen. Maak je geen planning maar bereid je alleen voor, dan gebruik je de voorbereiding om ter plekke het juiste te doen. Voorbereiden doe je door te zorgen dat je de juiste informatie paraat hebt. Waar je die informatie vandaan haalt, verschilt ten opzichte van plannen. De informatie waarmee je je voorbereidt is vaak heel algemeen: het zijn de kennis en de vaardigheden die je toch al hebt. Werk je al langer bij een bedrijf, dan weet je vaak al hoe bijeenkomsten verlopen. Die hoef je helemaal niet meer te plannen. Loopt alles dan toch anders dan verwacht? Daar kun je op inspelen door te improviseren. Daar hoef je niet wakker van te liggen. Een geslaagde improvisatie valt of staat met: • ervaring • andere mensen • de situatie • oefening • zelfvertrouwen MAART 2012 MANAGEMENT SUPPORT Pagina 19
Pagina 21Interactieve digi krant, deze nieuwsbrief of handleiding is levensecht online geplaatst met Online Touch en bied het digitaal bladerbaar op uw website plaatsen van online PDF-en.
MSM0312 Lees publicatie 14Home