EVENEMENTEN EN ZAKENREIZEN • Maak vervolgens het veld tussen bij en pagina’s leeg Dit zorgt ervoor dat de afdruk in de lengte niet wordt aangepast • Druk op >> OK Brieven sturen met Word en Excel In dit voorbeeld gaan we ervan uit dat je reeds beschikt over een goed briefsjabloon. Deze acties bespreek ik: • Maak een kopie van het standaard briefsjabloon van het bedrijf • Koppel het Excelbestand • Voorzie de brief van samenvoegvelden • Voeg de inhoud aan de brief toe en print de brieven Koppelen Word met Excelbestand • Zorg ervoor dat het Excelbestand met de deelnemers gesloten is • Open het briefsjabloon • Kies >> tab Verzendlijsten >> groep Afdruk samenvoegen starten >> Adressen selecteren >> Bestaande lijst gebruiken • Selecteer het bestand met de deelnemers en klik op >> Openen • Geef bij een eventuele melding over koppeling >> OK • Kies bij de bron voor het werkblad waar de deelnemers zijn ingevoerd. In ons voorbeeld is dat >> Deelnemers$ en druk op >> OK • De brief en de deelnemerslijst zijn nu gekoppeld Invoegen samenvoegvelden • Ga naar de positie waar een samenvoegveld moet komen • In dit voorbeeld voegen we de naam van het bedrijf van de geadresseerde in • Kies >> tab Verzendlijsten >> groep Velden beschrijven en invoegen • Bevestig dit met >> Ja • De brief is nu geopend • Sla de brief op onder een nieuwe naam, bijvoorbeeld >> brief bevestiging • Vul de brief aan met de inhoudelijk tekst van de brief, zoals hierbij bevestigen wij dat ... etc. • Kies voor >> tab Verzendlijsten >> groep Afdruk samenvoegen starten >> Adressenlijst bewerken • Selecteer de regels die moeten worden verzonden, bijvoorbeeld waarbij de status Bevestigd is • Sla het document op. Je hebt nu een Wordbrief zonder inhoudelijk tekst, maar die wel is voorzien van de (samenvoeg)velden uit de deelnemerslijst • Deze brief dient als basis voor de afzonderlijke brieven die moeten worden gemaakt • Sla deze brief weer op • Gebruik een bestandsnaam bij het opslaan waaruit blijkt dat dit een brief is met een koppeling naar de deelnemerslijst (Brief deelnemers leeg.docx) Inhoud brief toevoegen en verzenden • Open de opgeslagen brief • Een melding verschijnt m.b.t. een gekoppeld bestand • Een lijst met velden (kolommen uit het Excelsheet) wordt getoond • Kies voor >> Bedrijf >> Invoegen • Door in de >> groep Voorbeeld van het resultaat te klikken op >> Voorbeeld van het resultaat wordt op het scherm getoond hoe de brief eruit zal komen te zien • Klik op >> Voltooien en samenvoegen • Herhaal deze actie voor alle gegevens uit de Excelsheet die in de brief moeten komen • Voor de adressering ziet dat er als volgt uit: • Kies voor >> Documenten afdrukken • Sla de brief op, zodat ook de laatste wijzigingen (tekst en selectie) worden opgeslagen. < MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2012 17 Pagina 16

Pagina 18

Voor weekbladen, online brochures en edities zie het Online Touch CMS systeem. Met de mogelijkheid voor een webshop in uw gidsen.

MSM0412 Lees publicatie 16Home