SOFTWARETIPS Slim gebruikmaken van Outlook Dit artikel is ontstaan vanuit vragen die via de LinkedIn-group van Management Support werden gesteld. Vooral agenda’s en postvakken delen in Outlook zijn hot items. Daarom in dit artikel alles over Outlook in een exchange omgeving. Met andere woorden: samenwerken in een netwerk. Tekst Roel Peeters Als je verbonden bent met Microsoft Exchange zie je dat rechtsonder in je Outlookvenster. Daar staat dan ‘verbonden met Microsoft Exchange’ en bij ‘postvak’ staat je naam. Belangrijk is wel dat iedereen in dezelfde Outlookversie werkt. je agenda kun je kiezen voor ‘machtigingen’. Dit kun je per gemachtigde specificeren. Als je niets instelt geldt de standaard. Fase 2 Als je een bericht wilt verzenden alsof het door de manager is verzonden (‘verzenden als’ of ‘send as’) dan kan dit enkel geregeld worden na specifieke instellingen door systeembeheer. Dit wordt trouwens zelden toegepast. Een voorbeeld hiervan is een postbus die door verschillende personen van gelijke functie en taken beheerd word. ‘Verzenden namens’ (‘send on behalf’) komt vaak voor en wordt verderop besproken. Beide instellingen samen kan niet voor één account. Voor alle duidelijkheid: de instellingen die ik hier bespreek staan in chronologische volgorde. Verder hanteer ik in dit artikel de benamingen ‘assistent’ en ‘manager’. Fase 1 Alleen een agenda delen, ook zonder exhange-omgeving De manager stelt specifieke machtigingen in Wil de assistent namens de manager vergaderverzoeken maken en beantwoorden, dan moet je een trapje hoger in Outlook. Tot en met Outlook 2007 doe je dit in menu extra >> opties >> gemachtigden >> toevoegen >> naam van gemachtigde ingeven. In Outlook 2010 via bestand >> info >> accountinstellingen >> gemachtigdentoegang >> toevoegen >> naam van gemachtigde ingeven. Vul in het volgende kleurrijke venster het toegangsniveau voor de verschillende onderdelen in. Voor ‘agenda’ is dat minimaal redacteur (kan items lezen, maken en wijzigen). Gevolg is dat een afspraak die door de assistent wordt bevestigd meteen in de agenda van de manager komt te staan. Standaard is het postvak niet gedeeld. Klik met je rechtermuis op de agenda die in de linkerkolom staat. Dit is de meest eenvoudige manier van samenwerken. Of je nu een Microsoft Exchange-, POP3-, IMAP- of Windows Livee-mailaccount gebruikt, je kunt agendagegevens delen met iedereen die toegang tot e-mail of internet heeft. Deze werkwijze staat toe dat een ander kan kijken, bewerken en/of schrijven in je agenda. In de rechtermuis op MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2012 Als je de machtigingen hebt ingesteld, kun je aanvinken dat de gemachtigde hier een e-mailbericht over krijgt. Opmerking: het vinkje ‘gemachtigde krijgt kopie van aan mij verzonden vergaderverzoeken’ staat standaard aan en is noodzakelijk. echter, als de assistent ook toegang krijgt tot het postvak kun je deze uitzetten. Je begrijpt dat je dit ook moet uitzetten als je een agenda deelt met een rechtstreekse collega. Anders krijg je het straks druk met allemaal vergaderverzoeken die niet voor jou bestemd zijn. Dit wordt nogal eens vergeten! Een assistent die op bovenstaande manier wordt gemachtigd, krijgt automatisch Verzenden namens-machtigingen. Dit wil zeggen: 41 Pagina 40

Pagina 42

Voor archief, online edities en lesboeken zie het Online Touch content management beheersysteem systeem. Met de mogelijkheid voor een web winkel in uw PDF's.

MSM0412 Lees publicatie 16Home