SOFTWARETIPS het verzonden bericht kopiëren (verplaatsen zou ik niet doen) naar de map Verzonden items van de manager. Dit kan handmatig op twee manieren: - De assistent verplaatst of kopieert het bericht uit de eigen ‘verzonden items’ naar de map ‘verzonden items’ van de manager. - Net voor het verzenden van het bericht vink je bij opties aan dat er een kopie geplaatst moet worden in de map ‘verzonden items’ van de manager. Dit kan ook automatisch via een Outlookregel die je op deze manier opbouwt: - Zorg er eerst voor dat je de handtekening van de manager gebruikt (die moet je één keer maken in je handtekeningenlijst). - Vervolgens maak je een regel via extra >> regels en waarschuwingen >> nieuwe regel >> berichten controleren na het verzenden >> volgende. - Vink aan ‘met specifieke tekst in de hoofdtekst >> klik op het onderstreepte ‘met specifieke tekst’ >> vul een stukje tekst in dat enkel in de handtekening van de manager voorkomt (bijvoorbeeld de functiebeschrijving) >> klik op ‘toevoegen’ >> klik op ‘ok’. - Selecteer ‘verplaats een kopie van het bericht naar naam map’ >> klik op het blauw en onderstreepte ‘naam map’ >> selecteer de ‘verzonden items’ in de postbus van de manager >> klik op ‘volgende’. - Verzin een logische naam voor de regel >> kies ‘schakel deze regel in’>> selecteer ‘voltooien’. Opmerkingen Wie in een duobaan werkt, zal niet helemaal tevreden zijn als je elkaar enkel machtigt voor agenda’s en postvakken. In dit soort gevallen is het beter een apart postvak mét bijbehorend e-mailadres te maken - bijvoorbeeld postvak ‘secretariaat’ met bijbehorend e-mailadres secretariaat@bedrijf.nl - en dat vervolgens door systeembeheer aan een tweede Outlookprofiel te koppelen. Vervolgens krijg je bij het opstarten van Outlook de keuze om met je eigen profiel of het andere te werken. Bedenk hierbij dat je niet meerdere profielen tegelijkertijd kunt openen. Wil je snel tussen beide kunnen schakelen dan moet je jezelf machtigen voor het postvak van het tweede profiel. In dit geval kun je bepalen of je wilt ‘verzenden namens’ of ‘verzenden als’. Wat ook het machtigingsniveau is waarop gedeeld wordt: je kunt afspraken, berichten, taken en contactpersonen altijd als privé aanduiden waardoor niemand de inhoud kan zien. Maar werk je niet met gedeelde contactpersonen en taken, deel ze dan gewoon niet, dat is nog altijd veiliger dan wel delen en aanduiden als privé. Wil je ook met gedeelde taken werken? Dat gaat hetzelfde als gedeelde agenda’s. DIGITALE VEILIGHEID De dark side van social media Communiceren via social media mag dan hot zijn, maar het biedt naast kansen ook valkuilen en gevaren. Het naïef of onzorgvuldig gebruik van sociale netwerken en social media is wereldwijd gevaar nummer één op het gebied van cyberaanvallen en -criminaliteit. Tekst Wilfred van Roij Bedrijven stellen steeds vaker gedragsregels op over gebruik van email en internet op het werk, maar een paragraaf over social media ontbreekt in de meeste gevallen. En juist dát is hard nodig. Was het enkele jaren geleden nog voldoende om medewerkers in een bedrijf te informeren over het feit dat het internetverkeer gemonitord werd, en dat het bezoeken van bepaalde websites verboden was, tegenwoordig beschikken de meeste medewerkers over eigen mobiele apparaten met internettoegang waar uiteraard geen controle op is. In 2012 zullen we een toename zien naar meer dan duizend cyberaanvallen op smartphones en tablets. Werknemers die onder werktijd sites als Facebook en Twitter bezoeken, stellen de bedrijfsnetwerken mogelijk bloot aan virussen en andere gevaarlijke software. Cybercriminelen kunnen zo bedrijfs- en persoonsgegevens stelen. Verkeerde teksten of discussies op internet kunnen leiden tot imago- en reputatieschade voor je bedrijf. Voor cybercriminelen wordt een socialmedia-identiteit van lieverlee interessanter dan de creditcard. Facebook heeft namelijk meer dan 800 miljoen actieve gebruikers en meer dan de helft van hen logt dagelijks in. Deze Facebookers hebben gemiddeld 130 vrienden. Vertrouwen is de basis van alle sociale netwerken. Voor een crimineel is het nu heel lucratief om deze vrienden (vanuit jouw identiteit) gericht te gaan benaderen, bijvoorbeeld met de vraag om ergens in te loggen (bij de bank). BONUS: Op www.managementsupport.nl staat onder bonuscode 0412.3 een lijst met handige tips bij vergaderverzoeken. Vraag je dus af of er een protocol bestaat en of jij en je collega’s ermee bekend zijn. Een goed internet- en e-mailprotocol - inclusief een paragraaf gewijd aan social media - is maatwerk: speciaal toegesneden op jouw organisatie. Zo is een totaalverbod te simpel en onnodig. Maar géén aandacht besteden aan de gevaren van onze vrijpostigheid op internet is naïef in deze tijd. Ook hier geldt dus de spreekwoordelijke gulden middenweg: een weg tussen verbod en laat maar waaien. En mét praktische aanwijzingen! < MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2012 43 Pagina 42
Pagina 44Scoor meer met een online shop in uw relatiemagazines. Velen gingen u voor en publiceerden onderwijscatalogi online.
MSM0412 Lees publicatie 16Home