VREEMDETALENTIPS Skypevergaderen over de grens We krijgen steeds vaker te maken met virtuele teams, waarin we intensief samenwerken zonder elkaar daadwerkelijk te ontmoeten. Naast telefoon en e-mail zijn Skype (al dan niet met videofunctie), PowerPointpresentaties op afstand en samenwerkingssites zoals bijvoorbeel Sharepoint, voor internationale professionals een tweede natuur aan het worden. In deze aflevering pakken we een van die nieuwe tools bij de horens: we gaan Skypevergaderen over de grens. Tekst Sander Schroevers Een goede internationale Skypevergadering organiseren is niet moeilijker dan een gewone vergadering voorbereiden, maar door de techniek en het interculturele aspect wel anders natuurlijk. Daarnaast is het handig wanneer je de technische termen in het Frans, Duits, Engels en Spaans een beetje onder de knie hebt. Want ga maar eens na hoeveel zinnen je anders nodig hebt om iemand uit te leggen dat je een geluidsprobleem met je headset hebt of dat je je scherm graag wilt delen. Wat kan Skype? Skype biedt de mogelijkheid om met maximaal vijfentwintig deelnemers gratis telefonisch te vergaderen. Tegen betaling kunnen ook mobiele telefoons of landlijnen deelnemen. Verder kan er ook per video vergaderd worden (zogenaamd ‘groepsvideobellen’), mits één gespreksdeelnemer tenminste een specifiek abonnement heeft. Wereldwijd zijn er momenteel zo’n zeshonderd miljoen Skypegebruikers. Dus voor je het weet moet je opeens met mensen over Skype kunnen communiceren op een voor hen begrijpelijke manier. Waarom dan nog chatten? Wie in een normale vergadering notuleert zal soms een vraag stellen door een subtiel signaal, of door een hand omhoog te steken, maar bij Skypen werkt zoiets niet. Vandaar de zogenaamde ‘Verstuur chatbericht’-functie, waar je je vraag in kunt typen. Maar pas op: zodra je de Return-toets indrukt, wordt je tekst direct geplaatst, en is dus zichtbaar voor alle deelnemers. Vooral als iemand geen (werkende) microfoon heeft (iets wat ik vaker meemaak dan me lief is) biedt de chatfunctie redding. In die zin dat de voorzitter dan een bijdrage kan voorlezen namens die ‘stomme’ vergaderaar. Chatberichten hebben trouwens geen nadelige invloed op de kwaliteit van je Audioverbinding. En weet je dat je gedurende een vergadering, ook alleen met door jou geselecteerde deelnemers kunt chatten? Zo kun je onderling informatie delen, zonder dat de andere partij daar iets van ziet. Wat het secretariële werk daarnaast makkelijk maakt, is dat je chatberichten gewoon kunt kopiëren en opslaan. Daar kun je bij het uitwerken van de notulen baat bij hebben. Geluidsopname in plaats van verslag Skype heeft een vrij actieve cirkel van derde partijen: bedrijven die allerlei te integreren programmatuur aanbieden, bijvoorbeeld het MANAGEMENT SUPPORT MAART 2012 TIPS • Maak vooraf een lijstje met specifieke uitdrukkingen in de werktaal. • Houd rekening met tijdzones of zomertijd (zie: www.dateandtime.com). • Bij een groot aantal deelnemers is het handig om een aparte moderator naast de voorzitter te hebben. • Noteer altijd enkele korte maar essentiële techniektips voor Skype bovenaan de agenda. • Kopieer vanaf het begin de agenda in de tekstchatbalk van Skype. • Bij gebrek aan oogcontact is het verstandig dat iedereen zich telkens kort voorstelt op het moment van spreken, tenzij men natuurlijk elkaars stemmen herkent. • Hoewel er bij virtueel vergaderen gemiddeld minder afmeldingen zijn, schijnen veel mensen een Skypevergadering wel makkelijker te vergeten. • Onderzoek van het gerenommeerde INSEAD toonde aan dat de videofunctie met name mannen schijnt af te leiden tijdens vergaderingen. prima programma Pamela om Skypevergaderingen op te nemen. Hiermee kun je vrij eenvoudig opnames als MP3-bestand aan alle betrokkenen sturen. Hoewel virtueel samenwerken een beroep doet op nieuwe vaardigheden, is het prima te leren. Gewoon oefenen in een veilige omgeving en stap voor stap ervaring en zelfvertrouwen opdoen. Wie eenmaal de voordelen en extra functionaliteiten van virtueel vergaderen heeft ontdekt, zal het vaak inzetten. Specifieke technische termen Aangezien maar weinig landen het Nederlands als officiële taal voeren, is de kans groot dat je werktaal Engels is, of misschien zelfs Duits, Frans of Spaans. Nu tref je specifieke (technische) termen maar zelden aan in een woordenboek. Daarom heb ik een tabel gemaakt. Daarin staan de juiste technische termen voor Skypevergaderingen in vier moderne talen. Je vindt de tabel op managementsupport.nl onder bonuscode 0302. < 27 Pagina 26
Pagina 28Scoor meer met een webwinkel in uw catalogussen. Velen gingen u voor en publiceerden catalogussen online.
MSM0312 Lees publicatie 14Home