WERKORGANISATIE De digitale takenlijst Handiger dan een notitieblok Als een to-do-list één kenmerk zeker moet hebben, is het wel gebruiksgemak. Er is namelijk al genoeg te doen, dat is nu nét de reden dat je überhaupt een to-do-list nodig hebt. Een digitale in dit geval. Wij zetten er een aantal op een rij, inclusief de ‘voors’ en de ‘tegens’. Tekst Michiel Heemskerk Als dat ouderwetse notitieblok één astronomisch voordeel had, was het wel dat het altijd in het zicht en voor het grijpen lag. Het samenstellen van de welbekende ‘Te doen’-lijst - die tegenwoordig in het Engels to-do-list schijnt te moeten heten - was vroeger de eerste taak van de dag. Taken die gisteren aan het eind van de werkdag nog niet af waren, werden samen met de nieuwe taken gevat in een nieuwe to-do-list, al dan niet opgesteld in volgorde van prioriteit. De lijst lag altijd in het zicht, je werd er de hele dag mee geconfronteerd en vergat nooit wat. Het notitieblok was een constante factor, en in een software-oplossing moet je toevallig kijken, of hij moet zo irritant zijn dat ‘ie je voortdurend met allerlei bliepjes overal aan herinnert. Voordeel van een software-oplossing is wel weer dat je een taak nooit twee keer hoeft in te voeren, en dat reeds uitgevoerde taken ook netjes in de lijst blijven staan, zodat je later kunt checken wanneer je een bepaalde taak ook alweer had uitgevoerd. Een laatste, niet te onderschatten voordeel: veel to-do-software werkt volgens het Getting Things Done-principe (GTD) van timemanagementexpert David Allen. Wie daarmee bekend is, kiest liefst een app die daarmee overweg kan. Outlook! Wie Microsoft Office ‘draait’ - en wie doet dat niet? - heeft vaak ook de beschikking over de Outlook, tenzij de automatiseringsafdeling heeft voorzien in een tot volstrekt nutteloze proporties dichtgetimmerd mailprogramma als het gevreesde Lotus Notes. Staat Lotus Notes of Outlook echter geheel ‘open’ (dat je dus de beschikking hebt over de volledige functionaliteit), dan ben je al voorzien van alle to-do-software die je nodig hebt. In Outlook is het openklikken van de optie ‘Taken’ voldoende. Outlook biedt zijn takenlijst in zeer verschillende lay-outs, dus er zit altijd wel iets tussen waar je wat aan hebt. Taken voorzien we van een onderwerp, uitgebreide taakinformatie, begin- en einddatum, prioriteit, vorderingspercentage, status (Niet gestart, Wordt uitgevoerd, Voltooid, Wacht op iemand anders, Uitgesteld), herinnering met datum, tijd én waarschuwingssignaal, kleurcode, opvolgmarkering en privéafscherming. Want Outlook is een all-in mail-, contact- en tijdmanagement systeem dat - indien gewenst - werkt met gedeelde agenda’s, en je wilt niet alles met iedereen delen. Want ja, alles wat je in Outlook Taken invoert, wordt direct opgenomen in Outlook Agenda. Best slim en handig, want andere applicaties zijn stand-alone en werken los van een agenda, 32 die je er dus nog los naast zult moeten beheren. Drie laatste aardige features van Outlook Taken zijn Details, Taak toewijzen en Statusrapport verzenden. Bij de eerste kun je kwijt hoelang je ermee bezig bent geweest, wat de reisafstand was, factuurinformatie en voor welk bedrijf. Bij de tweede kun je de ingevoerde taak delegeren aan een in- of externe medewerker. Niet nodig om alles te dicteren of over te tikken: klik de taak aan, klik op Taak toewijzen, geef de ontvanger op (e-mail), en hij krijgt alle details. Bij de derde feature verzend je dus een statusrapport. Wil je manager weten hoe het ermee staat? Druk op de knop en hij weet alles. Sneller kan niet. Cloud is beter Nadeel van Outlook is dat het alleen beschikbaar is op de eigen computer, tenzij je zo gelukkig bent te werken met Office 365, dat nauw contact heeft met de cloud. Office 365 heeft voor alle kantoorapplicaties ook online versies beschikbaar - benaderbaar voor elk apparaat met internettoegang - maar daarbij geldt dat ze aanmerkelijk trager werken dan lokaal geïnstalleerde programma’s en minder functionaliteit bieden. Riep daar iemand cloud? Dan roepen wij Google Apps. Google heeft daadwerkelijk de optie Google Taken. Goed verstopt, dat dan weer wel. Maar: even inloggen op de Google-account (in de browser), naar Google Agenda en onder ‘Mijn Agenda’s’ ‘Taken’ aanvinken. Voilá, rechts in het scherm verschijnt de taaklijst. Elke taak met een deadline verschijnt net als bij Outlook in de Agenda. Het is rudimentair, en kan mooier, bijvoorbeeld met GQueues (http:// www.gqueues.com/). Deze gratis plug-in voor Google is misschien wel net zo goed als Outlook, zeker het verkennen waard. Nog één dingetje over Google Taken: het werkt ook samen met Gmail. Gmail heeft de optie om e-mail direct te verplaatsen naar Taken. Best handig als een e-mail een taak bevat. Externe aanbieders zijn er gelukkig ook, en niet zo’n beetje. Het is niet te doen (geen tijd, haha) om ze allemaal uitgebreid te proberen en er is zeker geen ruimte om dat allemaal op te schrijven, dus doen we het snel. Dat heeft een extra voordeel, want het programma dat we zoeken, is kristalhelder in z’n werking: we moeten er meteen mee aan de slag kunnen en niet eerst een tutorial van honderd pagina’s lezen. JUNI 2012 MANAGEMENT SUPPORT Pagina 39

Pagina 41

Scoor meer met een e-commerce shop in uw vaktijdschriften. Velen gingen u voor en publiceerden gebruiksaanwijzingen online.

MSM0612 Lees publicatie 19Home