TAALKWESTIES boodschap er snel uit kunnen halen en op een rijtje kunnen zetten wat de argumenten zijn. Dit kan alleen als de brief een heldere opbouw heeft. Om dit te checken kun je het volgende vragenlijstje gebruiken: - Begint de brief met de aanleiding? - Staat de belangrijkste boodschap (na de aanleiding) bovenaan? - Is de uitleg logisch geordend, bijvoorbeeld stapsgewijs of per argument? - Is de structuur helder aangegeven door alinea’s, kopjes en opsommingen? - Komt duidelijk naar voren wat de lezer kan of moet doen? - Eindigt de brief met de mogelijkheid om contact op te nemen? 3. Maak lange zinnen korter Een belangrijke reden waarom bijvoorbeeld juridische passages zo moeilijk leesbaar zijn, is de zinslengte. Lange zinnen met veel komma’s en bijzinnen, maken het moeilijk om de essentie eruit te halen. Wat je eraan kunt doen, hangt af van de oorzaak: is de zin te lang doordat er te veel informatie in staat? Splits hem dan in meerdere korte zinnen en zorg dat elke zin één of hooguit twee boodschappen bevat. Dat kan goed bij de volgende zin: Wij hebben uw brief van 3 februari 2012 ontvangen, waarin u in beroep gaat tegen onze beschikking van 27 januari 2012, waarin wij uw verzoek om kwijtschelding hebben afgewezen, omdat u niet aan de criteria voldoet. Veel makkelijker is: Wij hebben uw brief van 3 februari 2012 ontvangen. Hierin gaat u in beroep tegen onze beschikking van 27 januari 2012. In deze beschikking hebben wij uw verzoek om kwijtschelding afgewezen. De reden hiervoor is dat u niet aan de criteria voldoet. Is de zin te lang doordat er overbodige woorden in staan? Schrap die woorden dan. Zo kun je een zin als Het is een feit dat de werkloosheid toeneemt, heel goed inkorten tot De werkloosheid neemt toe. En de zin Ik wil u er graag op wijzen dat u altijd uw paspoort moet laten zien wordt alleen maar sterker als je schrijft: Neem altijd uw paspoort mee. 4. Kies eenvoudige zinsconstructies Naast de zinslengte is ook de zinsformulering van belang. Ongemerkt komen er in schrijftaal soms lastige constructies tevoorschijn: Ingevolge de voor alle overheden geldende Algemene wet bestuursrecht dient binnen acht weken na ontvangst van de aanvraag een beslissing op uw aanvraag genomen te worden. Dat kan natuurlijk veel eenvoudiger: Na de ontvangst van uw aanvraag moeten wij binnen acht weken een beslissing nemen. Dat bepaalt de Algemene wet bestuursrecht, die voor alle overheden geldt. Je ziet dat deze laatste zin niet alleen makkelijker is, maar ook persoonlijker overkomt. Dat komt doordat de passieve conMANAGEMENT SUPPORT MAART 2012 25 structie (dient genomen te worden) vervangen is door een actieve constructie (wij moeten nemen). Daarnaast heb ik het eerste zinsdeel naar de volgende zin verplaatst en uit elkaar getrokken. Hierdoor komt de belangrijkste informatie duidelijker naar voren en staat bij elkaar wat bij elkaar hoort. 5. Gebruik gangbare woorden Mijn laatste tip ligt misschien wel het meest voor de hand: ‘vertaal’ alle moeilijke woorden in de brief in woorden die je normaal ook gebruikt. Judith Winterkamp heeft in dit blad al eens een lijst gepubliceerd met verouderde woorden en hun eigentijdse varianten. Maar je kunt die varianten ook heel makkelijk zelf bedenken. Je weet immers best dat indien hetzelfde betekent als als, b lijkens hetzelfde als volgens en dientengevolge hetzelfde als daardoor. En weet je het niet, gebruik dan het woordenboek. Tot slot Moeilijke brieven makkelijk maken is een kunst die je leert door het heel vaak te doen. Oefen dus eens op een rustig moment met brieven die niet direct de deur uit moeten. En laat ze lezen door mensen die niets van het onderwerp afweten. Zij zijn je belangrijkste graadmeters. Namens alle lezers alvast hartelijk bedankt! < Advertentie Pagina 24
Pagina 26Interactieve ejaarverslag, deze publicatie of onderwijscatalogus is levensecht online geplaatst met Online Touch en bied het online bladerbaar maken van digitale magazines.
MSM0312 Lees publicatie 14Home