EVENEMENTEN EN ZAKENREIZEN De eventadministratie Een geplaveide weg naar een succesvol evenement Elk evenement is uniek en eenmalig van karakter en kan dus maar één keer tot een onvergetelijk succes worden gebracht. Dat is de uitdaging, maar ook precies hetgeen dat het slagen zo enorm kwetsbaar maakt. Een foutje is zo gemaakt. Een nauwkeurige event administratie is de basis voor een degelijke, projectmatige voorbereiding en zorgt dat de weg naar het evenement vlot en vloeiend verloopt. Tekst Lenny Kaarsgaren Een geordend en overzichtelijk dossier helpt je zaken terug te vinden. Een continu bijgewerkte actielijst zorgt ervoor dat je niets vergeet en dat iedereen weet wat er van hem wordt verwacht. Een weekplanning helpt je de tijdsplanning van het evenement als project realistisch op te zetten, en de begroting zorgt voor een financieel gezond evenement. Maar hoe pak je dat nu allemaal aan? Opbouw van een dossier Zodra je begint met de organisatie van een evenement, stapelt alles zich op: aantekeningen, actielijsten, offertes van derden, begrotingen... Om een goed overzicht te kunnen houden is het dan ook belangrijk om vanaf het begin met een dossier te werken, waarin je alles overzichtelijk bewaart. Maak van alle onderdelen en leveranciers aparte tabjes of mapjes binnen het dossier. De saVASTE menstelling van de tabjes of mapjes kan per evenement wat verschillen, maar de basis kan bij bijna elk evenement hetzelfde zijn. Of je nu met een papieren of een digitaal dossier werkt, of met allebei; de opzet dient in beide gevallen hetzelfde zijn. In een papieren dossier kun je werken met tabjes, in bijvoorbeeld Outlook of in je digitale documenten kun je werken met mappen (folders). TIP: heb je meerdere projecten en evenementen naast elkaar lopen? Gebruik dan voor elk project een apart schrijfblok op je bureau. De actielijst Of je het evenement nu alleen organiseert of met meerdere personen, maak zo snel mogelijk een actielijst met daarop gedetailleerd alle acties die je moet gaan ondernemen. Belangrijk hierbij is om vanaf de datum van het evenement terug te rekenen hoeveel tijd je hebt. Zo kun je bepalen wanneer welke actie gereed moet zijn en wanneer welke beslissing genomen moet zijn. Vermeld in een actielijst de actie die moet worden genomen, wie deze moet uitvoeren en wanneer de actie uiterlijk gedaan moet zijn. ONDERDELEN Dit zijn bij veel evenementen vaste onderdelen: • Communicatie/overleg met de werkgroep of opdrachtgever • Locatie • Inrichting en decoratie • Entertainment en sprekers • Audiovisuele voorzieningen • Catering • Vervoer, parkeren en routes • Communicatie met de doelgroep • Begroting/financiën Door het (digitale en papieren) dossier bij al je evenementen steeds op eenzelfde manier in te richten, geeft de administratie je overzicht en daarmee rust. Als je je aan deze werkwijze houdt, kun je bovendien niet alleen zelf altijd terugvallen op je aantekeningen wanneer je iets niet meer uit je hoofd weet of als er discussie ontstaat, ook collega’s kunnen dan altijd in het dossier terugvinden wat je hebt afgesproken. De situatie kan zich namelijk altijd voordoen dat je onverwacht afwezig bent. Een ander kan dan eenvoudig jouw zaken waarnemen. 12 Hoe de actielijst eruitziet is een momentopname; deze verandert immers continu, afhankelijk van de status van het evenement. In het begin moet je bijvoorbeeld locaties bezoeken. Na de keuze voor een locatie ga je vervolgens afspraken over de invulling maken. Naarmate het evenement dichterbij komt, zullen de afspraken steeds gedetailleerder worden. Door bij elke vergadering de actielijst te bespreken, voltooide acties van de lijst te verwijderen en nieuwe actiepunten toe te voegen, is de actielijst altijd up-to-date. Daardoor vormt deze een houvast voor alle teamleden en is het een continu controlemiddel voor de voortgang. Weekplanning Bij een complex evenement is het aan te raden om naast de actielijst ook een weekplanning te APRIL 2012 MANAGEMENT SUPPORT Pagina 11

Pagina 13

Interactieve digi spaarprogramma, deze uitgave of verenigingsblad is levensecht online geplaatst met Online Touch en bied het digitaal maken van e-relatiemagazines.

MSM0412 Lees publicatie 16Home