EVENEMENTEN EN ZAKENREIZEN maken. In deze planning, een schema op één A4’tje, vertegenwoordigt elke kolom een week. In elke week ofwel kolom staan de acties kort genoemd die in die week moeten zijn afgerond. Er staan dus geen andere of nieuwe acties in ten opzichte van de actielijst; dezelfde acties staan echter in een samengevatte vorm in een soort agendaformat opgesomd. Hierdoor krijg je een heel goed overzicht van de haalbaarheid van je planning en de pijnpunten daarin. Je ziet dan namelijk precies wat in elke week gedaan moet zijn om later niet in de problemen te komen. Je einddoel, het evenement, is immers een keiharde deadline. Deelnemersregistratie Vanaf het moment dat de uitnodigingen de deur uit zijn, komen de aanmeldingen binnen. Het bijhouden van de aanmeldingen is vanaf dit moment een continu onderdeel van de administratie rondom het evenement. De aanmelders krijgen een bevestiging en de lijst met deelnemers moet worden bijgehouden. Hierop moeten alle relevante details vermeld worden. Naast de naam, bedrijfsnaam en contactinformatie kun je informatie kwijt als: keuzes voor eventuele parallelsessies, wijze van vervoer, dieetwensen of betaalwijze. > Voor het handig bijhouden van een dergelijke administratie kun je meer lezen in het artikel van Erik van der Sluis op pagina 14. Kosten begroten en behe(e)r(s)en Het opstellen en bijstellen van de begroting is een continuproces. Zodra je doelstelling en doelgroep in beeld hebt en de eerste (globale) ideeën hebt bedacht (dus nog voordat je offertes bij leveranciers aanvraagt) is het belangrijk een eerste globale begroting te maken. Zo weet je binnen welk budget je de diverse onderdelen moet uitvragen bij leveranciers. Wanneer je de offertes van leveranciers hebt ontvangen, kun je deze eerste inschatting bijstellen. Voor kostenposten die eigenlijk nog geheel onduidelijk zijn, is het toch belangrijk om hiervan zo spoedig mogelijk een inschatting te maken. Vraag eventueel telefonisch om richtprijzen. Op die manier kun je toch een zogenaamde stelpost voor die voorziening opnemen om een totaalbegroting te kunnen maken. Advertentie In dit stadium kun je de plannen nog aanpassen op je budget. Maak de kosten en de kostenbegroting bij elke vergadering bespreekbaar. Hiermee houd je goed overzicht, kun je waar nodig tijdig bijsturen en voorkom je dat je het budget in een later stadium overschrijdt. Want inzicht in de kosten maakt ze beheersbaar. Eenduidige structuur, minder fouten Tot slot: zorg ervoor dat de indeling van je dossier, actielijst en begroting hetzelfde is wat betreft de verschillende onderwerpen (zoals het lijstje met de tabs bij het dossier). Dit geeft structuur aan je eventadministratie en helpt je geen zaken over het hoofd te zien. < BONUS: op www.managementsupport.nl vind je onder bonuscode 0412.1 een uitgebreid voorbeeld van een actielijst. MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2012 13 Pagina 12
Pagina 14Scoor meer met een web winkel in uw boeken. Velen gingen u voor en publiceerden magazines online.
MSM0412 Lees publicatie 16Home