COMMUNICEREN Argumenteren in teksten en gesprekken Gelijk heb je, maar hoe krijg je het ook? Als je iemand wilt overtuigen van jouw mening, kun je natuurlijk heel hard gaan schreeuwen. Of een tekst schrijven met heel veel hoofdletters en uitroeptekens erin. Maar waarschijnlijk heb je meer succes als je de juiste argumenten gebruikt. En als je die logisch en duidelijk overbrengt. Hoe pak je dat aan? Tekst Marlies Wopereis Nu de verkiezingen voor de deur staan, zijn er binnenkort weer de nodige debatten op tv. Om zo’n debat te winnen is een overtuigende argumentatie onontbeerlijk. Een argumentatie is overtuigend als je er geen speld tussen kunt krijgen. En als de argumenten zo logisch naar de stelling toe leiden, dat je niet anders kunt dan ermee instemmen. Nu ben je zelf natuurlijk geen politicus en ga je niet elke dag in debat. Maar soms is het op je werk ook nodig om mensen te overtuigen van jouw mening. Bijvoorbeeld als je het niet eens bent met een beslissing van je baas. Of als je een voorstel wilt doen voor een andere werkwijze. In dat geval is het handig om je goed voor te bereiden op wat je wilt zeggen of schrijven. Want met een goede voorbereiding oogst je het beste resultaat. In dit artikel leg ik uit hoe je je argumentatie zodanig kunt opbouwen dat je de lezer of luisteraar meesleept in je betoog. Dat doe ik aan de hand van het volgende voorbeeld: Als secretaresse maak je wekelijks een uitgebreid verslag van de vergadering van het managementteam. Dat kost je erg veel tijd, terwijl het verslag nauwelijks wordt gelezen. Het lijkt je daarom veel handiger om in plaats van een uitgebreid verslag alleen een actielijst te maken. De voorzitter heeft daar twijfels over, maar wil het wel voorleggen aan het vergaderteam. Daarom heeft hij jou gevraagd je voorstel en argumentatie op papier te zetten. Hoe ga je te werk? Neem de volgende stappen: 1. Bepaal je stelling Het lijkt vanzelfsprekend, maar toch is het belangrijk om eerst even goed stil te staan bij wat nou eigenlijk je stelling is en deze in één zin te formuleren. In het bovenstaande voorbeeld zijn er verschillende mogelijkheden: 1. Het uitgebreide verslag van de managementvergaderingen moet worden afgeschaft. 2. Ik vind het handiger om van elke vergadering een actielijst te maken dan een uitgebreid verslag. 3. Het is voor iedereen nuttiger als we overstappen op een actielijst in plaats van een uitgebreid verslag. 28 Stelling 1 is op zich een krachtige stelling: je zegt waar het op staat. Maar tegelijkertijd zullen mensen meteen zeggen: ‘Ja, maar wat moeten we dan?’ Daarom is het handiger om in de stelling al meteen een alternatief voor te stellen. Dat gebeurt in stelling 2. Hierin staat echter ‘ik vind’ voorop en dat is riskant. Veel mensen zullen namelijk zeggen: ‘Ja, jij vindt dat wel, maar wat maakt mij dat uit?’ Stelling 3 is daarom het best: deze geeft duidelijk aan wat er moet gebeuren en stelt het gezamenlijke belang voorop. 2. Bepaal je hoofdargumenten De tweede stap is te bedenken wat je belangrijkste argumenten zijn voor de stelling. In bovenstaande situatie zijn dat bijvoorbeeld de volgende drie: 1. Het kost minder tijd om een actielijst te maken dan een uitgebreid verslag. 2. Een actielijst wordt eerder gelezen dan een uitgebreid verslag. 3. Een actielijst is overzichtelijker dan een uitgebreid verslag. Dit lijken prima argumenten, maar om ze goed te beoordelen moet je advocaat van de duivel spelen. Oftewel: bedenken wat mensen ertegenin kunnen brengen. En dat is best veel. Kijk je bijvoorbeeld naar argument 1, dan zouden de vergaderaars kunnen zeggen: ‘Ja, maar waarom is dat nodig? Je hebt toch tijd genoeg?’ Wil je die reactie ondervangen, dan moet je aangeven waarom jouw tijdwinst voor alle vergaderaars nuttig is. En dan kom je bijvoorbeeld uit op: Het kost minder tijd om een actielijst te maken, waardoor ik meer tijd over heb voor taak X. En uiteraard noem je hier een taak die voor alle vergaderaars van belang is. Ook tegen argument 2 valt het nodige in te brengen. Want waarom is het eigenlijk nodig dat iedereen het verslag snel leest? Als iedereen onthoudt wat er gezegd is, is dat toch ook goed? Jij weet echter als geen ander, dat er op dit moment vaak actiepunten blijven liggen, omdat mensen het verslag te laat lezen. Om je argument compleet te maken is het verstandig dat erbij te vermelden: JULI/AUGUSTUS 2012 MANAGEMENT SUPPORT Pagina 27
Pagina 29Scoor meer met een webshop in uw presentaties. Velen gingen u voor en publiceerden sportbladen online.
19:MSM070812 Lees publicatie 20Home