ORGANISEREN Digitaal vergaderverzoek aan externen Handig, snel en tóch representatief Het is vaak, zo niet altijd, de taak van een secretaresse om vergaderingen voor te bereiden. Daar hoort ook het uitnodigen van deelnemers bij. Geen punt als die binnen hetzelfde bedrijf werken, maar hoe doe je dat op een snelle, overzichtelijke en vooral representatieve manier als je ook externe relaties wilt uitnodigen? Tekst Michiel Heemskerk De agenda’s naast elkaar leggen gaat tegenwoordig heel wat makkelijker dan vroeger, waar de beheerders van die agenda’s daadwerkelijk ter plekke moesten zijn om tijd en datum te prikken. Wie gezegend is met een recente versie van Microsoft Outlook zal de Agendafunctie ‘Nieuw vergaderverzoek’ met plezier gebruiken. Je plant een vergadering in, selecteert genodigden uit je adresboek en voegt desgewenst nog wat tekst toe. soft zelf), en de machine komt knarsend tot stilstand. De uitnodiging komt binnen, maar niet direct op een manier die we bijzonder professioneel zouden durven noemen. Automatisch bevestigen werkt in het geheel niet meer. De grote grap is dat een externe partij weer wél raad weet met de Outlookuitnodiging, namelijk het gratis Google. Wie een account heeft bij Google - bijvoorbeeld voor Google+ of Gmail - kan ook Google Agenda inschakelen. Komt de Outlookuitnodiging binnen in Gmail (de webversie) en wordt de uitnodiging geaccepteerd, dan neemt Google Agenda de uitnodiging netjes over. Google geeft daarvan echter geen bevestiging aan de ‘Outlookorganisator’. Schiet ook niet op. Genodigden krijgen per e-mail een uitnodiging die ze ook direct kunnen bevestigen en in hun eigen of een gedeelde agenda kunnen opnemen. Het is een soepel draaiende machine, met slechts één minpuntje: het werkt alleen feilloos binnen een netwerkomgeving (intranet) die is voorzien van dezelfde programmatuur, Microsoft Outlook. Stuur dezelfde uitnodiging naar een externe Outlookgebruiker, en de machine begint te haperen. De uitnodiging komt goed binnen bij de genodigde, en de bevestiging bij de organisator, maar diens Outlook zet de genodigde niet meer automatisch op ‘geaccepteerd’. Stuur dezelfde uitnodiging naar een ontvanger die gebruikmaakt van bijvoorbeeld het populaire Windows Live Mail (nota bene van Micro32 In de Cloud Outlook kunnen we bij deze schrappen, want: te platformafhankelijk. Wat dan? Eerst nog even verder met Google Agenda. Wie Google Agenda gebruikt - slim in de cloud, overal te benaderen - weet dat hij diverse agenda’s naast elkaar kan gebruiken: werk, privé, kat voeren, Pilates et cetera. Wat is erop tegen om een nieuwe agenda te maken? Juist, niets. Creëer aldus een nieuwe agenda in Google Agenda en noem deze bijvoorbeeld ‘Groepsafspraken’. Maak vervolgens een afspraak en deel deze met de genodigden. Deze krijgen een prachtig mailtje van Google met daarin de naam van de afspraak, de agenda, de datum MAART 2012 MANAGEMENT SUPPORT Pagina 31

Pagina 33

Interactieve web folder, deze clubblad of relatiemagazine is levensecht online geplaatst met Online Touch en bied het naar een digitale publicatie converteren van e-uitgaves.

MSM0312 Lees publicatie 14Home