TAALKWESTIES Waarom moeilijk doen als het makkelijk kan? Begrijpelijke brieven schrijven Gelukkig worden de brieven van de overheid en andere instanties de laatste jaren steeds makkelijker. Maar toch kom je nog regelmatig exemplaren tegen die nauwelijks te begrijpen zijn. Waar komt die moeilijke taal vandaan? En hoe kom je ervan af? Tekst Marlies Wopereis Eva is secretaresse op de afdeling Sociale Zaken van een middelgrote gemeente. Een van haar taken is het nakijken en versturen van de brieven van haar baas. Vaak zijn dit brieven aan bewoners van de gemeente. De inhoud ervan staat vast. Eva is een kei in spelling, dus de brieven die zij verstuurt, zien er pico bello uit. Toch heeft ze er niet altijd een goed gevoel over. Het taalgebruik van haar baas is namelijk wel erg ingewikkeld. Als zij het al niet snapt, hoe zit het dan met de bewoners? Misschien herken je het verhaal van Eva. Of misschien ook niet. Maar feit is dat veel organisaties nog steeds brieven versturen die de lezers maar moeilijk kunnen begrijpen. Weliswaar overkomt het me minder vaak dan vroeger, maar toch lees ik nog geregeld zinnen als: De zelfstandige verplaatsingsmogelijkheid bedraagt, ook met het gebruik van een loophulpmiddel, dan wel een handbewogen rolstoel of een (driewiel)fiets, minder dan vijfhonderd meter. En: Bij de prolongatiebescheiden ontvangt u eveneens het naverrekeningsformulier voor de definitieve naverrekening van de premie over 2011 en het vaststellen van de voorschotpremie 2012. Waarom gebruiken organisaties deze moeilijke taal? Welke gevolgen heeft dat? En wat kun je er als secretaresse aan doen? Die vragen probeer ik in dit artikel te beantwoorden. Het nut van moeilijke taal Organisaties kunnen verschillende redenen hebben om moeilijke taal te gebruiken. Ten eerste kan het een kwestie zijn van status: de schrijvers denken dat ze serieuzer overkomen als ze formele en ingewikkelde woorden gebruiken. Ten tweede speelt de macht van de gewoonte soms een rol: de brieven worden al jaren op dezelfde manier geschreven en er is geen tijd om het anders te gaan doen. Ten derde is het niet altijd makkelijk om iets eenvoudig uit te leggen. Soms moet de schrijver verwijzen naar wetsartikelen of polisvoorwaarden en die zijn meestal opgesteld in juridische taal. Het kopiëren van deze passages gaat een stuk sneller dan het maken van een vertaalslag. En zeker als het om een vervelende boodschap gaat, kan het heel prettig zijn om deze niet zo concreet en helder op te schrijven. Versluierende taal lijkt dan een oplossing. 24 Tot slot hebben schrijvers soms helemaal niet door dat ze moeilijke taal gebruiken. Als je zelf midden in de materie zit en het jargon door en door kent, verlies je al gauw het zicht op de lezer: wat begrijpt die wel en wat niet? Daarvoor heb je iemand nodig die je een spiegel voorhoudt. De gevolgen voor de organisatie Als je naar de redenen hierboven kijkt, valt één ding op: het zijn allemaal redenen waarin de schrijver centraal staat. Deze schrijver kiest voor moeilijke taal, omdat dat voor hém makkelijker, sneller en vertrouwder is. Maar hoe voelt het voor de lezer als hij een brief ontvangt die hij niet begrijpt? Krijgt hij daardoor echt een betere indruk van de organisatie? Accepteert hij een vervelende boodschap eerder als die versluierd wordt door juridische volzinnen? En voelt hij zich werkelijk serieus genomen? Nee dus! Moeilijke brieven hebben vaak meer gevolgen voor de organisatie dan je denkt: niet alleen krijgt de klantenservice meer vragen te beantwoorden, maar ook het imago van de organisatie lijdt eronder. Want formele brieven scheppen een grote afstand en geven de klant of burger de indruk dat hij te maken heeft met een logge, bureaucratische kolos. Een kolos die niet meer past in deze tijd. Maar wat moet jij hier als secretaresse nu mee? Misschien zie je best, net als Eva, dat de brieven van jouw baas niet erg helder zijn. Maar mag je er dan wat van zeggen? Uit naam van de lezer vind ik van wel. Misschien is je baas zich helemaal niet zo bewust van zijn taalgebruik en wil hij daar best wat aan doen. Of misschien vindt hij schrijven gewoon moeilijk. In dat geval kun jij hem natuurlijk helpen. Hoe? Hieronder enkele tips. 1. Zorg dat je de brief eerst zelf goed begrijpt Het is onmogelijk om een tekst goed te herschrijven als je zelf niet helemaal snapt wat er staat. Vraag daarom eerst aan je baas of een collega om je mondeling uit te leggen waar het precies om gaat. Als mensen praten, gebruiken ze nooit zo veel moeilijke woorden als wanneer ze schrijven. Bovendien heb je de kans om vragen te stellen. Verplaats je daarbij steeds in de beoogde lezers van de brief: uit hun naam kun je veel ‘dommere’ vragen stellen dan je uit jezelf misschien durft. 2. Verbeter de opbouw van de brief Om een tekst makkelijk te kunnen bevatten heeft de lezer grip nodig: hij moet het verhaal goed kunnen volgen, de belangrijkste MAART 2012 MANAGEMENT SUPPORT Pagina 23
Pagina 25Scoor meer met een web winkel in uw flyers. Velen gingen u voor en publiceerden boeken online.
MSM0312 Lees publicatie 14Home