ORGANISEREN Het boeken van accommodaties Voetangels en klemmen Je kent het wel: je boekt een (vergader)accommodatie inclusief overnachting en catering voor een mooie prijs. Dan kan het gebeuren dat je er later in je argeloosheid tijdens de meeting iets bijboekt, niet wetende dat aan elke last minute opdracht een prijskaartje hangt. Dat zie je pas als de rekening op je bureau valt. Hoe kan dat nou en hoe berekenen accommodaties zoiets? En - ook niet onbelangrijk - hoe voorkom je de schrik van een gepeperde rekening? Wij gingen op pad en vroegen diverse aanbieders naar de voetangels en klemmen. Tekst Jacqueline Mahieu CASE: Nina heeft tot haar genoegen meer verantwoordelijkheden gekregen van haar leidinggevende. Zo mag ze onder andere een vergaderlocatie boeken voor de eerstvolgende aandeelhoudersvergadering. Nina verheugt zich erop dit klusje te klaren. Maar wanneer ze haar collega’s hierover vertelt, vliegen de waarschuwingen haar om de oren: weet Nina wel dat alle accommodaties je een poot proberen uit te draaien? Dat je voor een tweede rondje koffie en thee de hoofdprijs betaalt? Dat je het niet moet wagen om technische assistentie te vragen, omdat je ten eerste zuur wordt aangekeken, en er ten tweede een dik bedrag voor moet betalen? Dat je, kortom, altijd duurder uit bent dan je had gedacht? Nina schrikt hiervan. Wat een eenvoudig klusje leek, lijkt een pad vol voetangels en klemmen. Nina weet echter dat verhalen en anekdotes een heel eigen leven kunnen gaan leiden en dat ze die dus niet voetstoots moet aannemen. Maar wel is duidelijk dat ze alert moet zijn. Nina gaat eens rondbellen. Hans van Pelt, van Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum in Zeist, herkent zich niet in de verhalen. Dat komt onder andere doordat Woudschoten flink geïnvesteerd heeft in de training van de boekingsmedewerkers. Zij zijn er niet alleen om de boeking aan te nemen, maar ook om mee te denken met de klant en suggesties te doen. Hetzelfde geldt voor Regardz, een keten van meeting en events centra, en voor Bilderberg, een hotelketen met vergaderfaciliteiten. ‘Wij willen van de bijeenkomst een beleving maken, die de verwachtingen overtreft’, zegt Arlette Gilbert van Bilderberg. Dat kan alleen als alles klopt en er geen enkele wanklank is. Ook bij Regardz worden de medewerkers intensief getraind, om de boeker de helpende hand te bieden, aldus Ruth van Lieshout. Kortom, zowel de boeking als de bijeenkomst zouden van een leien dakje moeten gaan. Waarom gaat het dan zo vaak mis? Volgens Arlette Gilbert heeft dat voor een groot deel te maken met het feit dat de boeker of, vaker, de boekster niet zelf aanwezig is bij de bijeenkomst. Aan de ene kant weet de boekster dus niet precies wat er nodig is om de bijeenkomst te doen slagen, aan de andere kant weet de dagvoorzitter of spreker niet wat wel en niet in het vergaderarrangement is inbegrepen. Als een spreker aan de locatie vraagt of die zijn voordracht in vijftigvoud wil kopiëren, zal de locatie hem graag ter wille zijn. Wat de spreker echter niet weet, is dat de locatie een meerprijs kan rekenen, omdat het een last minute opdracht is. Als de boekster had doorgegeven dat die kopieën gemaakt dienden te worden, dan was er beschikbaarheid ingepland en hadden de kopieën niet zo duur hoeven zijn. En ook kan een spreker of trainer losjes om een aantal flip-overs vragen voor de verschillende subgroepjes, zonder te beseffen dat die allemaal apart in rekening gebracht gaan worden. De remedie Uit het voorgaande blijkt dat het enorm belangrijk is om te weten om wat voor bijeenBilderberg - Orangerie Hotel De Buunderkamp 8 Orangerie Hotel De Buunderkamp met terras Regardz - Gekleurde theateropstelling MAART 2012 MANAGEMENT SUPPORT Pagina 7

Pagina 9

Heeft u een brochure, pageflip of e-verenigingsbladen? Gebruik Online Touch: studiegids digitaal op uw website plaatsen.

MSM0312 Lees publicatie 14Home