EVENEMENTEN EN ZAKENREIZEN Business Hospitality Onderscheidend zijn is gewone dingen bijzonder doen Als jij medeverantwoordelijk bent voor het organiseren van evenementen of zakenreizen, dan betekent dat waarschijnlijk ook dat je in je contacten met relaties de stijl van de organisatie uitdraagt. De manier waarop een relatie benaderd, behandeld en begeleid wordt tijdens de eerste paar minuten, bepaalt in belangrijke mate de uiteindelijke indruk die men opdoet van jouw organisatie. Kortom, kennis van business hospitality, zakelijke gastvrijheid, bepaalt in hoeverre relaties zich als gast behandeld voelen. Tekst Cecil Penso Lifestyle, mode- en kookprogramma’s, home en fysieke make-overs en programma’s als Hoe heurt het en dergelijke, zijn razend populair. Net zoals Meisjes in de jungle, Van del tot dame en Oh, oh cherso. Het hele scala van hoe hoort het tot aan hoe hoort het zéker niet, staat volop in de belangstelling. Misschien vraag je je nu af wat dat nu met zakelijke gastvrijheid en evenementorganisatie te maken heeft. Wel... de lijn tussen wat wel en wat net niet kan, is dun geworden en zeker bij het organiseren van evenementen is het een kwestie van: de juiste keuzes maken. Stijl en klasse hangen namelijk niet zozeer af van het prijskaartje, maar uiten zich vooral in de manier waarop de uitvoering is gedaan. Momenten van de waarheid Veel bedrijven en organisaties hebben de mond vol van klantgerichtheid, de klant centraal stellen, enzovoort. Maar waar het uiteindelijk allemaal op neerkomt is: in hoeverre ben je als organisatie in staat klanten te laten ervaren dat ze een gewaardeerde relatie zijn? Het antwoord op deze vraag is: beleid maken, met oog voor detail: eerste contact, eerste bezoek, ontvangst enzovoort. Iedere medewerker binnen een bedrijf zou zich bewust moeten zijn dat hij/zij ook een rol speelt als het om het ontvangen van klanten/bezoekers gaat. Niet alleen de receptioniste aan de balie en de secretaresse die de afspraak maakt. 18 Ook de accountmanager, de monteur of de magazijnmedewerker bij de afhaalbalie hebben klantcontactmomenten waarop een relatie kan aan- of afhaken, dat zijn de Momenten van de Waarheid. Duurzame loyaliteit Omdat de kwaliteit van de concurrentie ook hoog ligt en relaties een keuze uit veel aanbieders hebben, baseren zij hun keuze voor een aanbieder op de manier waarop zij zich behandeld voelen. Vanaf het eerste contact tot aan de after sales of follow-up. Hoe meer (persoonlijke) aandacht men ervaart hoe eerder de keuze op die aanbieder zal (blijven) vallen. Dus hoe meer je in staat bent klanten te boeien en te binden, hoe groter de kans op duurzame loyaliteit. Wat jij daaraan kunt doen Jij kunt de spil zijn in het (mede)bepalen van hoe bezoekers een onderscheidende ontvangst ervaren bij jouw organisatie, zowel tijdens telefonisch contact, een bedrijfsbezoek als tijdens een relatie-evenement. Als jou wordt gevraagd het voortouw te nemen bij de opzet van bijvoorbeeld een relatie-evenement, kun jij het verschil maken. Dat doe je zo: • Zorg voor een verrassende uitnodiging waarin de gelegenheid en stijl van de ontvangst duidelijk is en geef aan welke dresscode er wordt verwacht. Van Smart (business) casual??? wordt men heel nerveus. • Maak concrete afspraken als je gebruikmaakt van een cateraar over wat je bedrijf onder gastvrijheid verstaat en wat hun rol daarin is. Wissel mobiele nummers uit met de partyleider/-manager voor tijdens de ontvangst. • Houd met de sleutelmedewerkers een korte briefing vóór aanvang van de ontvangst en zet iedereen op scherp. • Zorg dat gastheer en gastvrouw gereed staan om gasten te verwelkomen. • Welkomstcocktail met verrassende actie (gepast en in geest en stijl van organisatie) doet het altijd goed. • Geef enkele key-medewerkers de ‘deeltaak gastheer/gastvrouw’ met instructies HOE proactief genodigden te ontvangen. Geef juist de partners van de zakenrelaties extra aandacht. • Jij ontvangt ook zelf gasten, brengt ze met anderen in contact, breekt uit en heet weer welkom. • Bij een officieel gedeelte zorg je voor een duidelijke start en een concreet einde. • Een gepaste, ‘flitsende’ actie blijft langer in de herinnering hangen dan een goed georganiseerde ontvangst zonder aandachttrekker. Voorzichtig met het ‘flitsende’! • Zorg voor een concreet, verrassend en echt einde, laat het event niet langzaam wegebben. APRIL 2012 MANAGEMENT SUPPORT Pagina 17

Pagina 19

Heeft u een folder, page flip flash of web presentaties? Gebruik Online Touch: brochure converteren naar een digitale publicatie.

MSM0412 Lees publicatie 16Home