OFFICEMANAGEMENT 6. Verspreid het handboek Je collega’s zitten met smart te wachten op het eindproduct van jullie project. Zet het dus direct op intranet of je nieuwe website zodra het klaar is. ‘Spread the word’: vraag iedereen zoveel mogelijk de ‘geboorte’ van het handboek kenbaar te maken via de interne social media. Vergeet daarbij niet om ook externe collega’s te helpen: vermeld op LinkedIn in de groep van Management Support dat je een handboek hebt gemaakt en stel het ter beschikking van anderen! Delen immers = vermenigvuldigen… 7. Leer, evalueer en actualiseer Het opstellen van een handboek is meer dan alleen het maken ervan. Bekijk, terwijl je processen beschrijft, de huidige werkwij zen kritisch. Dit kan leiden tot procesverbetering of zelfs tot procesvernieuwing: verspreiden van vergaderstukken door het secretariaat hoeft niet per se. Je kunt ook in overleg komen tot de afspraak dat deelnemers aan een vergadering zelf hun stukken plaatsen in de overeengekomen digitale mappen. Dit bevordert het digitale werken immers. Bepaal als projectgroep wie verantwoordelijk is voor het actualiseren en beheren van het handboek. Het kan immers niet zo zijn dat iedereen maar wijzigingen kan aanbrengen. Neem in het Advertentie Management Support Event ’12 Praktisch, Persoonlijk en Professioneel 8 en 9 november Jaarbeurs Utrecht handboek op wie voor welke onderdelen verantwoordelijk is. Zo worden nieuwe ideeën en voorstellen voor wijzigingen gekanaliseerd. Het is raadzaam als projectgroep een aantal malen per jaar een bijeenkomst te plannen waarin je de suggesties voor verbeteringen en de aangedragen nieuwe ideeën doorneemt en toetst op relevantie. Evalueer ook het proces tot de totstandkoming van je handboek en de manier van samenwerken binnen de projectgroep. TIP: in veel organisaties is men bezig met Het Nieuwe Werken en het maken van resultaatafspraken. Neem het opstellen van een handboek Secretariaat op als een van jouw resultaatafspraken. Het is een prachtige taak én je maakt jezelf en je secretariaat ook nog eens extra zichtbaar! < BONUS: Op www.managementsupport.nl staat onder bonuscode 0708.3 een zeer overzichtelijk model proces: voorbereiden vergaderingen. Meld je nu aan voor het Event en ervaar of jij klaar bent voor de toekomst. www.managementsupport.nl/event MANAGEMENT SUPPORT JULI/AUGUSTUS 2012 27 Pagina 26
Pagina 28Interactieve ejaarverslag, deze gids of verenigingsblad is levensecht online geplaatst met Online Touch en bied het van papier naar online converteren van e-catalogussen.
19:MSM070812 Lees publicatie 20Home