EVENEMENTEN EN ZAKENREIZEN Zakenreizen Wat te doen bij grote en kleine problemen Zelf zakenreizen boeken is dankzij internet tegenwoordig een peulenschil, en lijkt vaak ook voordeliger dan boeken via een reisagent. Het kan zich echter lonen verder te kijken dan je neus lang is. Want wat doe je als het reisschema onverwacht verandert door vertraging of annulering? Of erger nog: als jouw mensen onderweg beroofd worden, ziek raken of te maken krijgen met een natuurramp of politieke onrust? Tekst Ghislaine Brongers Iedereen weet het nog, de aswolk die na een vulkaanuitbarsting op IJsland het internationale reisverkeer wekenlang verstoorde. In de wijde omtrek konden mensen niet per vliegtuig vertrekken, terugkeren of doorreizen. Of zij kregen ingrijpende aanpassingen van hun reisschema voor de kiezen, inclusief fikse vertragingen. Onder de gedupeerden bevonden zich ontelbare zakenreizigers. ‘Soms zijn problemen wel te voorspellen, zoals met grote stormen of stakingsacties’, zegt Jeanine Klein Schiphorst, accountmanager bij VCK Travel. ‘Dan bekijken wij al in een vroeg stadium hoe we de reisplannen voor onze klanten kunnen wijzigen. Maar niet alles zie je van tevoren aankomen.’ En ook veel minder omvangrijke voorvallen kunnen tot grote problemen leiden. ‘Je denkt bij reisveiligheid en risico’s al snel aan extremen als een natuurramp of een aanslag’, zegt Diederik Banken, Vice President Commercial Belgium, The Netherlands & Luxemburg bij BCD Travel. ‘Maar ook een meter sneeuw, zoals onlangs in Amerika, kan tot gevolg hebben dat je niet weg kunt. Terwijl het hotel je toch verzoekt te vertrekken omdat je kamer nodig is voor de volgende gast. En wat als je door het oponthoud belangrijke medicijnen tekortkomt? Of extra uitgaven moet doen en je creditcard niet blijkt te werken?’ Communicatie is key En zo zijn er veel meer kleine en grote voorbeelden te noemen van zakenreizen die niet helemaal, of helemaal niet liepen zoals ze gepland waren. De opvattingen hierover in de Management Support Groep op LinkedIn zijn eenduidig: je hebt te accepteren wat er gebeurt, want bijsturen is vaak maar tot op zekere hoogte mogelijk. Wat je wel kunt doen is je reizigers blijven informeren en meedenken over oplossingen. ‘Communicatie is key’, zoals Jeannette van Orsouw het zegt. Na 12 jaar als zakenreismedewerkster te hebben gewerkt, werkte zij 3,5 jaar als secretaresse bij een internationale chocoladefabriMANAGEMENT SUPPORT APRIL 2012 9 Pagina 8

Pagina 10

Voor vakbladen, online reisgidsen en jaarverslagen zie het Online Touch beheersysteem systeem. Met de mogelijkheid voor een webshop in uw uitgaven.

MSM0412 Lees publicatie 16Home