EVENEMENTEN EN ZAKENREIZEN • Maak vervolgens het veld tussen bij en pagina’s leeg Dit zorgt ervoor dat de afdruk in de lengte niet wordt aangepast • Druk op >> OK Brieven sturen met Word en Excel In dit voorbeeld gaan we ervan uit dat je reeds beschikt over een goed briefsjabloon. Deze acties bespreek ik: • Maak een kopie van het standaard briefsjabloon van het bedrijf • Koppel het Excelbestand • Voorzie de brief van samenvoegvelden • Voeg de inhoud aan de brief toe en print de brieven Koppelen Word met Excelbestand • Zorg ervoor dat het Excelbestand met de deelnemers gesloten is • Open het briefsjabloon • Kies >> tab Verzendlijsten >> groep Afdruk samenvoegen starten >> Adressen selecteren >> Bestaande lijst gebruiken • Selecteer het bestand met de deelnemers en klik op >> Openen • Geef bij een eventuele melding over koppeling >> OK • Kies bij de bron voor het werkblad waar de deelnemers zijn ingevoerd. In ons voorbeeld is dat >> Deelnemers$ en druk op >> OK • De brief en de deelnemerslijst zijn nu gekoppeld Invoegen samenvoegvelden • Ga naar de positie waar een samenvoegveld moet komen • In dit voorbeeld voegen we de naam van het bedrijf van de geadresseerde in • Kies >> tab Verzendlijsten >> groep Velden beschrijven en invoegen • Bevestig dit met >> Ja • De brief is nu geopend • Sla de brief op onder een nieuwe naam, bijvoorbeeld >> brief bevestiging • Vul de brief aan met de inhoudelijk tekst van de brief, zoals hierbij bevestigen wij dat ... etc. • Kies voor >> tab Verzendlijsten >> groep Afdruk samenvoegen starten >> Adressenlijst bewerken • Selecteer de regels die moeten worden verzonden, bijvoorbeeld waarbij de status Bevestigd is • Sla het document op. Je hebt nu een Wordbrief zonder inhoudelijk tekst, maar die wel is voorzien van de (samenvoeg)velden uit de deelnemerslijst • Deze brief dient als basis voor de afzonderlijke brieven die moeten worden gemaakt • Sla deze brief weer op • Gebruik een bestandsnaam bij het opslaan waaruit blijkt dat dit een brief is met een koppeling naar de deelnemerslijst (Brief deelnemers leeg.docx) Inhoud brief toevoegen en verzenden • Open de opgeslagen brief • Een melding verschijnt m.b.t. een gekoppeld bestand • Een lijst met velden (kolommen uit het Excelsheet) wordt getoond • Kies voor >> Bedrijf >> Invoegen • Door in de >> groep Voorbeeld van het resultaat te klikken op >> Voorbeeld van het resultaat wordt op het scherm getoond hoe de brief eruit zal komen te zien • Klik op >> Voltooien en samenvoegen • Herhaal deze actie voor alle gegevens uit de Excelsheet die in de brief moeten komen • Voor de adressering ziet dat er als volgt uit: • Kies voor >> Documenten afdrukken • Sla de brief op, zodat ook de laatste wijzigingen (tekst en selectie) worden opgeslagen. < MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2012 17 Pagina 16
Pagina 18Scoor meer met een online shop in uw clubmagazines. Velen gingen u voor en publiceerden weekbladen online.
MSM0412 Lees publicatie 16Home