COMMUNICEREN Chatten, vergaderen, confereren... Aan de slag met Lync Met Lync 2010 biedt Microsoft een totaalpakket aan communicatiemiddelen: bellen, chatten, videoconferencen, alles kan... Iedereen kan bovendien zien waar je bent en wat je doet. Dat kan handig zijn. Wie Management Support ‘spelt’ - en wie doet dat niet? - zal eerder hebben gelezen over Microsoft Lync. Klopt helemaal, want Lync kwam kort ter sprake in een eerder artikel over Office 365, waarvan het deel uitmaakt. Toen schreven we: Tekst Michiel Heemskerk ‘Microsoft noemt Lync Online ‘een cloudcommunicatieservice van de volgende generatie die mensen in staat stelt op nieuwe manieren en vanaf elke locatie met elkaar te communiceren. Lync Online biedt aanwezigheidsgegevens, chatberichten, Audio-/videogesprekken en geavanceerde onlinevergaderingen met Audio-, video- en webvergaderingen.’ Klinkt bekend? Dat zal best, want we kennen het allang: MSN/Windows Live Messenger! Lync is aldus geen communicatieservice van de volgende generatie, maar van de vorige!’ Die uitspraak werd overigens meteen genuanceerd, want Lync kan veel meer. Aan de andere kant, Lync kan alleen veel meer als het samenwerkt met MS Office 2010, de meest recente versie van het bekende Officepakket. Het kan vervolgens meer (dan de aloude Messenger) als het samenwerkt met Office 2007, en nog maar een beetje meer als het samenwerkt met Office 2003. Nog oudere Officepakketten telt Microsoft niet meer mee, want met software van meer dan tien jaar oud werkt niemand meer. Toch? Wie dus denkt even aan de slag te gaan met Lync, kan maar beter de meest recente Microsoft-programma’s hebben, anders is het allemaal niet zo spannend. Wat kan Lync in de meest uitgebreide vorm? Instellingen Welnu, als gezegd, net als de Messenger stelt het ons in staat contact te leggen met personen in ons adresboek, via chat, telefoon (VOIP), videobellen, conference call et cetera. Niks nieuws onder de zon, met dit verschil dat Lync ook werkt als (video)antwoordapparaat en dat Lync zo ingesteld kan worden dat het na enige afwezigheid achter 14 de computer automatisch doorschakelt naar een andere vaste of mobiele applicatie, bijvoorbeeld een geschikte telefoon. Het is zelfs zo dat Lync al je telefoons - werk, thuis, mobiel en computer - tegelijkertijd kan laten afgaan bij één binnenkomend gesprek. Slim Ook kan Lync - net als de Messenger - van alle contactpersonen weergeven wat hun status is: beschikbaar, bezet, niet storen, in a call, zo terug et cetera, met de mogelijkheid een ‘bezet’ persoon te taggen, zodat je een seintje krijgt als hij of zij weer beschikbaar is. En dat niet alleen in Lync zelf, maar in alle compatible Officeprogramma’s, waaronder uiteraard Outlook. Dat is met het oog op agendabeheer wel handig, zeker als er afspraken gepland moeten worden. Omgekeerd is de samenwerking met Outlook ook slim, want als er een afspraak gepland staat in Outlook Agenda, wordt de status in Lync meteen overeenkomstig gewijzigd. Zulks werkt uiteraard alleen, zoals terecht opgemerkt door een deelnemer op het LinkedInforum van Management Support, als iedereen zijn Outlook-agenda bijhoudt. Maar Lync kan nog meer met andere Officeprogramma’s, zoals bijvoorbeeld samen werken aan een tekst (in Word) of spreadsheet (in Excel). Vanuit deze programma’s kan direct een gesprek worden geopend met je contactpersonen, bijvoorbeeld over het document waarin je je bevindt. Dat vervolgens (via Sharepoint) gezamenlijk bewerkt kan worden, maar dat is meer Office 365 dan Lync alleen. Handig is ook, zo meldt een andere deelnemer op het forum, dat in bedrijven waar Het Nieuwe Werken wordt gepraktiseerd - wisselende werkplekken en zo - je niet met het zweet op het voorhoofd hoeft te zoeken naar die ene werknemer omdat hij geen vast bureau meer heeft, maar je simpelweg Lync kan raadplegen om ’m te traceren. Het ligt voor de hand dat dit voor multinationale bedrijven interessant is, omdat het Lync - dat goeddeels draait in de cloud - net als de Messenger natuurlijk niet uitmaakt of personen met z’n allen in één kantoor zitten of over de hele wereld verspreid. Buiten de deur Reppen we tot nu toe alleen over mensen binnen hetzelfde bedrijf, nergens staat geschreven dat alleen collega’s toegang zouden moeten hebben tot je Lync-netwerk. Externe Lync-gebruikers sluiten (wederom als bij de Messenger) op uitnodiging net zo makkelijk aan, maar ook gebruikers van andere Instant Messaging (IM-)diensten zoals Yahoo, AOL en de MSN en Windows Live Messenger. Wat de Messenger echter nooit kon, is mensen binnen het adresboek selecteren op speciale vaardigheden. Met de zogenaamde Skill Search kun je van alle collega’s hun competenties en specialismen inzien (als ze die bijvoorbeeld bij hun functieomschrijving hebben ingevoerd) en zo gericht op zoek naar iemand voor een bepaalde klus. Voor de directe collega’s zal dat nooit nodig zijn, maar je printer zal het maar weer eens niet doen en je hebt dieene-nerd-van-Automatisering-wiens-naam-jenooit-kunt-herinneren nodig: skill search! Het is overigens niet zo dat Lync meteen maar alles van je laat zien wat je ooit tijdens de kerstborrel hebt ingevoerd. Voor alle contactpersonen kunnen toegangsniveaus worden ingeschakeld, want niet iedereen hoeft te weten wanneer je aan het lunchen bent, belt of wat dan ook aan het uitvoeren bent. Voor de leidinggevende kan dat wel weer relevant zijn. MEI 2012 MANAGEMENT SUPPORT Pagina 13

Pagina 15

Interactieve digitale folder, deze uitgave of gids is levensecht online geplaatst met Online Touch en bied het naar een online publicatie omzetten van e-onderzoeksrapporten.

MSM0512 Lees publicatie 17Home