OFFICEMANAGEMENT Delen is vermenigvuldigen Handboek secretariaat in zeven stappen Een van de populairste handvatten voor het verder professionaliseren van de werkwijze op secretariaten is nog steeds het Handboek Secretariaat. De vraag hoe je een handboek opstelt leverde in de LinkedIngroep van Management Support namelijk maar liefst 152 reacties op. Daarom nu dit ultieme stappenplan voor een handboek secretariaat, inclusief praktische tips die je helpen een aansprekend werk te maken dat uitnodigt om gebruikt te worden. Tekst Marianne Smits Het belangrijkste bij het maken van een handboek is het verkrijgen van draagvlak bij degenen voor wie het handboek is bedoeld. Dat wil zeggen dat iedereen die het handboek moet gaan gebruiken het ook als een belangrijk hulpmiddel accepteert. Maak dus gebruik van het enthousiasme, de energie en de creativiteit van je collega’s. Vertel dat je een handboek wilt maken en betrek direct de collega’s die hierop enthousiast reageren erbij. Zorg er vanaf nu voor dat je ruimte geeft voor de inbreng van iedereen. Zorg voor goede sturing, zonder de energie bij de anderen te blokkeren. Dit doe je bijvoorbeeld door samen een aantal zaken op een rijtje te zetten. Wat zijn de doelstellingen van het handboek? Is het een handleiding van de werkwijze van het secretariaat of geeft het ook een visie op de dienstverlening en de manier waarop je daaraan invulling wilt geven? Hoe wil je het beschikbaar stellen en verspreiden? Daarnaast is de planning heel belangrijk, zeker als je aantoonbare voortgang wilt boeken. Vergeet niet om altijd en overal te communiceren waar je mee bezig bent en wat de stand van zaken van de ontwikkeling van het handboek is. Hierdoor creëer je energie bij anderen en kunnen ze niet wachten tot het handboek er is. MANAGEMENT SUPPORT JULI/AUGUSTUS 2012 1. Werf ‘ambassadeurs’ Schrijf een handboek bij voorkeur niet alleen. Betrek er enthousiaste collega’s bij. Een plus een wordt dan al gauw drie. Je bundelt immers de kennis en ervaring van iedereen die deelneemt aan jouw project. En dat hoeven niet per se alleen managementassistenten te zijn. Belangrijk bij de keuze van de collega-auteurs is dat ze zich ambassadeur voelen van het handboek: het is jullie handboek, en je wilt samen het handboek maken. En jij geeft ruimte voor eigen inbreng van alle mede-auteurs. Denk eraan om het idee van een handboek te publiceren op het intranet of via een (in overleg met automatisering) speciaal hiervoor gemaakte website. Verspreid je idee via de interne social media (Yammer, Lync). Zo kan iedereen die mee wil denken zich melden. 2. Vergaar ideeën Via je publicatie op intranet, via de website, je e-mailing roep je iedereen op om ideeën aan te reiken. Spreek collega’s die specialist zijn in bepaalde onderwerpen of uit te voeren taken rechtstreeks aan zodat ook zij hun kennis en ervaringen delen. 25 Pagina 24

Pagina 26

Heeft u een reisgids, you can flip of digi boeken? Gebruik Online Touch: spaarprogramma online plaatsen.

19:MSM070812 Lees publicatie 20Home