inhoud WIN-WINSITUATIE ‘Kijk jij ‘even’ goed naar de uitnodiging?’ ‘Koop jij een cadeau?’ ‘Wil je de notulen van de projectgroep vandaag nog ‘even’ afronden?’ ‘Tweet nog ‘even’ een update.’ ‘Organiseer jij de bijeenkomst?’ ‘Neem jij ‘even’ contact op met onze reisagent?’ Evenementen organiseren, een zakenreis regelen, bijeenkomsten plannen… voor managementondersteuners is organiseren hun middle name. Daarom ook nu weer een nummer dat (bijna) volledig in het teken staat van evenementen en zakenreizen. Let trouwens ook op het gebruik van het woordje ‘even’. Een geniepig, klein woordje dat kwistig wordt gebruikt en dat, alles bij elkaar, staat voor ont-zet-tend veel tijd. Want als je ‘even’ iets tussendoor doet, betekent dat automatisch dat iets anders blijft liggen. Kwestie van plannen, zou je denken, maar er komt genoeg ad-hocwerk bij. Je kunt nóg zoveel plannen en strak organiseren; er kan van alles misgaan of anders lopen, ook tijdens zakenreizen: een overstroming, rellen, vulkaanuitbarsting of een lading sneeuw. En hoe regel je het omboeken van vluchten, locaties en afspraken? Op sommige zaken heb je nu eenmaal geen invloed. Maar wát je eraan kunt doen lees je op pagina 9. Combineer het plannen dan ook ‘even’ met een handige dosis improviseren en je hebt een gouden combinatie. Deze twee sluiten elkaar dus niet uit, maar gaan hand in hand. Nog een mooi duo: de mogelijkheden om tijd én kosten te besparen: op internet vind je gratis tools waarmee je bijvoorbeeld je hele evenementenadministratie kunt bijhouden. Michiel Heemskerk heeft ze voor je getest. En wil je bijvoorbeeld deelnemerslijsten, planningen en to do-lists gewoon bijhouden in Excel, dan hebben we een één-tweetje voor je van Lenny Kaarsgaren en Erik van der Sluis. Zij geven je tips hoe je Excel en Word met elkaar combineert. Waar je ook voor kiest, je hebt de organisatie zelf in de hand. En heb je nog ‘even’? Kijk dan eens kritisch naar editie 4 van dit jaar. Begin 2011 zijn we immers een andere koers gaan varen: minder ‘glossy’ - zéker wat de cover aangaat - minder lange artikelen, nóg praktischer en direct toepasbaar op jouw werksituatie. Ervaar jij dat ook zo? Wij willen graag weten wat jij ervan vindt. Schroom niet en stuur een e-mail naar de redactie: mbloemheuvel@kluwer.nl en vbot@kluwer.nl. Of post je commentaar in de LinkedIngroep van Management Support. Heb je ideeën voor artikelen? Tips? Vind je een rubriek echt heel goed, of kun je er een missen als een lastige adhocklus? Zeg het maar. Want als jíj tevreden bent met je vakblad, zijn wij het ook. Win-win dus! De redactie: Vera Bot en Mieke Bloemheuvel PRAKTISCH 4 Signaal 34 Projectmatig werken Spannend en afwisselend 36 Informatiemanagement Het nut van een e-mailprotocol 38 Notuleren Samenvatten? Maak een mindmap 40 Spelling- en Taaltips Lees ze! 41 Softwaretips Slim gebruikmaken van Outlook 43 Digitale veiligheid De dark side van social media 44 Informatiemanagement Appladder PROFESSIONEEL EVENEMENTEN EN ZAKENREIZEN 9 Zakenreizen / Wat te doen bij grote en kleine problemen 12 Evenementen / De eventadministratie 14 De eventadministratie (2) / Deelnemerslijsten in Excel 18 Business Hospitality 20 Het heeft de directie behaagd... maar het mag niets kosten 24 Social media / Voor, tijdens en na je evenement 25 Improviseren / Wat doe je als het anders loopt? 27 Werk & Recht / Bedrijfsuitje zonder gevaren? PERSOONLIJK 30 Het enneagram (2) De baas, de bemiddelaar en de perfectionist SERVICE 28 Community 45 Productnieuws 46 Column Huub van Mackelenbergh 46 Colofon MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2012 3 Pagina 2

Pagina 4

Voor maandbladen, online uitgaven en jaarverslagen zie het Online Touch content management system systeem. Met de mogelijkheid voor een online shop in uw clubmagazines.

MSM0412 Lees publicatie 16Home