COMMUNICEREN Tekst - tabel - grafiek Het verhaal achter de cijfers Tabellen en grafieken zijn onmisbaar in jaarverslagen, financiële maandrapportages, personeelsoverzichten en andere ‘cijferverhalen’. Tegelijkertijd is de tekst minstens zo belangrijk voor ‘het verhaal achter de cijfers’. Wat zijn de spelregels voor een effectieve combinatie van tekst, tabel en grafiek? Tekst Arjen Ligtvoet Het idee is simpel: tabellen en grafieken presenteren de cijfers, terwijl de tekst het verhaal toelicht. Makkelijker gezegd dan gedaan, want hieraan voorafgaand ligt een heel palet aan keuzes. Welke cijfers presenteer je in een tabel, wat zet je in een grafiek, en wat behandel je dan nog in de tekst? Welk soort tabel of grafiek kies je en hoe maak je die het beste op? Door je aan een paar basisprincipes te houden zorg je al snel voor een beter samenspel van tekst en beeld. Tekst - voor uitleg en analyse De tekst geeft uitleg of analyseert de situatie. Waarom is de winst gestegen? Waarom neemt het ziekteverzuim niet af? Waarom heeft er een fusie plaatsgevonden? De tekst is dus niet bedoeld om alle cijfers uit de bijbehorende tabel of grafiek te herhalen. De lezer heeft meer aan een uitleg of analyse, met hooguit een herhaling van de belangrijkste cijfers: ‘In het afgelopen kwartaal daalden de kosten met 8,2%. Dit kwam enerzijds door de afnemende personeelskosten en anderzijds door de samenvoeging van twee opslaglocaties.’ Tabel - voor exacte gegevens Een tabel bevat exacte gegevens die de lezer makkelijk kan opzoeken en vergelijken. Bijvoorbeeld de omzet van de vier verkoopregio’s, of het aantal verkochte literflessen frisdrank in de afgelopen twaalf maanden. Als je maar een paar getallen hoeft te presenteren, is een tabel vaak niet nodig. Je kunt de gegevens dan ook in de tekst verwerken: ‘In 2011 was de winst € 17,3 miljoen, tegen € 16,7 miljoen in 2010’. Veel lezers - zeker als ze gewend zijn aan cijfers - lezen de tekst niet, maar kijken alleen naar de cijfers. Zorg er daarom voor dat de lezer de gegevens uit de tabel ook los van de tekst kan begrijpen. Dat doe je door de tabel een titel te geven die de inhoud goed weergeeft: ‘Omzet per regio en kwartaal in 2012’. Vergeet ook niet om de eenheid te vermelden (bijvoorbeeld ‘in € 1000,-’) en geef de kolommen en rijen een duidelijke omschrijving. Houd verder de vormgeving van een tabel zo simpel mogelijk. Hoe drukker het ontwerp, hoe meer de lezer afgeleid wordt van de inhoud. Door kleuren en dikke lijnen weg te laten, zorg je voor rust en leg je de nadruk op de cijfers (tabel 1 en 2). 20 Omzet per regio en kwartaal in 2010 (in € 1000,-) Regio Noord Oost Zuid West Totaal Ql Q2 Q3 Q4 Totaal 1708 1879 1850 2193 7630 381 458 987 1287 3113 1320 1329 1389 1245 5283 788 701 821 839 3149 4197 4367 5047 5564 19175 Tabel 1 Drukke tabelopmaak die afleidt van de cijfers. Omzet per regio en kwartaal in 2012 (in € 1000,-) Regio Noord Oost Zuid West Totaal Ql Q2 Q3 Q4 Totaal 1.708 1.879 1.850 2.193 7.630 381 458 987 1.287 3.113 1.320 1.329 1.389 1.245 5.283 788 701 821 839 3.149 4.197 4.367 5.047 5.564 19.175 Tabel 2 Door alle overbodige lijnen en kleuren weg te laten, oogt de tabel veel rustiger. De arcering geeft een opvallend cijfer aan, waar de tekst verder op ingaat. In de tekst ga je in op opvallende cijfers uit de tabel, of juist op zaken die niet goed uit de cijfers naar voren komen. Hierbij versterken tekst en tabel elkaar het meest als je in de tekst naar de tabel verwijst, en eventueel in de tabel het betreffende cijfer benadrukt: ‘Tabel 2 laat zien dat het aantal verkopen in de regio Oost in het vierde kwartaal ruim vier keer zo hoog is als in het eerste kwartaal. Dit is volledig terug te voeren op de grootschalige advertentiecampagne in die regio. Vanaf volgend jaar willen we daarom ook in de overige regio’s meer gaan adverteren.’ Grafiek - voor trends en vergelijkingen Gebruik een grafiek om trends of vergelijkingen weer te geven, zoals een stijging van de winst in de afgelopen 6 maanden, of de verkoopprestaties van diverse verkopers. Bij een grafiek gaat het dus om de relatie tussen getallen. Als je de nadruk wilt leggen op exacte gegevens, kun je beter een tabel gebruiken. Overigens, net als een tabel moet een grafiek ook volledig zijn: de lezer moet de grafiek los JULI/AUGUSTUS 2012 MANAGEMENT SUPPORT Pagina 19
Pagina 21Scoor meer met een online winkel in uw uitgaves. Velen gingen u voor en publiceerden maandbladen online.
19:MSM070812 Lees publicatie 20Home