ORGANISEREN ‘een gratis datumprikker’ aan. Klikken op ‘Nu aanmaken’ en door naar de volgende pagina. Datumprikker draait niet om de hete brei heen. Links in beeld direct ‘Hoe werkt het?’, met daarin in vier beknopte stappen het proces. 1. Afspraak: vul je naam, emailadres en de details van de afspraak in. 2. Data: selecteer een datum en klik op ‘Toevoegen’. Herhaal dit voor alle data die je wilt voorstellen. 3. Deelnemers: vul een naam en e-mailadres in en klik op ‘Toevoegen’. Herhaal dit voor alle personen die je wilt uitnodigen. 4. Versturen: sla de afspraak op en verstuur uitnodigingen via de link in de bevestigingsmail. en tijd en de locatie, waarnaast Google meteen een link naar het eigen Google Maps zet. Briljant! Reageren kan met ‘Ja’, ‘Misschien’, ‘Nee’ en ‘meer opties’, waarbij die laatste doorklikt naar een webpagina waar opmerkingen kunnen worden ingevoerd, en of je misschien gasten meeneemt. Doordacht! En dan: er zit ook nog een bestandje bij - invite.ics. Een dubbelklik opent dat bestand in tadáááá... Outlook Agenda! Geniaal! Kan er nu nog iemand beweren dat hij niet wist van de uitnodiging? Dat wordt lastig. En er is nog meer nieuws. Wie tegenwoordig een afspraak maakt in Google Agenda, kan ook kiezen voor Afspraakeenheden waarmee genodigden zelf weer afspraken kunnen maken binnen de afspraak (vullen van de agenda). Kan van pas komen. En vergeten we niet dat de hele Google-meuk ook draait op de smartphone (ja, ook iPhone)? Dit alles is dus ook gewoon benaderbaar via het mobieltje. Veel slimmer kunnen ze het niet maken. Nadelen? Zijn er ook. Alle informatie die aan Google wordt toevertrouwd, wordt eigendom van Google en inzichtelijk voor de Amerikaanse overheid. Meestal geen probleem, maar het moet gezegd. Daarnaast heeft misschien niet iedereen een Google-account. Maar goed, als je die één keer opent, heb je er alleen nog maar lol van. Google Agenda heeft als voordelen dat hij betrouwbaar is, en dat iedereen er met een browser mee kan werken. Via e-mail Een aangeboren afkeer van Google of gewoon geen zin om er externe relaties mee te belasten? Dan blijven de online services over die het allemaal via e-mail regelen, gratis en voor niets. We plukken datumprikker (www.datumprikker.nl) eruit om de werking te illustreren. Het is allemaal eenvoudig genoeg. Aangezien we geen lid zijn, maken we MANAGEMENT SUPPORT MAART 2012 Daar zit geen woord Spaans bij. Bij stap 1 valt meer in te vullen. Je kunt bijvoorbeeld het type afspraak wijzigen: ‘Datumprikker’ (één datum voor alle deelnemers), ‘Rooster’ (per datum één of meer deelnemers) en ‘Inschrijving’ (inventariseren van animo voor een nog ongedateerde afspraak). Ook kun je aangeven of je zelf beschikbaar bent op alle aangegeven data, of je via e-mail op de hoogte gehouden wilt worden bij reacties, of je de enige wilt zijn die kan zien wie hoe reageert, en of je een webadres wilt ontvangen waarop geïnteresseerden zich kunnen inschrijven. Dat laatste is natuurlijk vooral handig als je een bijeenkomst organiseert waarvoor je niet-specifieke personen uitnodigt, maar iedereen die wil, kan komen. Het webadres post je dan op de eigen website, in een forum, waar dan ook. Wij houden het even simpel: alleen genodigden. Bij stap 2 wederom geen geheimen. Datum en tijd van de afspraak, hoe lang de afspraak duurt, en indien deze herhaald moet worden, wanneer en hoe vaak. Stap 3 Wie moet er komen? Naam en e-mail gewenst. Stap 4 Verzenden en klaar? Nee. Er wordt een e-mail verstuurd naar het adres van de organisator en deze moet via een link de afspraak bevestigen om de uitnodigingen te versturen. En dán kan het feest beginnen. Wat op een vierstappenplan leek, blijkt meer te omvatten. Het aanklikken van de link opent weer een browservenster waarin wordt bevestigd dat de uitnodigingen met succes zijn 33 Pagina 32
Pagina 34Interactieve digitale studiegids, deze relatiemagazine of studiegids is levensecht online geplaatst met Online Touch en bied het digitaliseren van digi onderwijscatalogussen.
MSM0312 Lees publicatie 14Home