SOFTWARETIPS Documenten beveiligen in Microsoft Office Even naar het toilet... even naar een collega verderop in de gang... Kleine ‘breaks’ waarbij je korte tijd je werkplek verlaat. Intussen staat je pc open en bloot voor jan en alleman te kijk. Dat is niet zo erg als je de foto’s van de kwartaalborrel aan het bekijken bent of met een ‘onschuldige’ mail naar je manager bezig bent. Maar als je toevallig een personeelsdossier aan het bijwerken bent, of andere gevoelige informatie hebt openstaan, wordt het een ander verhaal. Hoe scherm je dat af voor ‘toevallige’ voorbijgangers? Tekst Roel Peeters Windows op slot Je gaat even koffie halen en wilt je belangrijke informatie veilig stellen en niet zichtbaar voor voorbijgangers. Dat doe je simpel met de Windowstoets + L (= Lock). Als je weer aan het werk gaat moet je wel je wachtwoord intoetsen om in te loggen. Je pc stond intussen de hele tijd stand by, en jij kan weer fit en vrolijk aan het werk. Microsoft Office Er zijn allerlei mogelijkheden om je documenten of presentaties in meer of mindere mate te beveiligen. Je vindt ze in het overzicht onder de Office-knop >> Voorbereiden ‘Markeren als definitief’ geeft enkel aan dat het een ‘alleen lezen’ bestand is. Gebruikers zien dit onderin het scherm en kunnen enkel wijzigingen aanbrengen als ze het eerst als een nieuw document opslaan. Helemaal versleutelen kun je als je kiest voor ‘document versleutelen’. Let op, als je het wachtwoord vergeet is het over en uit! Omdat documenten snel de wereld in geslingerd worden en bij iedereen terecht kunnen komen, kun je ervoor zorgen dat een document digitaal wordt ondertekend. Wanneer iemand anders wijzigingen aanbrengt en opnieuw opslaat wordt deze digitale handtekening ongeldig en is duidelijk dat met het bestand gerommeld is. Kies voor ‘Een digitale handtekening toevoegen’ >> typ een doel voor het ondertekenen >> Klik dan op de knop Ondertekenen. Word Een typisch (en catastrofaal) Wordprobleem: als een document, waar wijzigingen in aangebracht zijn, al dan niet door verschillende personen, terechtkomt bij een klant of zakelijke partner. Die krijgt een document onder ogen met opmerkingen, doorstrepingen en gekleurde tekst. Stel je voor: een offerte met verschillende prijsvoorstellen en voorwaarden terwijl dat niet de bedoeling was! Dit heeft te maken met het verhaal in tabblad controleren >> wijzigingen bijhouden en de weergave 32 van de revisies. Het leidt te ver om hierop in te gaan. Maar je wilt in één klap al deze gegevens, inclusief de verborgen gegevens en opgeslagen informatie over auteur en bewerkingstijden, verwijderen. Dat kan via de Officeknop >> document controleren. Kijk wat er allemaal wordt gevonden en kies wat je eruit wil hebben. Resultaat: een schoon document! Outlook Je wilt je pc aan laten staan voor gebruik of inzage door een collega, maar je wilt Outlook blokkeren. Klik met de rechtermuisknop op Persoonlijke mappen >> kies Eigenschappen voor Persoonlijke mappen >> Open het tabblad Algemeen >> klik op Geavanceerd >> Klik op Wachtwoord wijzigen >> Typ het nieuwe wachtwoord en bevestig dit. Zorg ervoor dat het selectievakje ‘Het wachtwoord opslaan in de wachtwoordenlijst’ is uitgeschakeld. Iedere keer wanneer je Outlook start, moet je het wachtwoord invoeren. By the way: sinds versie 2010 worden virussen niet meer geactiveerd als berichten geopend worden in het leesvenster! Handige trucs Onderstaande trucjes dienen niet zozeer als beveiliging maar proberen een aantal handelingen voor de doorsnee gebruiker te ontmoedigen. PowerPoint Sla je presentatie op als een ‘voorstelling’ (ppsx) in plaats van een ‘presentatie’(pptx). Het bestand opent dan altijd schermvullend in plaats van in het programma PowerPoint. Ik raad iedereen aan dit altijd te doen. Wil je de presentatie later wijzigen, open dan PowerPoint >> open het bestand en klaar. MEI 2012 MANAGEMENT SUPPORT Pagina 31

Pagina 33

Scoor meer met een web winkel in uw brochures. Velen gingen u voor en publiceerden verenigingsbladen online.

MSM0512 Lees publicatie 17Home