OFFICEMANAGEMENT Vergaderen met de iPad Praktische toepassingen Digitaal werken blijkt in de praktijk efficiënt en effectief te zijn. En de huidige technieken en apps maken de overstap naar het papierloze kantoor steeds gemakkelijker. Het mobiel lezen, bewerken, opslaan, delen en digitaal archiveren van documenten, dossiers en agenda’s vraagt echter wel om duidelijke afspraken tussen collega’s en op het secretariaat. Om de iPad effectief én veilig te kunnen gebruiken in je eigen organisatie, zijn er wel wat aanpassingen aan de huidige werkwijze nodig. Welke dat zijn lees je in dit artikel. Tekst Bouke van Kleef In het februarinummer van dit blad stond een artikel over ‘Vergaderen met de iPad’. De vele vragen daarna over praktische toepassingen zijn de aanleiding voor het schrijven van dit artikel. Hier vind je de praktische tips waar je op kantoor direct mee aan de slag kunt. Vergaderstukken op de iPad Het verzamelen van informatie en het daadwerkelijk plannen van de vergadering inclusief agenda opstellen en het vastleggen van het aantal deelnemers, de locatie, datum en tijd behoeven veelal geen structurele verandering. De voorbereiding van een vergadering door de deelnemers (stukken lezen en annoteren op de iPad) vereist wél aanpassing en gewenning. Het vergaderen zelf is met de iPad ook anders (geen geblader en geritsel, maar swipen). Ook de fase na de fysieke vergadering is anders. Maar het belangrijkste knelpunt bij vergaderen met de iPad is het beschikbaar stellen van vergaderstukken op de tablet. Vergaderstukken als bijlagen in het vergaderverzoek in Outlook toevoegen, blijkt voor de vergaderdeelnemers namelijk geen oplossing. De agendatechniek van Apple ondersteunt helaas geen bijlagen in afspraken of vergaderverzoeken, waardoor de toegevoegde bijlagen in Outlook niet worden gesynchroniseerd naar de iPad. Ander nadeel van de iPad is dat deze niet zonder meer verbinding kan maken met je netwerkschijf. De iPad is geen laptop en er staat dus geen Windows op om verbinding te maken met een share (zoals de kantoorserver). MANAGEMENT SUPPORT MEI 2012 De bestanden die je hebt opgeslagen in een mappenstructuur op de server zijn niet zomaar bereikbaar vanaf de iPad. Een WiFi-verbinding op kantoor wil dus niet zeggen dat je ook bij je bestanden op de kantoorserver kunt. Natuurlijk zijn er wel oplossingen om deze documenten toch te raadplegen. Denk wel goed na over de manier waarop je dit op wilt lossen. Je wilt immers een oplossing die flexibel en gebruiksvriendelijk is voor de iPadgebruikers, maar die ook rekening houdt met de afspraken over IT-beveiliging. Dat is dus verandering nummer één die absoluut van invloed is op de werkwijze van het secretariaat. Want meesturen van vergaderstukken in de vergaderafspraak in de Outlookagenda biedt geen oplossing. Het uitwisselen van documenten tussen het secretariaat en de iPadgebruikers gebeurt via de e-mail of via zakelijke apps. Daarover straks meer. TIP: voordat je de iPad effectief kunt gaan gebruiken en een keuze gaat maken voor de techniek, is het aan te bevelen een structuur voor de vergaderdossiers vast te leggen: hoe en waar ga je de vergaderstukken opslaan? Aan de slag: 6 stappen 1. Voorbereiding. Dit doe je in de regel aan de telefoon en achter de pc, de iPad speelt in dit stadium nog geen rol. Het gebruikelijke hulpmiddel is de Outlook-takenlijst. Als je beschikt over een iPad is deze takenlijst ook in te zien op je iPad. Het is handig een ‘lege’ taak klaar te zetten met jouw vaste componenten voor het plannen van de vergadering: - doel van de bespreking vastleggen - deelnemers inventariseren (verplicht, gewenst) - termijn waarbinnen de vergadering plaatsvindt - duur van de bespreking - gewenste locatie/regio kiezen - agendapunten verzamelen, beschikbaarheid deelnemers opvragen 2. Vergadering toetsen. Ook in dit stadium speelt de iPad een ondergeschikte rol. Ga in deze fase van het proces na of er aan de voorwaarden van een vergadering wordt voldaan en of deze vergadering wel noodzakelijk is. 3. Vergadering tot stand brengen, plannen en bevestigen. In deze fase van het vergaderproces check je onder andere de data (intern en extern) van de deelnemers en locatie. Deze leg je vast in de agenda middels een vergaderverzoek. Voeg geen bijlagen toe; deze zijn op de iPad niet zichtbaar. Gebruik het notitieveld in de afspraak voor het communiceren van de nodige relevante gegevens voor de deelnemers (doel, agenda). En: - verwijs naar de centrale plaats waar de vergaderstukken terug te vinden zijn of hoe de deelnemers de stukken kunnen raadplegen op de iPad. 25 Pagina 24

Pagina 26

Voor artikelen, online presentaties en tijdschriften zie het Online Touch CMS beheersysteem systeem. Met de mogelijkheid voor een online winkel in uw weekbladen.

MSM0512 Lees publicatie 17Home