COMMUNICEREN Een actielijst wordt eerder gelezen dan een uitgebreid verslag, waardoor actiepunten niet onnodig blijven liggen. Argument 3 tot slot, lijkt te staan als een huis, maar toch roept ook deze de vraag op: ‘Leuk hoor, maar wat levert dat op?’ Natuurlijk staat dat er impliciet in, maar je argument wordt sterker als je expliciet stelt: Een actielijst is overzichtelijker dan een uitgebreid verslag, waardoor niemand zijn actiepunten én de deadline over het hoofd kan zien. 3. Bepaal je subargumenten Heb je je stelling en hoofdargumenten bepaald, dan is je volgende stap om te kijken of je met deze argumenten alle bezwaren van je ‘tegenstanders’ wegneemt. Heb je al hun mogelijke tegenwerpingen behandeld of kunnen ze toch nog kritische vragen stellen? Zo ja, dan zul je die moeten beantwoorden met subargumenten: argumenten die je hoofdargumenten ondersteunen. Neem bijvoorbeeld argument 1: Het kost minder tijd om een actielijst te maken dan een uitgebreid verslag. Een criticus zou daarbij de vraag kunnen stellen of het niet mogelijk is om dat verslag gewoon wat sneller te schrijven. Jij zult daarom argumenten moeten aanvoeren waarom dat niet kan. Bijvoorbeeld: Uit elk notuleerboek blijkt, dat het maken van een uitgebreid verslag gemiddeld 1,5 keer de vergadertijd kost. Met een actielijst ben je hooguit een kwartier bezig. Ook bij argument 2 zou de criticus de waarom-vraag kunnen stellen: waarom zouden de vergaderaars de actielijsten wél op tijd lezen en de verslagen niet? Ligt dat wel aan de verslagen zelf of zijn de vergaderaars gewoon lui? Jouw argument zou dan kunnen zijn: Zo’n lange lap tekst schrikt de lezers af en daarom stellen ze het lezen uit. Een actielijst heb je in vijf minuten gelezen, dus dat hoef je niet uit te stellen. Argument 3 tot slot, roept de vraag op waarom een actielijst overzichtelijker is. Voor jou spreekt dat waarschijnlijk voor zich, maar wie nog nooit met een actielijst gewerkt heeft, weet niet precies wat jij daaronder verstaat. En daarom is het goed om een subargument toe te voegen als: Op een actielijst staan de actiepunten - inclusief de uitvoerders en deadDE ARGUMENTATIEBOOM Om een logische argumentatie op te bouwen is het handig om een argumentatieboom te tekenen. Daarmee zie je in één oogopslag hoe de argumentatie in elkaar zit, wat de verbanden zijn en wat er eventueel nog ontbreekt. De argumentatieboom bij het voorbeeld in deze tekst ziet er als volgt uit: We kunnen beter kiezen voor een actielijst dan voor een uitgebreid verslag. Stelling Een actielijst is sneller te maken dan een verslag, waardoor ik meer tijd heb voor taak X Argument 1 Subargument 1.1 Een verslag maken kost 1,5 keer de vergadertijd; een actielijst een kwartier. Een actielijst wordt eerder gelezen dan een verslag, waardoor actiepunten niet onnodig blijven liggen. Argument 2 Subargument 2.2 Een lang verslag schrikt lezers af, een actielijst heb je in 5 minuten gelezen. overzichtelijker dan een verslag, waardoor niemand zijn actiepunten over het hoofd kan zien. Argument 3 Een actielijst is Subargument 3.3 Op een actielijst staan de actiepunten niet verstopt, maar helder onder elkaar. lines - niet verstopt in de tekst, maar helder en bondig onder elkaar. Waarschijnlijk heb je in de voorbeeldsituatie nu voldoende argumenten en subargumenten om de vergaderaars te overtuigen. Is de situatie ingewikkelder of is je stelling controversiëler, dan heb je misschien nog meer argumenten nodig. Blijf je dus constant verplaatsen in je tegenstanders en stop pas met het bedenken van argumenten tot je geen kritische vraag meer kunt verzinnen. 4. Breng je argumentatie helder over De laatste stap is natuurlijk om je argumentatie helder over te brengen. Doe je dat mondeling, bereid je dan goed voor. Maak een spiekbriefje met je argumenten en zet de belangrijkste bovenaan. Oefen het betoog door het voor jezelf een keer uit te spreken. Moet je je argumentatie op papier zetten, kies dan een overzichtelijke opbouw. Begin met de aanleiding voor je betoog. In dit geval zijn dat je twijfels over de verslagvorm en het verzoek van de voorzitter om een alternatief voor te stellen. Kom vervolgens met je stelling, zodat je iedereen direct wakker schudt. Beschrijf daarna je argumenten en zorg ervoor dat je per alinea één hoofdargument plus de bijbehorende subargumenten behandelt. Sluit het betoog af door nogmaals je stelling te herhalen en te vragen wat de lezers ervan vinden. Let er zowel bij een gesproken als geschreven betoog op, dat je duidelijke signaalwoorden en -zinnen gebruikt. Daarmee bedoel ik passages als: - Ik heb hiervoor drie argumenten. - Ten eerste … - In de tweede plaats … - En mijn laatste, misschien wel belangrijkste argument is … - Dit alles leidt tot de conclusie dat … Dit soort woorden en zinnen geven de lezers en luisteraars houvast en maken het makkelijker je verhaal te volgen. Je neemt ze mee in het betoog, waardoor ze samen met jou tot dezelfde conclusie komen. En dat is uiteindelijk je bedoeling! < MANAGEMENT SUPPORT JULI/AUGUSTUS 2012 29 Pagina 28
Pagina 30Interactieve online whitepaper, deze publicatie of club blad is levensecht online geplaatst met Online Touch en bied het online maken van digi-brochures.
19:MSM070812 Lees publicatie 20Home