EVENEMENTEN EN ZAKENREIZEN Het heeft de directie behaagd... ... maar het mag ‘niets’ kosten Het heeft de directie behaagd een evenement te organiseren - workshopsessies, trainingsweekend, congres… Iets waarvoor van alles geregeld moet worden, en drie keer raden wie dat mag doen, want mag het niets kosten, nou... zo min mogelijk natuurlijk. Crisis, snap je wel. Wat nu? Tekst MIchiel Heemskerk Je mag veronderstellen dat een multinational of andersoortig groot bedrijf (250+ werknemers) faciliteiten heeft om elke denkbare bijeenkomst - van een tête-à-tête tot een symposium met duizend inschrijvers - te organiseren. Faciliteiten variëren dan van een rustige koffiehoek tot een leegstaande fabriekshal. Je mag ook veronderstellen dat een groot bedrijf personeel in dienst heeft dat is gespecialiseerd in het organiseren van evenementen, of in elk geval budget heeft om hiervoor gespecialiseerde externe bureaus in te huren. Dat is in het MKB vaak - zo niet altijd - anders. Luidt aldus de opdracht: ‘Organiseer dit even tussendoor’, dan kun je aan de bak. De opdrachtgevende manager zal vermoedelijk (hOpelijk) al hebben bedacht wat er georganiseerd moet worden, wie daarbij aanwezig moeten zijn, wanneer het moet plaatsvinden en waar. Het zijn de basisvragen die voorafgaan aan elke opdracht: wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe. Het wie, wat, waar en wanneer is duidelijk, het waarom is niet jouw zorg. Maar het hoe… dat mag jij dus gaan invullen. De ondernemer zelf zal aanwezig willen zijn, een deel van zijn personeel, aandeelhouders (?), (aankomende?) leveranciers/klanten. Het aantal mogelijke deelnemers kan aardig oplopen en die ga je niet allemaal afzonderlijk bellen. Een mailing dus, en liefst eentje waarop ook dusdanig gereageerd kan worden dat alles overzichtelijk blijft. Dat is uiteraard op internet te vinden, al dan niet gratis. 20 We verkennen drie aanbieders van eventtools. Inschrijfbalie.nl Te beginnen met Inschrijfbalie.nl. Dat opent met een scherm van Easydus, een handelsnaam van Balieservice. de wervende tekst: ‘Easydus geeft u een krachtig gereedschap om in een mum van tijd zonder technische (ICT) kennis webformulieren te maken om digitaal te communiceren met uw klant via geautomatiseerde beeldschermberichten, e-mails, een factuur of (deelname)bewijs.’ Oké, maar dan: ‘Ook maakt u hiermee uw eigen ‘backoffice’ aan door voor een formulier beheervelden te definiëren die zijn gekoppeld aan de inschrijvingen en waarmee legio gerelateerde informatie is te genereren om te gebruiken in uw communicatie naar de klant.’ Raadselachtig. Maar men belooft ‘Automatisering voor registratie, beheer en follow-up van onder andere.: bijeenkomsten, evenementen, studiedagen, workshops, vragenlijsten, verkoopacties, contactformulieren.’ Just what the doctor ordered! We klikken op ‘naar de website’ (daar waren we toch al?), want we zijn nog geen klant en kunnen dus niet inloggen. In het volgende venster Tja en hm... als dit de manier is waarop Inschrijfbalie.nl denkt te kunnen communiceren met wie dan ook, vrezen we het ergste. We klikken op ‘hier’ voor ‘gebruikte toepassingen door onze klanten’. Geen idee wat men daar wil vertellen. We zien onder ‘Functionaliteit’ een eindeloze hoeveelheid functionaliteit, die alles belooft. Een klik op ‘Handleiding’ wordt echter beloond met ‘Kan de server niet vinden’ en onder ‘Demo’ staat geen demo. ‘Tarieven’ maakt duidelijk dat het hier geen gratis service betreft. Bij de APRIL 2012 MANAGEMENT SUPPORT Pagina 19

Pagina 21

Voor kranten, online whitepapers en maandbladen zie het Online Touch CMS systeem. Met de mogelijkheid voor een web winkel in uw maandbladen.

MSM0412 Lees publicatie 16Home