OFFICEMANAGEMENT 3. Werk de opzet uit Maak een gedetailleerde ‘kapstok’ waarin je opneemt wat er allemaal in je handboek komt te staan. Je begint met het doel van het handboek. Waarom maak je een handboek? Je bedenkt ook wie de doelgroep van het handboek is: zijn dit de personen die ermee moeten gaan werken of is het bedoeld voor een bredere doelgroep? Het kan ook zijn dat je het handboek maakt, juist voor de cliënten van je secretariaat (de managers voor wie je werkt). De keuze van de doelgroep is dus heel belangrijk omdat deze niet alleen de inhoud van je handboek sterk beïnvloedt, maar ook de vorm waarin je je handboek maakt. Vergeet niet om in de inleiding duidelijk te maken waarom je bepaalde onderwerpen NIET in het handboek hebt beschreven. TIP: beschrijf geen zaken in het handboek die al elders vastliggen en op te zoeken zijn. Denk aan HR-procedures als verlofregistratie en ziek- en betermeldingen. Neem dan slechts een verwijzing op naar waar (intranet) of bij welke functionaris de informatie te verkrijgen is. 4. en 5. Maak een taakverdeling en begin met schrijven Zorg ervoor dat je hetgeen je opneemt in het handboek aantrekkelijk presenteert. Lange, beschrijvende stukken tekst nodigen niet uit om te lezen, zéker niet als iemand het al druk heeft. Juist dan is het belangrijk dat het handboek in één ‘oogopslag’ duidelijk maakt hoe je zaken aan moet pakken. Dit is vaak de reden dat (beschrijvende handboeken niet of slechts zelden worden gebruikt. Bovendien kun je in beschrijvende tekst de samenhang samenhang tussen de verschillende onderdelen van een proces minder makkelijk weergeven. Procesbeschrijvingen verdienen dan ook de voorkeur. Maak een taakverdeling onder al je ‘ambassadeurs’ Vraag hen welke onderdelen van het handboek ze het liefst willen maken en verdeel zo het werk. Het mes snijdt aan twee kanten: je creëert draagvlak en de kwaliteit van je handboek is optimaal omdat je ‘specialisten’ laat schrijven aan die stukken waar ze het meest van weten. Controleer elkaars ‘producten’ door collegiale feedback: de stukken die jij produceert worden geAudit door anderen uit je projectgroep. Dit zorgt ervoor dat je procesbeschrijvingen gecheckt zijn op volledigheid en duidelijkheid. TIPS: sluit met jouw handboek aan op de manier van beschrijven binnen je organisatie. Bekijk voorbeelden, raadpleeg de kwaliteitsfunctionaris. Zo creëer je geen ‘eiland’ maar maak je juist duidelijk dat jouw secretariaat ook een ‘business unit’ is. - Doel van het proces = de titel. Bijvoorbeeld ‘Voorbereiden MT-vergadering’. Een titel van een procesbeschrijving bestaat altijd uit een werkwoord en een zelfstandig naamwoord. - Hoe verloopt het proces? Dit zijn chronologisch de stappen die deel uitmaken van het totale proces. Denk aan: verzamelen onderwerpen, opstellen conceptagenda, verwerken van de vergaderstukken, verspreiden van de definitieve agenda met de vergaderstukken, acties na de vergadering. ‘Wat te doen bij het annuleren van een vergadering?’ (kan een aparte procesbeschrijving zijn). Belangrijk om in de procesbeschrijving ‘Voorbereiden MT-vergade26 ring’ melding te maken van het deelproces ‘Annulering vergadering’. Zo creëer je samenhang tussen processen. Het makkelijkst doe je dit door een hyperlink op te nemen naar het deelproces. - Wat zijn de ‘voorwaarden’ om het proces te kunnen uitvoeren? Denk hierbij aan het opnemen van hyperlinks naar benodigde documenten (je input) en door jou nieuw gemaakte documenten (je output). In dit proces is de opgestelde conceptagenda een voorbeeld van output. Dit document heb je bijvoorbeeld op de netwerkschijf geplaatst in de map vergaderingen. Je hyperlink is dan g:\\AVK\vergaderingen\MT\2012\’datum nieuwe vergadering’. - Neem ook altijd informatie op over de start- en einddatum of de doorlooptijd van een proces. Dit is belangrijke informatie voor iemand die het proces voor de eerste keer moet uitvoeren. Denk aan opstellen conceptagenda: 10 dagen voor datum vergadering. Verspreiden vergaderstukken: week voor aanvang vergadering. - Indien noodzakelijk vermeld je ook wie verantwoordelijk is voor de uit te voeren stappen in het proces. Bij secretariaten is dit niet altijd noodzakelijk, zéker als je als team alle taken moet kunnen uitvoeren. Op www.managementsupport.nl en staat een uitgebredi voorbeeld van een dergelijke procesbeschrijving. Tik de bonuscode: 0708.3. Punt 4 en 5 (vervolg) Neem de functietitel op van personen in je handboek, niet de namen. Daarmee voorkom je dat je het handboek bij wisseling van personen direct weer moet aanpassen: de directiesecretaresse blijft, maar Elsemieke Sprangers kan de organisatie volgende week verlaten. Sluit met de tekst in je handboek aan bij de voorkennis van de gebruiker. Heeft de gebruiker weinig kennis van een proces: beschrijf het proces dan uitgebreider. Is de kennis groot dan kun je volstaan met een compacte beschrijving of een plaatje. Schrijf in de gebiedende wijs. Zo voelt de lezer zich meer aangesproken. Schrijf in chronologische volgorde. Niet: stuur de conceptagenda naar de voorzitter nadat je de aangeleverde agendapunten hebt overgenomen. Maar: - vermeld de aangeleverde agendapunten op de conceptagenda. - stuur de conceptagenda naar de voorzitter. Beschrijf geen twee handelingen tegelijkertijd. Niet: druk op de knop ‘Verzenden’ nadat je de documenten in de invoer hebt geplaatst. Wel: - plaats de documenten in de documenteninvoer. - Druk op de knop verzenden. Zet onder iedere procesbeschrijving in je handboek de datum van totstandkoming. Hieraan kan de actualiteit van de informatie worden afgelezen. JULI/AUGUSTUS 2012 MANAGEMENT SUPPORT Pagina 25

Pagina 27

Voor clubmagazines, online verenigingsbladen en catalogussen zie het Online Touch content management beheersysteem systeem. Met de mogelijkheid voor een online winkel in uw catalogi.

19:MSM070812 Lees publicatie 20Home