EVENEMENTEN EN ZAKENREIZEN De eventadministratie (vervolg) Deelnemerslijsten in Excel Je organiseert een evenement en om het overzicht te bewaren houd je een lijst bij met deelnemers. In dit artikel een voorbeeld van een Excelsheet, een instructie hoe je snel en makkelijk een deelnemerslijst kunt beheren en hoe je verschillende brieven koppelt. Tekst Erik van der Sluis Lijst en kolommen De deelnemerslijst is het centrale vertrekpunt. Hierin staan de gegevens van de deelnemers en ook de verschillende statussen. Geef in de eerste rij de kolomnamen op. Denk naast de naam- en adresvelden aan aparte velden voor aanhef, status en aanwezig. • Kies >> Sorteren en filteren >> Filter • De kolomkoppen hebben nu een filter • Door op de pulldown (driehoek naast de kop) te klikken, verschijnt een keuzelijst TIP: voeg bij lange lijsten van meer dan 50 deelnemers een kolom met een nummer toe. Dit nummer wordt dan toegevoegd aan een mailing. Bij reacties vind je dan direct de juiste deelnemers terug. Geef de werkbladen namen Standaard maakt Excel werkbladen aan met de namen ‘Blad1’, ‘Blad2’ enzovoort. Door deze bladen te voorzien van namen wordt een formule veel beter leesbaar en zie je bij het maken van de brieven direct welk werkblad je nodig hebt. • Dubbelklik op de naam van een werkblad • De naam wordt >> gemarkeerd • Type de gewenste naam en geeft >> ENTER Filters toevoegen Op het moment dat een lijst langer wordt, verdwijnt het overzicht. Door filters toe te voegen aan de kolomkoppen kun je op ieder moment de lijst op één of meer kolommen filteren en ontstaat er een compacte lijst. Je wilt natuurlijk wel weten wie al hebben aangegeven op het evenement aanwezig te zijn. • Selecteer de laatste kolomkop • Ga naar tab Start >> groep Bewerken Excel kan ervoor zorgen dat gegevens die je invoert zijn beperkt tot vastgestelde waarden. • Selecteer de cellen die een beperking moeten krijgen • Selecteer >> tab Gegevens >> groep Hulpmiddelen voor gegevens • Kies >> Gegevensvalidatie >> Gegevensvalidatie • Kies bij toestaan voor >> Lijst • Geef bij Bron de toegestane waarden in met een ; tussen de waarden 14 APRIL 2012 MANAGEMENT SUPPORT Keuzelijst voor kolommen Gefilterde lijsten en totaaloverzichten moeten wel betrouwbaar zijn. De ingevoerde waarden bij bijvoorbeeld ‘aanwezig’, moet je wel consequent invullen. In onderstaand voorbeeld is zowel ‘Weet nog niet’ en ‘Misschien’ ingevoerd. Dat gaat fout bij filteren op één van de namen. • Kies hier welke regels getoond moeten worden • Herhaal dit eventueel voor een andere kolom • Voor het verwijderen van de filters klik je op >> tab Start >> groep Bewerken >> Sorteren en filteren >> Wissen Pagina 13

Pagina 15

Voor archief, online onderzoeksrapporten en gebruiksaanwijzingen zie het Online Touch content management beheersysteem systeem. Met de mogelijkheid voor een webshop in uw PDF-en.

MSM0412 Lees publicatie 16Home