EVENEMENTEN EN ZAKENREIZEN kant. Tegenwoordig is ze secretaresse bij Cauberg-Huygen Raadgevende Ingenieurs BV. Al met al boekte zij de laatste jaren heel wat internationale reizen voor haar collega’s. ‘Komt bagage niet tijdig aan, dan zoek je uit wanneer die wel aankomt en houd je je mensen daarvan op de hoogte. Is een vlucht geannuleerd, dan kun je ook denken aan een huurauto, de trein of een veerboot. Zijn de afstanden te groot en zijn ook andere airlines geen oplossing, dan kun je denken aan een oplossing als videoconferencing.’ Van Orsouw werkt in de regel samen met een reisagent. ‘Heel veel kan tegenwoordig rechtstreeks online geboekt worden. Zolang alles loopt zoals gepland, zul je daar geen spijt van krijgen. Maar wat doe je als er iets misgaat? Wie kun je bellen, wat kun je dan nog voor elkaar krijgen? Samenwerken met een reisagent betekent dat je de hele servicevraag bij hem kunt neerleggen.’ Zo denkt ook Monique de Voogd erover, die na een jarenlang dienstverband bij een luchtvaarmaatschappij onlangs voor zichzelf begon als travel management consultant voor de kleinzakelijke markt. ‘Veel bedrijven boeken alles los: de reis, het hotel en zelfs de taxi of de huurauto ter plekke. Maar als er ergens in TIPS BIJ HET boeken VAN ZAKENREIZEN • Maak gebruik van één boekingskanaal, dat je in geval van calamiteiten 24 uur per dag, 7 dagen per week kunt bereiken. • Controleer of de bestaande reisverzekering de belangrijkste risico’s dekt. Check ook altijd of de reisbestemming binnen de dekking valt. • Mobiel telefoonverkeer valt bij catastrofes vaak als eerste uit. Zorg voor afspraken over alternatieven. • Ga bij het boeken van flexibele tickets altijd na of de meerkosten daarvan in verhouding staan tot de alternatieven. Soms is het goedkoper een ticket te laten vervallen en een nieuw ticket te boeken, dan meteen bij aanvang een flexibel ticket te kopen. • boeken via een reisbureau heeft als voordeel dat je tickets soms voor enkele dagen in optie kunt zetten. Dit scheelt annuleringskosten als de reis onverhoopt toch niet doorgaat. • Zorg dat je reisbureau op de hoogte is van je reisbeleid en de authorisatieprotocollen. • Verblijven je mensen in een buitengebied, vraag dan aan je relaties ter plekke naar aanbevelingen voor het regelen van overnachtingen en vervoer. • Zorg dat je mensen in hun handbagage de meest essentiële verzorgingsproducten bij zich hebben, en bijvoorbeeld een schoon shirt. • Houd op kantoor een kleine voorraad verzorgingsproducten en shirts aan voor reizigers die onverhoopt zonder bagage terugkeren en meteen een belangrijke meeting in moeten. • Zorg dat mensen meerdere creditcards op zak hebben. Werkt VISA niet, dan doet American Express het wel en andersom. • Frequente reizigers kunnen een tweede paspoort aanvragen. Handig als er regelmatig visa-aanvragen worden gedaan en er tussentijds toch gereisd moet worden. • Bekijk het gewenste reisschema iets ruimer. Een uur eerder of later vertrekken kan soms een flinke besparing op de kosten opleveren. • Houd rekening met transfertijden op luchthavens. Sommige luchthavens zijn zo groot dat het drie kwartier kan duren om van de ene gate naar de andere te komen. • Bewaak de geldigheid van paspoorten en visa van medewerkers die veel reizen. • Boek zo vroeg mogelijk, dit levert vaak een aantrekkelijk prijsvoordeel op, zelfs in de business class. • Bespaar je reizigers tijd door voor hen de online incheck te verzorgen. • Zorg dat je een overzicht hebt van de creditcardgegevens van je medewerkers. Autoverhuurmaatschappijen accepteren bijvoorbeeld vaak alleen de persoonlijke creditcard bij het afhalen van de huurauto. • Verblijven je reizigers vaak langere tijd in het Europese buitenland, onderzoek dan de mogelijkheden voor het terugvragen van de daar afgedragen btw. de keten iets misgaat, moet je dus al die partijen bellen om zaken opnieuw te regelen. Ik ben ervan overtuigd dat je beter af bent als de cirkel rond is en je het hele pakket door je reisagent laat samenstellen. Je bespaart jezelf er een hoop tijd mee, en een reisagent kan je ook nog eens informeren over mogelijkheden om kosten te besparen.’ Bedrijfsbreed bewustzijn Ook Jeanine Klein Schiphorst van VCK Travel noemt het belang van het gebruik van één kanaal als het gaat om het boeken van zakenreizen. ‘Zeker in noodsituaties’, zegt ze. ‘Als zich ergens in de wereld calamiteiten voordoen, weten wij dankzij ons Track and Trace systeem met één druk op de knop welke reizigers daardoor geraakt worden.’ Track and Trace maakt onderdeel uit van het bredere Security Risk Management systeem van VCK Travel, legt Klein Schiphorst uit. ‘Daarmee bieden wij bedrijven meerwaarde als het om zakenreizen gaat, want het bewustzijn omtrent het welzijn en de veiligheid van reizende medewerkers groeit. Zo kunnen wij bijvoorbeeld veiligheidsrisico’s vooraf al inschatten, zodat reizigers weten welk risico zij lopen als zij naar een bepaalde bestemming reizen. En wij hebben altijd een calamiteitenteam paraat, dat de getroffen klanten traceert en proactief contact met hen opneemt.’ Ook BCD Travel werkt met een dergelijk systeem: Travel Risk Management. ‘We reizen steeds verder en hebben doorlopend en op mondiale schaal te maken met nieuwe ontwikkelingen. Dat vereist van werkgevers dat zij nadenken over de veiligheid en gezondheid van hun reizende medewerkers’, schetst Diederik Banken. Dat daar in de praktijk nog wel wat te winnen valt, blijkt uit de ervaringscijfers die hij noemt. ‘Twee derde van de bedrijven weet niet of niet precies waar hun mensen zich bevinden. En nog veel basaler: de helft van de bedrijven en instellingen met reizende medewerkers heeft niet eens een reisverzekering afgesloten.’ Onwil is het niet, stelt Banken, ‘maar veel is niet bekend of er worden te gemakkelijk aannames over gedaan. Met ons Travel Risk Management sturen wij aan op een bedrijfsbreed besef van de consequenties van internationaal reizen.’ Dat reikt van het benoemen van veiligheid als specifiek thema in het reisbeleid tot hele praktische tips. Maar, de reiziger heeft zelf ook een verantwoordelijkheid. En die mag daarin best een beetje opgevoed worden, zo blijkt uit de reacties in de Management Sup10 APRIL 2012 MANAGEMENT SUPPORT Pagina 9

Pagina 11

Heeft u een verenigingsblad, onlinepublisher of internet brochures? Gebruik Online Touch: whitepaper digitaal zetten.

MSM0412 Lees publicatie 16Home