OFFICEMANAGEMENT In de paragraaf onder deze procesbeschrijving vind je terug hoe je dit realiseert. - maak van de vergaderagenda en de diverse vergaderstukken (bijlagen) pdf’jes en sla deze op in de standaard gebruikte app, map of locatie, of verzend de pdf’s per mail. 4. Vergaderstukken lezen en aantekeningen maken zowel voor de deelnemers als voor jezelf. Voor dit deel van het vergaderproces speelt de iPad onder het motto: ‘Printen = verspillen’ een belangrijke rol. Wanneer de deelnemers de agenda met doelstelling en bijlagen op hun iPad openen, kunnen ze aantekeningen maken in de stukken. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld de app iAnnotatePDF of GoodReader. Iedereen die aantekeningen maakt, kan de geannoteerde documenten digitaal meenemen naar de vergadering. 5. Tijdens het vergaderen zijn de stukken bij de deelnemers te raadplegen op de iPad. Het is wel handig de stukken ook op een beamer centraal te tonen. Dit voorkomt discussie over welk agendapunt nu vergaderd wordt. Tijdens de vergadering zijn de apps iAnnotatePDF en GoodReader wederom erg geschikt. Voor jou - als iPadgebruiker - biedt de app Notesplus toegevoegde waarde; daar kun je onder andere mee typen, tekenen, schrijven en opnemen. De iPad kan aan elke beamer worden aangesloten; vrijwel alle beamers werken met een VGA-aansluiting. Het is wel aan te bevelen de Apple VGA-adapter aan te schaffen. Daarmee kun je het scherm van de iPad (vanaf de iPad2) tonen op de beamer. APPS VOOR, TIJDENS OF NA DE VERGADERING iAnnotatePDF of GoodReader Wanneer je met een van deze apps een vergaderstuk in pdf-formaat opent op de iPad, kun je in een handomdraai aantekeningen maken, teksten markeren en opmerkingen plaatsen. Deze apps zijn dus zeer geschikt voor het voorbereiden van een vergadering en om tijdens een vergadering aantekeningen te maken in je digitale documenten. Voorwaarde is wél dat de stukken die je wilt lezen en bewerken pdf-documenten zijn. De huidige apps kunnen (nog) niet naadloos omgaan met Officedocumenten. Ander klein minpuntje is dat de apps geen documenten kunnen máken. Dus voor het typen van (langere) teksten zijn deze apps niet geschikt. DocumentsToGo, QuickOffice Pro HD of Pages in combinatie met Numbers en KeyNote Deze apps zijn ‘Office suites’ en geschikt voor het maken van Officedocumenten (Word/Excel/PowerPoint) op de iPad of iPhone. Natuurlijk is het maken van documenten makkelijker en heb je veel meer mogelijkheden op een reguliere pc met het volwaardige MS Office pakket. Voor een eenvoudig Worddocument met enige opmaak, of een eenvoudige spreadsheetberekening (Excel), zijn deze apps uitermate geschikt. Wanneer je minder met de pc wilt doen en meer op je iPad wilt gaan werken, is een Officesuite App een musthave. DocumentsToGo is het goedkoopste alternatief en Pages, Numbers en KeyNote het duurst. Notes Plus NotesPlus is een schrijf-app voor de iPad. Je kunt er aantekeningen mee maken, tekenen, typen en Audio opnemen. Een van de voornaamste pré’s van deze app is dat het een ‘handpalm’-vlak heeft, zodat je kunt schrijven terwijl je je hand laat rusten op de iPad - zonder ‘inktvlekken’ te maken. N.B.Voor de diverse apps zoals iAnnotatePDF, GoodReader en NotesPlus is gewenning vereist. Een korte training voor de iPad met als hoofdonderwerp de werking van de diverse zakelijke apps is een aanrader. Bij Management Support gaat volgende maand de eerste iPad-training van start. Zie www.managementsupport.nl/opleidingen. 6. Na de vergadering werk je de notulen uit en verspreid je de actielijst. Maak met elkaar duidelijke afspraken over wat met de ‘oude’ vergaderbijlagen en aantekeningen wordt gedaan. Deze zijn namelijk lokaal op de iPad opgeslagen en hebben in principe maar een korte bewaartermijn. Wanneer een stuk met aantekeningen wél bewaard moet worden ‘verhuis’ je die naar de juiste plek op de server. Gebruik de iPad liever niet om te archiveren.. De onder de punten 4 en 5 genoemde technieken en apps waarmee je documenten op de iPad beschikbaar maakt, vind je achter de bonuscode aan het einde van dit artikel. TIP: spreek af wat er gebeurt met geannoteerde en alleen op de iPad opgeslagen documenten. Vaak kunnen deze documenten met aantekeningen weg nadat de wijzigingen zijn verwerkt in de besproken documenten en de notulen zijn vastgesteld. Dat doe je met de papieren stukken waarschijnlijk ook. De vergadering Dan is daar het moment suprême: je gaat tijdens de vergadering aan de slag met de iPad. Met onderstaande tips kun je absoluut uit de voeten. Tap = klik: met een muis kun je klikken en dubbelklikken. Op het aanraakgevoelige scherm van de iPad klik je niet, maar ‘Tap’ je op het scherm. Op de pc kun je makkelijk schakelen tussen de openstaande programma’s, bijvoorbeeld met de sneltoetsen ALT+TAB. Op de iPad werkt dat net iets anders. De volgende handelingen zorgen ervoor dat je nog sneller kunt schakelen tussen de diverse apps. • Door te ‘dubbelklikken’ op de ronde ‘home’-knop worden de laatstgeopende apps onderaan het scherm weergegeven. Selecteer de app die je wilt openen en wissel tussen bijvoorbeeld GoodReader en iAnnotatePDF en daarna weer naar de mail. • Door met vier vingers een schuifbeweging van onder naar boven te maken, wordt de applicatie die je open hebt staan iets naar boven geschoven en de laatst geopende apps worden onderaan weergegeven (net als bij het dubbelklikken op de Home-knop). 26 MEI 2012 MANAGEMENT SUPPORT Pagina 25

Pagina 27

Heeft u een onderzoeksrapport, turn pages of web jaarverslagen? Gebruik Online Touch: whitepaper digitaal bladerbaar maken.

MSM0512 Lees publicatie 17Home