ORGANISEREN ZAALOPSTELLING: WAT IS WAT De vetgedrukte opstellingen zijn de meest gangbare. Examen: Carré: Blok: U-vorm: Cabaret: School: Lagerhuis: Theater: Auditorium: Podium: Receptie: losse eenpersoonstafels met stoel tafels in een vierkant, met opening in het midden tafels tegen elkaar aan, zonder opening in het midden tafels in een U-vorm, één kant open kleine tafels met vier stoelen, gericht op een podium rijen tafels waar twee of meer mensen achter zitten, gericht op een podium twee rijen stoelen aan beide lange kanten van de zaal podium of katheder aan één korte kant; geen tafels stoelen in rijen, gericht op een podium; geen tafels rijen vaste stoelen in een theater met oplopende vloer, gericht op geen tafels statafels; geen stoelen komst het gaat en wat de benodigdheden daarvoor zijn. Laat je niet afschepen met een ‘Dat zien we dan wel’. De dagvoorzitter, spreker of trainer moet voor zichzelf duidelijk hebben wat hij of zij gaat doen en wat daarvoor nodig is. Vertel jouw opdrachtgever dat die je moet zeggen wat er nodig is aan technische apparatuur, flip-overs, whiteboards, beamers, laptops, pennen, papier enzovoort. En hoe zit het met secretariële diensten: moeten er kopieën gemaakt worden, hoeveel en wanneer? Druk de opdrachtgever op het hart dat alles wat ter plekke bijbesteld wordt, geld gaat kosten. Arrangementen of bouwstenen Elke accommodatieaanbieder kiest voor de eigen vorm van het boekingsproces. Bij de één boek je een vast arrangement, waarin diverse dingen zijn inbegrepen, bij de ander bouw je zelf je eigen arrangement met losse bouwstenen. Welke manier voor jou de beste is, bepaal je zelf. Waar je collega de voorkeur geeft aan een kant-en-klaararrangement, kan het zijn dat jij liever voor elk onderdeel apart bepaalt of je het nodig hebt... of niet. Overigens is het in de huidige tijd steeds makkelijker om te onderhandelen. Dus ook bij vaste arrangementen is het bespreekbaar om een bepaald onderdeel uit het arrangement te halen, of om er een onderdeel, tegen een redelijke prijs, aan toe te voegen. Bellen of klikken? Er zijn bijzonder veel verzamelsites waarop diverse locaties aangeboden worden. Desgewenst kun je via de site een boeking plaatsen. Je klikt in een formulier je wensen aan en stuurt het op. Doe dit alleen als je al vaker een accommodatie geboekt hebt en precies weet waar je wel en niet behoefte aan hebt. Ook voor ingewikkelde wensen is een dergelijk formulier niet geschikt. Boek je voor het eerst of zijn je wensen gecompliceerd, overleg dan per telefoon met de locatie. Een goede boekingsmedewerker zal doorvragen en met je meedenken. Wifi Een aparte kwestie is WiFi. Bedenk allereerst of WiFi essentieel is voor de bijeenkomst. Misschien wil de spreker gebruikmaken van streaming video, of hebben deelnemers er behoefte aan om voeling met hun bedrijf te houden via VPN (Virtueel Particulier Netwerk). In dat geval heb je een grote capaciteit aan MB’s nodig. Dat moet bij de accommodatie worden aangevraagd, als die al beschikbaar is. Hoeven de deelnemers alleen hun mail te checken, dan kan worden volstaan met een kleinere capaciteit. Veel accommodaties bieden gratis WiFi aan. Controleer of de geboden capaciteit tegemoetkomt aan je behoeften. Een te kleine downloadcapaciteit is een van de redenen waarom een bijeenkomst teleurstellend kan verlopen, terwijl dit feitelijk door de boekster gecheckt had moeten worden. Tips • Wees erop bedacht dat elke locatie een eigen invulling geeft aan een arrangement. Bij de een zijn beamer, whiteboard, flipover, geluidsinstallatie inbegrepen, bij de andere moet voor elk ‘apparaat’ betaald worden. Vraag dit dus bij elke locatie na. • Lees de algemene voorwaarden, dat voorkomt veel narigheid achteraf. Let vooral op de annuleringsvoorwaarden. Als je voor vijftig mensen boekt en met maar vijfentwintig mensen komt opdagen, zal de accommodatie je toch vijftig mensen in rekening brengen. Tenzij je regelmatig het aantal hebt bijgesteld. Bij een evenement met open inschrijving kan dat problematisch zijn. Bespreek dit met de locatie. Vaak blijkt dat ze dan soepel willen omgaan met de annuleringsvoorwaarden. Laat dit echter allemaal op papier zetten. • Onderhandel. Bedrijven bezuinigen op trainingen en productpresentaties, en besluiten vaker om een bijeenkomst in het eigen gebouw te houden. Daardoor zijn vergaderaccommodaties bereid om water bij de wijn te doen. Er valt over van alles te onderhandelen: de annuleringsvoorwaarden, de betalingsvoorwaarden, de inhoud van het arrangement. • Controleer de factuur en zet die af tegen de afspraken die je gemaakt hebt (en contractueel hebt laten vastleggen). VerRegardz - Groene zaal MANAGEMENT SUPPORT MAART 2012 Woudschoten - Restaurant Woudschoten - Zaal detail 9 Pagina 8

Pagina 10

Scoor meer met een webwinkel in uw maandbladen. Velen gingen u voor en publiceerden onderwijs catalogussen online.

MSM0312 Lees publicatie 14Home