SOFTWARETIPS • Een vergaderverzoek opstellen namens de manager. • Antwoorden op vergaderverzoeken ontvangen die naar de manager zijn verstuurd. • Een vergaderverzoek beantwoorden dat naar de manager is verstuurd. • Een e-mailbericht opstellen en verzenden namens de manager door zijn naam in het vak ‘Van’ te zetten bij het opstellen van een nieuw bericht. De ontvanger ziet dan in het bericht: Verzonden door: <de naam van de gemachtigde assistent> namens <de manager>. Is het veld ‘Van’ er niet dan kun je het aanzetten door in de menubalk van het nieuwe bericht te klikken op Beeld >> Veld Van. Dat veld blijft vervolgens altijd beschikbaar. De assistent voegt de gedeelde agenda toe In het makkelijkste geval krijg je een e-mailbericht waarin je op de gedeelde agenda kunt klikken. Die wordt vervolgens toegevoegd. Heb je geen bericht of is deze zoekgeraakt, klik dan links in het navigatievenster op ‘ga naar’ en ‘gedeelde agenda openen’ (in 2010 rechtermuis op ‘gedeelde agenda’s’). Afhankelijk van verleend machtigings niveau kun je hierin werken. Postvak van de manager toevoegen Ga via Extra >> E-mailaccounts >> E-mail: Bestaande e-mailaccounts weergeven of wijzigen >> volgende (in 2010 Bestand >>info >> accountinstellingen) >> Klik op je eigen exchange-account en vervolgens op ‘wijzigen’ >> Klik in het volgende venster op ‘Meer instellingen’ >> Tab ‘Geavanceerd’ >>Klik op ‘Toevoegen’ onder ‘Postvakken’ >> Vul de naam van de manager in. De volledige naam van de machtigingsverlener verschijnt onder Postvakken >> Klik OK >> Volgende >> Voltooien. In het navigatiedeelvenster is nu het Postvak van de machtigingsverlener zichtbaar. Opmerking: extra postvakken zijn per computer ingesteld. Als je die extra postvakken op een andere computer wilt zien, moet je ze opnieuw instellen. Fase 4: fine tunen Ik zie geen submappen? Fase 3 Het postvak van de manager wordt ook gedeeld Als de assistent ook berichten mag opstellen namens de manager, gaan we nog een stapje verder in Outlook. In dat geval moet de manager in het keuzemenu (zie bij ‘machtigingen instellen’) ook het postvak delen in het venster ‘toegangsniveau’. Het vinkje ‘gemachtigde krijgt kopie van aan mij verzonden vergaderverzoeken’ kan in dit geval uit. De assistent kan vergaderverzoeken vanuit het postvak van de manager beantwoorden. Dit is natuurlijk een vrije keuze. Dubbelop mag ook maar is onoverzichtelijk. Een andere manier om de machtigingen voor het postvak te bekijken is door een rechtermuisklik op je postvak en te klikken op machtigingen. Gemachtigde assistenten hebben geen toegang tot items in submappen. Als je dit wilt, moet je voor elke submap een Sharemachtiging toevoegen (rechtermuis op de submap). Heb je de machtiging gekregen om zelf nieuwe submappen te maken, dan zie je deze vanzelfsprekend meteen als je ze aanmaakt. Nieuwe submappen nemen de toegangsmachtigingen van de bovenliggende map over. Je kunt bij het delen van mappen geen niveaus overslaan. Je kunt bijvoorbeeld geen submap in de map ‘sales’ delen zonder eerst de map ‘sales’ te delen. Wie krijgt de herinneringen? De gemachtigde assistent ontvangt geen herinneringen voor de afspraken van anderen. Zelfs niet als deze werkt vanuit een gedeeld postvak van de manager. Alleen de eigenaar van een agenda ontvangt deze. Omgaan met verzonden items Een kopie van het verzonden bericht komt in de map Verzonden items van de gemachtigde assistent, en dus niet in de map Verzonden items van de manager. Om de map ‘verzonden items’ van je manager te kunnen zien, moet die eerst gedeeld zijn (rechtermuis op ‘verzonden items’ en sharemachtiging toevoegen). Er zijn meerdere mogelijkheden om met verzonden items om te gaan: • De naam van de manager in het veld CC (Kopie naar) opnemen zodat hij op de hoogte is. • Als je machtigingen hebt op de mailbox van je manager kun je 42 APRIL 2012 MANAGEMENT SUPPORT Pagina 41
Pagina 43Interactieve digi folder, deze reclamefolder of rapport is levensecht online geplaatst met Online Touch en bied het van pdf naar digitaal converteren van internet vakbladen.
MSM0412 Lees publicatie 16Home